培训经历
行政管理、秘书学、涉外管理
其它:
使用工具设备
计算机、电话、传真机、打印机、扫描仪、交通工具、计算器、档案柜、照相机、碎纸机
工作环境
一般的办公环境
工作时间特征
工作时间较为规律,上、下班时间经常随业务情况变化,有时需要加班
备注:
办公室行政兼外事秘书岗位职责
行政兼外事秘书职务说明书
岗位名称
行政兼外事秘书
岗位编号
710-1-02-ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ4
所在部门
所办公室
岗位定员
1
直接上级
所办主任
工资等级
直接下级
无
薪酬类型
所辖人员
无
岗位分析日期
本职:负责所办的文书、行政事务,归口管理全所外事工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:文书处理工作
工作时间百分比:30%
大学本科及以上学历
专业
行政、文秘、档案等专业
经验
1年以上外事工作经验,1年以上行政文秘工作经验
知识
具备相应的行政管理知识、秘书知识,熟悉外事工作政策、具备计算机应用知识、对财务知识、法律知识有一定的了解
技能技巧
能够熟练使用办公自动化设备和办公软件;具备一定的写作能力、表示能力,沟通协调能力、英语阅读写作能力
权力:
权限一:对布置的工作有督办及检查的权力
权限二:向所属各单位索取相关资料的权力
权限三:对印鉴使用、介绍信的开具有审查权
工作协作关系:
内部协调关系
所属各单位
外部协调关系
集团公司办公室及外办、兄弟单位办公室及外办、地方政府办公室、外事办公室、地方安全局、公安局
所需记录文档:文件、会议通知单、传真
教育水平
频次:5次/天
负责介绍信及授权委托书的管理
频次:2次/天
职
责
四
职责表述:档案、资料工作
工作时间百分比:10%
工作
任务
负责本部门文件的保管及归档
频次:1次/年
负责外事工作的建档、更新、管理
频次:2次/年
负责相关资料(护照、照片、身份证明等)的搜集、分类和保存
频次:1次/月
职
责
五
职责表述:其它日常行政事务工作
工作时间百分比25%
工作
任务
办公室文件资料的搜集、打印工作
频次:2次/周
为所领导办理财务报销、物品领用等手续
频次:1次/天
所办质量工作记录及监督
频次:1次/月
重要电话记录及承办、督办工作
频次:2次/天
负责所级会议的承办工作
频次:1次/月
接待工作
频次:1次/月
编排节日期间值班表
频次:4次/年
职
责
六
职责表述:完成领导交办的其它工作
频次:1次/年
拟定涉外活动计划,总结外事工作经验
频次:2次/年
组织协调科技引智工作,负责接待来华专家
频次:3次/年
办理出国人员外事手续
频次:6次/年
对涉外人员进行外事培训、教育
频次:9次/年
宣传外事工作政策,解答外事咨询
频次:1次/月
职
责
三
职责表述:印、信管理
工作时间百分比:10%
工作
任务
负责所级印章使用及全所印章发放、备案、收回、销毁
工作
任务
根据领导指示,草拟文件并下发
频次:2次/周
根据领导授权,对所发文件会签把关
频次:2次/周
办公室内部文件登记、分发、承办
频次:2次/天
机关各部门文件传阅、清退,并对所领导批示内容进行督办
频次:10次/天
秘级文件的整理、清退
频次:1次/周
职
责
二
职责表述:外事工作
工作时间百分比:25%
工作
任务
组织协调有关业务部门提出、申报外事项目