文书档案管理规定为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。
一、定义本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
二、档案的立卷与归档1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。
2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。
3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。
5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。
6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。
党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。
7、案卷质量要求案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
（1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。
（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
（4）卷内文件材料应区别不同情形进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
（5）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写字迹要工整。
卷内目录放在卷首。
（6）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。
若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。
备考表应置卷尾。
（7）案卷：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
（8）案卷各部分的排列格式为软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
三、档案的保管与存放1、根据国家档案局第8号令要求，文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年（各类文书档案保管具体期限见附件）。
2、机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
3、处理中的文件，按照文件类别临时存放于文书人员办公室内，每季度清理一次，不得积压。
4、归档后的文档，按文档类别统一存放于档案室，注意防霉防蛀，定期检查及维护。
5、档案室内不得存放非档案物品，更不能存放易燃和腐蚀性物品，坚持“以防为主、防治结合”的原则，着重做好防火、防盗、防水、防尘、防霉、防虫、防鼠工作和库房内温、湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。
四、档案的开放利用1、所（园）内各单位或工作人员确因工作需要借阅档案的，可借阅职能范围内的有关档案。
非本职范围内的档案一般不外借，如有特殊需要，要向办公室主任说明理由，批准后方可借阅。
2、合同是文书档案的一个重要组成部分。
借阅合同须报经办公室主任批准后到文书人员处办理借阅手续。
3、借阅档案（文件）须办理借阅手续，借阅期限一般不超过五天，一次借阅数量不得超过三卷（份）。
4、借阅人员应对档案的保密、安全和完整负责，不得带至公共场所，不得泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散，未经批准不能抄录复印，确因工作需要的，须到档案室办理相关复印手续。
5、还在保密期限内的密级档案（文件），概不借阅，内部人员借阅须经办公室主任批准。
密件不准复制。
6、借阅的案卷原则上不许带出本单位。
7、外单位人员借阅档案，必须持单位介绍信报办公室主任批准。
二○○九年七月二十日附: 文书档案归档范围及期限一、综合办公室1.办公会议、领导班子会议记录永久2.组织机构改革永久3.上级领导、机关来所视察检查形成的题词、讲话、声像等重要材料永久4.本所重要的工作会议、讨论通过的决议材料永久5.本所各部门编制调整、名称变更，启用、更换印章永久6.本所重大的体制改革形成的材料永久7.工作总结和计划、长远规划永久8.领导班子离任审计文件材料永久9.本所制定的规章制度永久10.本所与下属部门及外单位签订的有长远利用价值的合同、协议永久11.办公室主办，拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复永久12.本所编制的年报（大事记）永久13.上级机关或同级机关制发的非本机关主管（办）业务但要贯彻执行的文件材料10年14.本所与下属部门及外单位签订的一般的合同、协议10年15.上级领导、机关来所视察检查形成的题词、讲话、声像等一般材料30年16.本所一般的体制、制度改革形成的材料30年17.办公室主办，拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复（一般事务、有参考价值）30年18．本所档案工作、保密工作形成的重要材料30年二、党办1.本所职工参加各级代表大会与本所有关的重要发言、提案等永久2.当选各级代表材料永久3.党员花名册、党内统计年报表永久4.党委会议记录永久5.党委换届选举、正副书记任免文件永久6.党、团工作总结、计划永久7.党支部机构调整、干部任免报告、批复永久8.团员花名册、团内情况统计表、组织工作报告永久9.党、团组织关系介绍信及存根永久10.表彰先进党组织、优秀党员材料永久11.纪检、监察中形成的重要材料永久12.有领导重要批示和处理结果的人民来信材料永久13.工会换届选举材料永久14.工会总结、会议纪录永久15.工会工作活动形成的材料永久16.本所职工参加各级代表大会与本所有关的一般发言、提案等30年17.党员民主评议材料30年18.纪检、监察中形成的一般材料30年19.各民主党派花名册、换届选举30年20.有处理结果的一般问题人民来信材料30年三、人事教育处1.干部、机构编制、劳动工资等各类统计表永久2.全所人员名单永久3.上级部门对本所领导班子考核材料永久4.所领导任免、聘任的批复、通知永久5.本所人事任免文件永久6.职工技术职称评聘、职务变更、干部录用批复、通知永久7.职工考核材料永久8.调出调进人员名单、行政、工资、介绍信及存根永久9.招收合同工；职工停薪留职、辞职、解聘、退休材料永久10.职工死亡、抚恤、重要的善后处理材料永久11.招收博士生、研究生有关材料永久12.学术委员会、学位委员会、职称评定委员会等名单永久13.聘任、聘请本所及外单位专家、顾问名单永久14.人事考核、职称评审、调资定级文件永久15.本部门起草、制发的请示、报告与上级的指示、批复（重要问题）永久16.先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料（受县级及以上表彰、奖励的）永久17.人员处分材料（受到警告以上处分的）永久18.人员处分材料（受到警告处分的）30年19.先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料（受县级以下表彰、奖励的）30年20.本部门起草、制发的请示、报告与上级的指示、批复（一般问题）30年21.本部门起草、制定的人事工作制度、规定、办法30年22.人才培养、联合办学有关材料30年四、科研管理处1.本所科研项目工作计划永久2.本所科技年报永久3.重要的科研调查、统计材料永久4.本所与外单位签订的重要的技术转让、合作开发的协议、合同永久5.本所对外交换标本、种子等材料永久6.本所承办国际性大型展览会、博览会形成的文字材料及影音材料永久7.成立公司系列材料永久8.公司财务审计、年终财务报告永久9.重要的协议、合同、债务情况永久10.20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证等材料永久11.本所外事活动签订的协议、协定、备忘录、重要的会议记录、纪要、公报等永久12.本部门向上级申请经费或汇报重要业务情况的请示、报告与上级部门的指示、批复、批示永久13.本所与外单位签订的一般的技术转让、合作开发的协议、合同10年14.各学会研讨会、年会通知、记录、会议代表登记表，接待安排10年15.在科研工作中涉及到的保证书、承诺书等备案文件10年16.本部门的请示、报告（一般业务问题）30年17.本所职工出国审批手续、执行日程、考察报告，一般性会议记录30年18.职工出国考察、进修、参加会议的批复请示、计划；外宾赠送的礼品30年19.下达科研经费、指标30年20.挂靠在本所的学会、协会工作活动中形成的材料、协议30年21.代表发言材料、交流材料、简报、新闻报导30年22.公司规章、内部变更、决议等材料30年23.开发部门在工作活动中形成的重要的材料30年24.一般的协议、合同、债务情况30年25.20年以下有效的许可证、执照、资质证等审批、管理文件材料30年五、财务处1.基建项目可行性报告、评估、建设书及上级批复永久2.环境预测、地形地貌、勘察等基础材料永久3.工程承包、招标、投标、环保、消防、水电煤气材料永久4.工程开工报告、技术要求、图纸会审记录永久5.设计变更、工程更改、工程施工图永久6.工程竣工图、重大工程的照片、底片永久7.工程项目竣工验收报告、预决算材料永久8.土地证、房屋产权证永久9.本所土地被借用的材料（区划图、决定、通知、协议等）永久10.房屋拆迁、征用土地材料永久11.购置重大的国有资产及处置国有资产的材料永久12.固定资产投资、评估、统计表等永久13.不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久14.职工医疗保障、规章等重要文件材料永久15.财务审计材料永久16.会计年终报表永久17.职工医疗保障、规章等一般文件材料10年18.会计凭证10年19.职工住房货币补贴有关资料；房屋维修、设备安装有关资料30年20.办公设备及用品、机动车等采购计划、审批手续、招标投标等材料30年21.办公设备及用品、机动车等购置、保险、事故、转让等文件材料30年22.会计账簿30年六、植物园管理处（活植物管理部）1.植物园规划、设计方案、建设等重要材料永久2.本部门工作活动中形成的重要材料、照片永久3.本部门与外单位签订的重要的协议、合同永久4.本部门开展科普工作形成的重要文件材料永久5.本部门工作活动中形成的一般材料、照片10年6.本部门与外单位签订的一般的协议、合同10年7.本部门开展科普工作形成的一般文件材料10年8.建园、科普工作经费下达30年七、信息中心1.订阅、管理期刊、杂志相关工作材料30年2.网络、网站工作活动相关重要材料30年。