某公司销售部门就目前销售业绩不佳的问题召开了一次会议，会议参加人员是各个团队领导和员工代表．部门领导张经理为这次会议的主持人．张经理让会议准备人员把会议的时间、地点提前告诉了参加人员，并对会议上要讨论的问题提前发送给他们，让他们准备自己如何在会议上发言，提出自己的观点和建议。

但是事实上会议的召开并不是那么顺利，首先会议开始的时间到了，但是参加人员并没有到齐，会议大概开始了10分钟以后，团队成员小王才到会场。

会议进行一半的时候，有的人员将自己感兴趣的话题提了出来，大家讨论起了现在政府机构减员的事情，张经理为了把他们的注意力拉回会议的主题上来．张经理趁机让员工小李对目前销售情况提出自己的建议，小李本来就是一个擅长演讲的人，他滔滔不绝的讲起来，并没有考虑其他员工的感受，有的员工对他的建议并不赞同，有些人就交头接耳地低声说起来．这时员工小张针对他的意见提出了自己的看法，两人的看法不同，争论变成了争吵．在这种情况下，张经理该怎么办呢？
根据以上例，回答96~100。

96．( )不是会议筹备应该考虑的。

A. 会议目的B．沟通对象
C. 时间安排D．参会人员的动机
97．该会议进行过程中没出现的问题是( )．
A. 偏离正题
B. 独霸会场
C. 争论D．哑场
98．会议主持人在会议中的作用是( )。

A. 组织、协调B．无作为
C. 监督、考察D．指挥、命令
99．对于会议进行一半的时候，会议中有人提出了自己感兴趣的话题，使会议主题偏离．针对这种情况，可以妥善解决的方法有( )。

A. 及时对会议进行总结
B. 可以把他们关心的事列入下一次会议议题，使当事者明白这次的议题
C. 直接批评该话题的提出者，认为他搅乱了会场秩序
D．对这件事不予理睬
100．( )的做法可以帮助张经理把这次会议开的更好．
A. 每一项议程不安排固定时间
B. 会议中讨论的每个论题不指振专人负责
C. 会议前把会议日程表分发给参加会议的人员
D．新来的员工不能参与此次会议
96．D 97．D 98．A 99．B 1OO．C
1、会议前的准备
2、会议中经常出现的问题
3、会议中出现的问题的解决方法
4、如何使会议有成效
若是公司内部会议进行一半时，上司因不同意某位同事的想法而加以斥责时，其它同事可以试着先以“异中求同”的方式来化解僵局。

由于与会者都是针对某一特定议题，透过会议来彼此讨论观点，其中必有部分相似之处，而非只有“零”或“一百”两个极端的战争。

因此，其它人可以先分析主管的想法，再罗列另一位同事的观点，例如“主管，你的想法有A、B、C，而他的意见是A、C、D，其实你们都认为A与C是可行的”，找出中间交集之处后，特别针对相似之处加以讨论来和缓尴尬的气氛。

如果上司当时是对某位部属的情绪反应、或是同事间意见不同时，那么，我建议最好的方式是停止争吵，由会议主持人宣布休会5至10分钟，先让双方冷静一下，气氛稍稍和缓之后再持续会议讨论。

另外，你也可以先跳开这个争议的话题，选择有趣的议题或争议性较低的议题来讨论，同时，个性较为活泼、广为大家接受的同事可以主动胡扯些适宜的话，来化解突然冷却的气氛、打破僵局。

当气氛和缓后，再继续进行议程。

除了公司的内部会议时有尴尬情景发生，对外的会议，尤其是对客户报告或讨论的会议，也常会有意见相左而争执不下的情形。

异中求同是一个最有效化解尴尬的方式。

先综合列出客户的想法，再聚焦点出双方意见相近之处，特别集中讨论，同时提出适宜的解决方案。

但所有打圆场的方式都不如事前做好准备工作、避免僵局的方式来得有效。

在与客户开会前，公司内部先预演，设定好讨论议题的顺序，针对可能会受到客户质疑或较为敏感的议题，先做好沙盘推演，甚至先假设客户可能提出的各式问题，准备最为合宜的答复，并且及时提出解决之道。

会议前若有充分的准备，就能尽量避免会议僵局，也就不用时时出来打圆场了。

管理启示：
所有打圆场的方式都不如事前做好准备工作、避免僵局的方式有效。

在与客户开会前，公司内部先预演，设定好讨论议题的顺序，针对可能会受到客户质疑或较为敏感的议题，先做好沙盘推演，甚至先假设客户可能提出的各式问题，准备最为合宜的答复，并且及时提出解决之道。

答案： (1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间； (2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复； (3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动； (4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目； (5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系； (6)没有订购的东西不能签收； (7)在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。