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文件和资料管理控制程序
编号:06B001 B/1
5.工作程序图：
文件和资料制定及管理实施图 流程图
文件编写/识别 文件审核/会签
文件批准
文件登记
文件变更
文件发布/签收
文件回收
责任部门 编写人 审核人
相关记录
批准人
文控中心 文控中心
《受控文件一览表》 《外来文件清单》
《记录一览表》
《文件领用记录表》
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2. 红头文件： ⑴文件编号说明：由公司名简称、年份 号
流水顺序号 年份 ⑵格式要求：（样式如附件 1） ①文件排头：（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中； ②文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中； ③文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）； ④ 文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方； 3. B 类程序文件： ⑴部门编号说明：
流水顺序号 文件类别 部门编号 ⑶格式要求：（样式参照本程序文件）
①文件须含审批、会签及修订记录；
②正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用 范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录
表单）；正文格式为：仿宋、四号字体；
③序列号设置为： a 一级：如 1、2、3、……； b 二级：如 1.1、1.2、……2.1、2.2、……； c 三级：如 1.1.1、1.1.2、……2.1.1、2.1.2……； d 四级：如⑴、⑵、⑶、⑷……； e 五级：如①、②、③、④……； f 六级：如 a、b、c、d……；
文控中心 各部门
《文件废止清单》
文件存档
文控中心
6. 程序说明 体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编
号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。 1. 文件制定的要求： 1. A 类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的 QEO 体系标准要求制定。
部门经理 部门分管领导
E 类：临时性文件
部门主管
部门经理 部门分管领导
F 类：外来文件 记录表单
文控中心 部门主管
对应部门主管
对应部门经理 /分管领导
部门经理/分 管领导
2. 文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 3.文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件 及记录的正确、完整及安全性。
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1. 目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、
修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。
2. 适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、
工作指引、记录表单及外来文件的管理等。
签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS 文件、职务说明书、经识别的
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外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文 件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4. 工作职责 1. 文件的审查、批准权限为：
文件类型 A 类：红头文件
编写/识别 部门经理
审核 部门分管领导
批准 总经理
A 类：管理手册
B 类：程序文件 C 类：规章制度、操作规程、作 业指导书、 MSDS、岗位职责书
行政部经理 部门分管领导
总经理
部门主管
技术人员 主管/经理
部门经理
部门分管领导
部门经理 人 力资源部经理 部门分管领导
D 类：各类检验标准、产品规范 部门主管
3. 定义 1. 文件分类： 1. 红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 2. 一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3. 二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3. 三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。
（D）：检验标准、产品规范。 4.四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为 QEO 管理的追踪和 检 索的工具。 5.临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文 件 等。 6. 外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应 商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 2. 文件分为受控文件及非受控文件： 1.受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制, 保 证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会
⑶作业指导书类： ①SOP 类：文件内容应包含（1、基本信息，2、使用物料，3、图片说明， 4、作
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业步骤，5、作业说明，6、安全技术要求）； ②规范类：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围，3、工作职责，4、作业指 导，5、注意事项，6、记录表单）；
6.1.4 C、D 类文件：文件排版及要求参照 B 类文件，文件结构应为： ⑴规章制度类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、定义，4、工作职责， 5、相关规定，6、记录表单，7、附件（若有）]； ⑵设备操作规程：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围， 3、技术参数，4、 操作步骤，5、注意事项，6、维护与保养）；
⑷检验标准类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围， 3、检验工具/物料特 性，4、检验标准/指标控制，5、检验方法/抽样规则，6、其他（包装、标志、运 输、贮存等），7、记录表单（若有）]；
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
部门 董事会 总经办 人力资源部 财务部 生产供应链部 行政部 研发部 商务运营部 作物与产品支持部 信息管理部
编号 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
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⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成 编号举例：06 B 001