运维服务部门管理流程 This manuscript was revised by the office on December 22, 2012运维服务部管理流程说明目录1引言1.1编写目的本文档将指导各地运维组有效、高质的实施服务。
包括:维护理念、维护类型、维护制度等。
在维护工作未开展之前,需各个运维主管认真阅读本文档,并对运维人员进行必要的培训,使运维人员熟悉维护的流程及相关制度。
在维护过程中,运维主管要严格按照此文档的流程组织维护工作,以提高、增强维护质量。
在项目维护过程中,运维主管或运维人员若发现流程有缺陷或需要补充的,请及时反馈至公司,确保流程能够及时得到更新,以达到规范性、可操作性。
1.2编写说明本文档的阅读对象包括:公司领导运维主管项目组运维人员2维护理念2.1维护宗旨与客户紧密配合,尽公司所能,为客户提供快捷、优质的服务,让客户省心,让客户放心。
2.2维护范围为客户提供热线、现场服务及业务覆盖范围内的服务实施。
2.3响应服务速度在用户工作期间提供服务电话或邮件、现场支持,在系统出现严重故障时提供24小时支持。
3维护保证3.1提供统一接口驻点维护作为公司服务的对外窗口,为客户提供服务,确保所有客户在工作期间,在任何时候、任何地方、出于任何原因,都可以方便地与维护项目组进行联系,获得满意的服务。
3.2提供标准化的服务质量客户的每次要求,都将在《维护记录库》建立,并一直被监控,直到问题得到圆满的解决。
客户不需要重复同一个问题,也不用担心自己的问题有如石沉大海。
每一类问题的处理将建立标准的时限要求,如果超出规定时限,公司会对相关人员做出处理。
公司会对维护项目组整个维护工作进行监控和定期考核。
3.3服务支持手段4维护类型4.1主动式服务4.1.1维护质量审计建议公司额外组建QA组,定期开展质量审计工作,对在用系统进行全面检查并现场分析问题,发现问题及其隐患,及时予以解决。
4.1.2客户满意度调查通过电话、信函、现场、传真、e-mail等方式向客户发放调查问卷,了解客户对公司所开发系统的技术支持情况、系统运行情况等各方面的满意度评价,并对调查结果进行统计分析,对于存在的问题及时寻求处理解决办法,以逐步提高客户满意度。
4.2被动式服务4.2.1电话及邮件应答服务当客户出现问题或故障后需要寻求帮助,首先可以通过电话或邮件请求支持帮助和指导,及时解决问题或排除故障。
4.2.2远端服务当客户应答服务无法排除故障时,在最终客户授权的前提下,可根据客户方提供的问题现象和故障描述,通过接入客户在用系统来指导客户方技术人员或直接处理系统故障。
在登录访问系统前,客户需给出必要的口令。
4.2.3现场服务在维护工作中,电话应答服务及远端服务是解决问题、处理故障的第一步,因为在时效上电话应答及远程服务将明显高于现场服务。
但当电话应答服务及远程服务无法解决客户提出的服务请求时,我们将指定运维人员在尽可能短的时间内在现场进行服务,以求问题的最终解决。
4.3人性化服务每个人都喜欢与众不同的东西,这是人的本性。
人性化服务就是要尊重以人为本的服务理念,尊重客户个性,尊重客户的习惯,尊重客户的喜好。
人性化服务就是要求提供的服务能被客户所接受和喜爱,超出客户的期望值。
当与无法满足客户的期望值时,需要进行分析原因并采取纠正措施,给客户一个满意的回复。
5维护制度5.1值班制和专人维护制运维组人员将设立值班表,每日值班人员将负责系统的日常检查及日常维护。
运维人员在接到客户服务请求或问题投诉,无论是否属于自己工作职责范围,都会做出反应,并将问题详细记录下来,及时解决,争取不让客户打第二次电话。
5.2服务监督机制为保证各维护项目组的维护质量,对此工作设定关键绩效指标,每月进行考核,集中进行奖优罚劣,确保维护流程得到有效地执行,从而提高维护质量。
5.3客户回访制度通过双方建立起良好的关系,增进与客户之间的沟通交流,收集、整理完整准确的客户资料信息,建立起客户档案库,是开展客户关系管理的重要前提,以逐步形成一套完整的客户信息平台。
确定客户类型,并针对不同类型的客户,制定相应的回访频次及回访方式。
通过电话、现场等方式回访客户,收集在用系统的问题及需求,了解客户对我公司维护工作的意见和建议,以逐步改善我们的软件质量和维护水平。
5.4故障定义及报告制度根据系统维护经验,对系统故障做了明确的故障级别定义并确定相应的故障确诊时限,并采取上报制度,保证给予客户最有效的解决方案。
5.4.1.1故障级别根据故障性质的严重性及对客户造成的影响程度,把故障分为三级:一级故障指非常严重的故障,如系统崩溃,主机瘫痪等,对最终客户有直接影响,系统已不能正常工作。
二级故障指次严重的故障,如系统设备不稳定,但在客户的合理使用下可以正常工作;又如系统部分性能存在问题,但不影响系统主要功能操作;以及系统运行效率极低访问速度非常慢等情况。
三级故障除以上故障以外的所有故障。
包括如:由于某种原因导致应用程序或硬件设备损坏,系统部分功能不能使用,等暂时不影响系统正常运行的情况。
5.4.1.2支持响应时间针对故障的不同级别,响应方式及时间也做进一步的明确:一级故障:在运维组无法解决故障时,公司立即召开技术协调会分析故障原因,如确认远程不能解决故障,立即派工程师以最快的速度,不超过24小时赶到客户现场解决故障。
二级故障:在运维组无法解决故障时,公司立即召开技术协调会分析故障原因,采取以下三种措施解决故障:1、通过电话指导运维组自己解决故障。
2、公司技术小组远程解决故障。
3、工程师到客户现场解决故障。
三级故障:通过电话指导运维组自己解决。
如客户解决不了的,必须提交书面报告由我方派技术人员到用户现场解决。
具体故障上报制度可另出规则。
5.5节假日服务保障制度节假日主要是指国家法定假日,包括元旦、春节、五一、国庆。
在节假日期间,系统运行过程中出现问题时能够及时得到技术人员的支持,使在用系统得以正常运行,为客户提供放心周到的服务。
6维护管理流程6.1运维组周例会6.1.1说明运维主管组织项目组运维人员在每周一下午14:00召开周例会,讨论处理上周遗留问题及本周需要解决的问题。
6.1.2提交文档6.2运维人员周报6.2.1说明项目运维人员应于每周日晚提交项目Time Sheet给运维主管,总结本周工作。
运维主管也应于每周日晚提交项目Time Sheet给维护经理,总结本周维护组工作情况。
6.2.2提交文档6.3规范使用1、文档规范所有文档都遵循模板,文档中非标题部分全部采用正文格式。
2、会议纪要每次运维组的讨论,需要指定人员进行会议记录,一般在例会后分发给相关人员,最晚不要超过当天。
3、备份项目涉及的代码程序、文档、会议纪要等资料需要由各运维主管统一保管。
6.4维护审计为帮助各运维组在维护工作上能够提高工作质量,将由QA人员不定期对各运维组进行检查及审计。
6.4.1维护过程审计运维组审计1、维护组的大小是否适应系统的规模和要求。
2、维护组中人员的职责分工是否明确。
3、维护组是否有一套科学的内部管理机制和协调工作机制。
系统总体审计1、维护过程是否按维护规范进行。
2、运维人员的交替是否按照维护规范进行。
3、是否能把握住系统运行状况达到性能管理及资源的有效利用。
4、是否记录事故及故障内容,并向用户负责人及公司维护经理报告。
5、是否找出事故及故障的原因,并采取措施防止再次发生。
6.4.2软件管理审计系统需求变更审计1、有关系统的任意修改,是否按维护规范进行修改。
2、系统的修改是否按割接计划进行,是否在得到用户负责人的同意后实施。
3、在需求修改前是否对修改内容与影响范围进行了调查与分析,明确了解需求变更后将造成的影响。
割接上线审计1、修改程序的测试是否按测试计划进行。
2、修改的程序是否进行了与新开发的程序同等程度的测试。
3、修改程序的测试是否由用户参加。
4、修改程序的测试结果是否得到开发、运行、维护及用户负责人的认可。
5、修改的程序的测试结果是否记录下来,并进行保管。
6、割接前是否向用户提交割接计划,割接后是否向用户反馈割接报告。
割接上线后系统的运行审计1、是否对修改前的程序及数据做好了备份。
2、运行负责人是否验证其系统不受影响。
3、运行中若出现问题是否及时恢复到修改前程序,是否对数据进行备份。
6.4.3硬件管理审计1、是否有硬件的故障对策。
2、是否对硬件的利用状况进行记录,并定期进行分析。
6.4.4文档审计文档编制的审计要点1、是否遵守文档编制规范。
2、文档的种类、目的、制作方法等是否明确。
文档管理的审计要点1、是否制定和遵守文档管理规则。
2、文档更新是否得到相关人员认可。
3、在系统需求更新时,文档内容是否进行更新,并留下更新记录。
4、文档的拷贝及废除是否有对不正当行为的防范及机密保护的对策。
7客服流程为了保障系统的正常、可靠运行,必须有一整套客服流程来保障系统维护的操作。
根据维护操作对于系统的影响,我将客户服务分为三类:第一类是定期维护,其主要操作是监测系统的运行状况、对客户的支持等,但不影响和干涉系统的正常运行,只执行“读”操作;第二类是不定期维护,其主要操作是系统有新的需求需要修改并割接到正式系统中,或因用户量、文档量增多时对程序的优化。
属于“写”操作。
由于该操作将影响系统的运行,需要谨慎对待;第三类是故障类处理,对系统出现的故障及时予以排除。
流程图如下:图表1 软件维护流程7.1定期类维护定期类维护按以下阶段进行分类:每日、每周、每月。
下面的文档提到的日报,周报,月报模板我可根据运维具体内天制定图表2 定期类维护7.1.1每日7.1.1.1工作内容系统及应用的每日检查每天的值班人员早晨到达办公室后,首先要做所有系统的日常检查。
日常检查包括:硬件检查及软件检查。
硬件方面主要是检查系统各项指标是否正常,软件方面主要是检查系统是否能够正常登陆,相关模块是否能够正常进入。
并填写《系统日报》。
客户支持接听电话、邮件支持或现场解决用户提出的问题,主要工作有:当用户发生变化时,及时调整系统内部参数设置,保障系统数据的即时性;当客户流程发生变化时,及时调整配置文件,保证系统正确流转。
协助用户解决在使用当中遇到的问题;发生灾难性事故时,迅速完成系统的恢复;数据的备份及恢复;维护记录客户问题解决后将所解决的问题及时记入《维护记录库》中。
7.1.1.2提交文档序号文档名称命名规则文档说明提交时间/接受人1系统日报项目名称_系统日报系统每日运行情况每天下班前/维护主管维护主管每周合周报一并提交7.1.2每周7.1.2.1工作内容系统全面检查在本周结束时,要对系统做阶段检查。
并填写《系统周报》。
检查包括:1、系统使用情况CPU和Memo的平均空闲、利用率磁盘使用系统备份2、应用系统的使用情况*:具体的软件系统具体再说,因我现在不了解具体各的服务内容。