济南中建设计院有限公司监理业务信息化管理办法文件编号：编制人：批准人：版本/ 版次：生效日期：2014年10月1日目录文件更改页 (3)总则 (4)第一章信息录入管理 (5)第二章账号安全管理 (12)第三章信息化绩效考核办法 (13)第四章附件 (14)文件更改页版本生效日期更改描述更改人A/02014-10-1B/0为了规范我司信息系统的使用和管理，有效组织信息数据的录入、维护和应用推广，最终达到提升企业管理水平的目的，特制定此办法，请各部门、项目管理公司各级人员遵照执行。

总则1、企业信息化是“一把手”工程，由公司主要领导担任信息化负责人，公司成立由各相关部门领导参加的信息化小组。

公司信息化主管部门：合约部。

信息化推进工作纳入公司周例会内容。

2、信息化推进包括三方面工作：前期初始化（数据准备）、日常数据维护、应用推广。

数据录入，尽量安排由职能部门承担，减少生产一线人员的压力。

3、企业信息化实施过程就是企业内控体系逐步完善的过程，因此企业信息化推广将分阶段开展，推广进度与企业内控体系建设和人力资源团队素质密切相关。

4、企业信息化工作将纳入部门考核、员工考核、评优工作中，纳入个人和部门的工作报告。

5、信息化推进主要岗位设置：1）企业信息化负责人：由公司主要领导担任，负责信息化资源协调、考核。

2）部门负责人：对部门管辖范围的信息化负责，及时审批系统中提交的事务；向分管领导和系统管理员及时反馈信息化改进意见。

3）关键用户：主要的信息录入和软件操作人员，如部门资料员、项目部信息员。

4）系统管理员：负责与软件开发单位联络，收集各部门使用意见，跟踪解决使用过程存在的问题，汇总信息化实施情况。

6、要求：机关人员每天至少登录 2 次，项目部信息员每天至少登录 2 次，其它项目部人员，每周至少登录 3 次。

机关关键用户每周全面检查、核对一次系统上的数据。

部门信息化负责人每月一次，检查数据录入质量。

7、沟通机制：部门信息员、资料员，每周向部门负责人汇报一次信息化情况；系统管理员每周四汇总一次各部门反馈的使用意见，形成台账，反馈给软件开发单位统一回复。

第一章信息录入管理一、经营管理信息录入序号模块/ 菜单菜单录入人责任方督促检查1客户管理客户信息经营部资料员经营部经理分管领导2投标评审3投标信息经营部资料员经营部经理4投标管理投标结果5竞争对手分管领导6投标保证金台账经营部资料员经营部经理7合同登记经营部资料员经营部经理8合同管理补充协议登记经营部资料员经营部经理9合同移交经营部资料员10资质管理职称记录、员工获经营部资料员经营部经理分管领导奖、专业资质、11公司证书公司证书经营部资料员经营部经理分管领导说明：1、经营管理模块中客户管理、投标管理、合同管理、资质管理、公司证书菜单，由系统管理员对经营部关键用户进行授权。

2、投标评审：投标报名前完成录入。

3、投标结果：投标结果公布后1 周内，由相关人员提交投标结果信息（或发内部邮件）给资料员；资料员根据“投标时间” ，每月核对一次，主动补齐已过“投标时间”的投标信息。

4、合同与投标项目的关联：由经营部关键用户在中标结果菜单下操作、检查。

5、合同与监理项目的关联：工程和合同关联，由工程部负责，经营部配合，关注没有关联工程的合同和没有关联合同的工程记录。

- 5 -1合同开票2监理费到账经营部资料员合约部经理3合约管理合同结算4合同终止分管领导5合同质保金台账经营部资料员合约部经理6分支机构备案XX XX 部经理7备案管理项目备案XXXXX 部经理8合同移交XXX说明：1、合同开票：合同开票完成前（或后）完成录入（由合约部到财务部领用发票，登记后，再给客户）；2、监理费到账：收到财务部通知后，完成录入。

3、开票记录、到账记录关联：关注先到账后补发票记录。

4、部门负责人每月底检查一下本月开票记录和到账记录，核对金额与财务数据是否一致，并做好数据维护。

三、项目管控由工程部、总工办对项目过程管理进行监管和信息管理。

序号模块/ 菜单菜单录入人责任方督促检查1项目台账监理任务单经营部资料员合约部经理2工程监理3项目信息上报项目部总监或信相关领导回分管领导息员复4项目审批资料归档审核项目部信息员总工办领导5项目专项审批项目部信息员6项目进度一览自动汇总7项目报表项目监理月报汇自动汇总总危险性较大的分8部分项工程安全项目部信息员总工办领导项目管理监控一览9台账监理工作检查台工程部、总工办项目总监账（监理）10项目大事记项目部信息员11项目部组建工程部资料员工程部经理分管领导12项目部管项目部撤销工程部资料员工程部经理分管领导13项目人员调拨工程部资料员工程部经理理14项目部考勤项目部资料员项目部经理（总监）15项目部成数据导入与关账XXX 本管理处理16检测仪器入库、调拨等工程部信息员工程部经理分管领导仪表说明：1、监理任务单：工程部将监理项目委托、通知项目总监等人员；2、工程监理：工程部资料员登记工程监理项目，负责工程和合同关联。

3、项目信息上报：对现场重大信息提交上报，若执行，建议公司发布相关管理办法（提供同行案例资料供参考）。

4、项目大事记：项目重大历程碑信息，若执行，需要公司发布要求和提供范本。

5、项目部创建、撤销：工程部资料员登记，提交审批。

6、项目人员调拨：资料员接通知后，录入提交审批，调拨记录进入人员信息库，作为项目成本和绩效计算的依据之一。

7、项目部成本管理：数据导入与关账处理，由XXX部门负责。

四、工程监理--项目部信息录入序号模块 / 菜单菜单录入人责任方督促检查序号模块/ 菜单12基本信息345安全服务67质量控制8进度控制910投资控制111213资质管理141516沟通与汇17报18菜单录入人责任方督促检查基本信息参建单位项目部信息员项目部经理（总监）实体概况工程部资料项目简介员危险性较大的工XX项目部经理程安全监控（总监）超出一定规模工XXX项目部经理程安全监控（总监）质量不合格记录项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员工程进度月报项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员工程变更项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员工程签证项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员计量支付项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员施工管理人员项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员安全管理人员项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员特种作业人员项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员大型设备及安全项目部信息员项目部经理工程部资料设施审查（总监）员监理月报项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员专项审批项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员项目信息上报项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员序号模块 / 菜单菜单录入人责任方督促检查19项目大事记项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员20监理工作检查台项目部信息员项目部经理工程部资料账（总监）员21项目收尾竣工资料归档项目部信息员项目部经理工程部经理（总监）22人员管理项目部信息员项目部经理工程部资料（总监）员人员管理项目部经理工程部资料23权限管理项目部信息员（总监）员说明：1、业务管理模块中工程监理菜单中，项目总监/项目经理对项目部参与人员进行授权，授权人员通过“我的项目”进入项目门户。

2、项目信息：监理项目由合同生成后或登记后，由项目总监（总监代表）组织项目部资料员完善；包括：参建单位、实体概况等，实体概况信息可供项目综合查询，方便获得项目业绩；3、安全服务：每月将危险性较大的分部分项工程处理情况做登记，提交上级部门。

4、质量不合格记录：由项目信息员对现场发现的质量不合格记录做实时登记和问题跟踪；5、项目进度月报：项目信息员每月月底完成录入；6、投资管理—工程变更、工程签证：项目信息员登记经确认的记录。

7、投资控制--计量支付：为月度经营统计表统计数据，每月月底完成录入。

为保证报表的及时更新，原则上先填写我司对所有参建单位月进度款审核的总额，待业主审批后（一般为下月月中），再更新为实际拨付工程款项；8、资质管理：项目信息员及时登记参建单位相关人员及大型设备资质审查记录，系统将自动给出有效期预警提醒（提前 1 个月）；9、人员管理、权限管理：对可进入项目信息的人员做授权，被授权人员可在“我的项目”下进入本项目门户。

部人月数。

11、监理月报：每月X 日前，按时提交监理月报；12、监理工作检查台账：对上级管理机构检查记录及时13、专项审核：向上级机构提交监理规划、监理细则、外部呈文等技术文件，提交上级机构审核14、项目信息上报：项目现场重大事件需要及时上报，公司发布相关规定。

15、竣工资料归档：项目部将竣工资料提交上级管理部门签收、确认。

要求：项目部总监（经理）每月认真检查一下管辖项目的信息上报情况。

五、综合部信息录入内容录入内容如下：序号模块12人事管理3456劳动合同78910培训管理11综合管理物资管理员车辆管理菜单录入人责任人督促检查员工登记员工转正人事异动离职管理劳动合同劳动合同查询部门相关岗部门经理分管领导位劳动合同借还台账员工天地外部培训内部培训培训记录统计问卷调查常用网址物资入库、物资调拨、物资借用与归物资管理员综合部经分管领导还、物资维修、物资理清理、物资台账车辆信息、车辆年综合部信息综合部经审、车辆保险、车辆分管领导员理月度费用序号模块菜单录入人责任人督促检查办公用品办公用品档案、用户综合部信息综合部经分管领导入库、用品领用员理劳保用品劳保用品档案、劳保综合部信息综合部经分管领导入库、劳保领用员理说明：1、员工登记：新员工入职，由部门信息员在员工登记处进行记录，分配系统用户账号，系统自动发通知给系统管理员，由系统管理员给用户分配角色和操作权限。

2、人事异动：非项目部人员的转岗、转部门，在此启动审批流程，审批通过后，人员的部门和岗位信息自动转变，系统自动发通知给系统管理员，由系统管理员给相关人员授权（改变相应权限）。

3、物资管理：对物资入库、调拨、借用与归还、报废清理等做及时登记，可导出到物资台账。

4、六、文档中心企业文档：各部门资料库项目文档：自动汇总项目内的文档七、检测仪器管理录入内容如下：序号模块菜单录入人责任人督促检查1仪器入库2仪器调拨3检测仪器管理仪器借用与归还工程部资料工程部经分管领导4仪器年检员理5仪器清理6检测仪器台账说明：1、计量器具与仪器仪表设备，由工程部信息员即时登记，项目部人员可在项目管理下查看本部门检测仪器领用台账。

第二章账号安全管理第一条为了进一步规范我司信息系统用户的帐号管理，保障系统应用和数据的安全，特制订本办法。

第二条创建与反馈系统管理员进行帐号创建与授权处理。

系统登陆帐号及密码请查询各部门、各分公司下发的《系统用户名单表》。