文件管理程序
文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]
1.目的
对本公司和质量与环境管理体系有关的文件进行控制，保证和质量与环境管理体系有关的文件处于受控状态，确保各工作场所使用的文件为有效版本。

2.适用范围
适用于和质量与环境管理体系有关的文件的控制。

3.定义
3.1【文件】质量与环境管理体系文件、技术类文件和外来文件的合称。

质量与环
境管理体系文件包括管理手册、程序文件、第三层次文件和记录；技术类文件包括产品标准、工艺文件等；外来文件包括技术性国际标准、国家标准、行标与相关法规，及质量与环境体系相关的国际标准、国家标准，供应商或客户提供的文件等。

3.2【文件要素】指文件必须具备的基本信息，如：标题、文件编码、生效日期、
版本号、拟制人、审批人，以及内容组成、版面格式等。

3.3【受控文件】发放范围有限制，更改、回收受到追溯的文件。

3.4【非受控文件】受控文件范围之外的文件。

3.5【文控】“质量与环境体系文件控制室”的简称，隶属于品质部。

3.6【引用文件】应以其为依据的，或应完全服从的上一级规定性文件。

3.7【支持性文件】为当前文件作进一步细化，或起分解、说明、配合、辅助作用
的文件。

3.8【受控号】受控文件的分发号，也是文件发放点（或部门）的代号。

受控号由
品质部确定，其他部门不得任意更改。

若有新增或撤并部门应报请品质部开号或注销。

3.9【文件清单】由本部门拟制的受控文件（三级文件）目录。

3.10【记录清单】由本部门编制的质量记录目录。

3.11【程序文件】在本公司亦称二级文件、第二层次文件。

用于阐明质量与环境
管理体系的主要活动和过程的途径，从而指导公司运作的形成文件的程序。

3.12【第三层次文件】包括作业指导等文件，一般用于指导或说明某一具体工作
如何做，由谁在何时、何地做的文件。

4.引用文件
卓华精密组件有限公司ZHQM—2015《质量与环境管理手册》
5.职责
5.1总经理：负责审批管理手册，制定、批准方针。

5.2管理者代表和/或副总经理：负责审核管理手册，审批程序文件。

5.3品质部：
a)负责质量与环境管理体系文件的控制及质量与环境体系相关的国际标准、
国家标准、文件的控制；
b)管理、控制与公司产品相关的技术类文件、外来标准；
c)维护程序文件及第三级文件清单，并提供使用服务。

5.4相关部门：
a)制订文件并及时修订、改进文件与实际实施的符合性。

b)管理本部门的文件。

6.实施纲要
6.1如果没有形成文件的程序就不能保证质量和环境管理时，则应制定形成文件的
程序。

6.2文件的范围和详略程度应取决于工作的复杂程序、所用的方法，以及开展这项
活动涉及的人员所需的技能和培训。

6.3按规定标识和发布文件，保证需使用文件的场所都能快速得到相应文件的有效
版本。

6.4按规定实施文件的更改，及时撤出失效或作废文件，并按规定处理这些文件。

7.工作程序和要求
7.1质量与环境管理体系文件的结构层次：
一级文件：质量与环境管理手册；
二级文件：程序文件；
三级文件：流程指引、管理规范、标准和作业指导类等文件；
四级文件：质量与环境记录。

7.2文件的拟制：
7.2.1质量与环境管理手册由品质部组织编写，应包括：
a)质量与环境体系的范围，及任何删减的细节与合理性；
b)为质量与环境管理体系编制的形成文件的程序或对其引用；
c)质量与环境管理体系过程之间的相互作用的表述；
d)结合公司实际运作的对整个质量与环境管理体系各要素作出的简单、明
了的阐述。

7.2.2程序文件由品质部组织相关部门编写、会审，文件编号及格式由品质部
负责控制，程序文件用于阐明卓华精密组件的主要过程的控制方法及实现途径，是质量与环境管理手册的支持性文件。

7.2.3三级文件是针对具体活动或项目规定专门的措施、资源和活动顺序及要
求，由各职能部门自行拟制。

此类文件需要时可以会签，页眉、页尾格式固定，文本可横排或竖排，内容组成部分可按文件内容不同而不同。

7.2.4凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，需拟定相关的文件
进行指导。

7.3质量与环境管理体系文件及其所附表格的编号：
a)《质量与环境管理手册》编号:
公司代号+手册代号+“-”+发行年号，如：ZHQM-2007；
b)程序文件编号：
公司代号+程序文件代号+“–”+序列号，如：ZHQP-01；
c)工作指导性文件编号：
公司代号+文件代号+部门代号+“-”+序列号，如：ZHWIPZ-02；
d)记录表格编号:
公司代号+记录代号+部门代号+“-”+序列号，如：ZHQRSC-01；
e)ZH为卓化精密组件有限公司代号；QM为手册代号；QP为程序文件代号；WI
为三级文件代号；QR为记录代号；
f)部门代号:厂务﹙CW﹚；业务﹙YW﹚；采购﹙CG﹚；品质﹙PZ）；模房（MF）；生技（SJ）；
生产﹙SC﹚；技术﹙JS﹚；货仓﹙HC﹚；生产计划部（JH）.
g)其它各类受控文件编号方法由各部门参照以上制订。

7.4质量与环境管理体系文件的更改
7.4.1各职能部门每年对质量与环境管理体系文件进行一次评审，需要时予以修
订，以保证质量与环境管理体系文件的适宜性。

当以下情况时必须对相关文件及时进行修改：
a)管理政策、原则变革；
b)系统组织结构调整、职能变动；
c)流程优化、模式变革；
d)对其有冲突影响的上级或支持性文件发布或修订；
e)明显的误导性错误；
f)填补空白及其他非常重要的原因。

7.4.2其他情况可以在例行修订时进行修订。

7.4.3修订/更改要求：
a)文件更改由原发布部门控制。

b)文件修订再次发放时必须回收旧版废止文件，并作记录。

d)合理建议者认为有必要进行改进时，可对文件需修订部分以书面方式提出建
议，并交文控和主管部门进行审核。

7.4.4质量与环境管理体系文件版次
a)文件版次分为“发行版次”与“修订版次”；
b)发行版次
发行版次用英文大写字母A～Z表示，首次发行则为第一版（A），当文件经多次更改或有重要更改而须整份文件重发时，则发行版次升为第二版即（B），每次文件重发则发行版次升高一级；
c)修订版次
文件第一次发行则修订版次为第一版，即（1.0）。

文件的修改以页作为单位，当某页经修改后重新发行，则此页修订版次再升高一级，如原先为1.0版，则现升为2.0版，依此类推。

当修订版次上升为10.0版时，则整份文件重发，所有修订版次均为1.0,发行版次升为B版。

7.5质量与环境管理体系文件的审批：
7.5.1质量与环境管理体系文件拟制人需核对文件内容，并和文件所涉及的职能部
门就其职责、活动要求进行协商、会审。

7.5.2文件在批准前应由文控室就其格式标准化。

7.5.3文件的审批权限见下表：
7.6质量与环境管理体系文件的发放：
质量与环境管理体系文件的发放情况分为受控发放和非受控发放两种。

7.6.1受控文件发放
由文控室加盖“受控文件”印章后进行发放，并保持发放记录。

7.6.2非受控文件发放
a)非受控文件发放不做发文记录，也不做更改、废止的追踪。

b)非受控文件的发放用于培训、提供给合资合作厂及顾问机构参考等。

7.6.3当使用的文件因破损严重或文字不清晰等原因而影响使用时，应到文控室
更换并在《受控文件发放/回收记录表》（见附件一）上进行登记。

7.6.4当文件使用人将文件丢失后，应到文控室办理补发手续。

文件管理员在补发
文件时应在《受控文件发放/回收记录表》上注明文件丢失情况.。

7.7废止与销毁
回收的废止文件和母本文件在确认无保存价值时，应予销毁，销毁时应留取相关签证记录；因法律和积累知识的目的或其它原因需要保留作废文件时须盖“作废留用”印章，妥善保管、防止误用。

7.8外来文件的控制
质量与环境体系的外部文件由相关的业务主管部门负责收集、引进、跟踪，报文控室归档，文件发放和废止方式同内部文件控制方式。

8.支持性文件
无。

9.附录
附件一：《受控文件发放/回收记录表》（ZHQRPZ-08）。