绪论一、档案管理学现状1．档案管理学：是研究档案系统的运行规律阐述档案管理的一般原理的技术和方法的学科2．档案管路学历史：从无到有的过程国外苏联我国：20世纪20、30、40年代1935年周连宽《县政府档案处理法》1936年程长源《县政府档案管理法》1938年何鲁成《档案管理与整理》1940年龙兆佛《档案管理法》特点：照搬照抄3.档案管理学现状二、学科类型、定位与特点（一）学科类型1.文书档案或普通档案管理学2.科技档案管理学3.专门档案管理学4.综合性档案管理学（二）学科定位档案学是以档案及档案管理活动为研究对象的各门系统性专业知识体系的总称，是社会科学领域中一门实践性很强的应用学科。
（三）科特点1.理论性和应用性的统一2.综合性与专业性的统一3.社会性与服务性的统一三、在学习档案管理学时应掌握如下具体方法。
1.历史研究法2.调查研究法3.比较研究法4.案例研究法5.理论研究法第一章档案实体管理概论一、档案实体管理的概念1.实体：（1）所有触之有形的实际物（2）客观存在并可以相互区别的实物（3）表示数据库中描述现实世界中的对象或概念（4）真实具体的东西，第一性的东西（5）能够独立存在，作为一切属性的基础和万物本源的东西虚拟：（1）不一定符合事实虚拟的情况（2）编造的（3）由高科技技术实现的仿实物或伪实物的技术虚拟管理：（1）网络时代公司成员分布于不同地点的管理，跨时空组织边界的实时沟通和合作，以达到资源合理配置，效益最大的目的。
（宏观）（2）对虚拟团队进行协调，提高团队效益。
（微观）2.档案实体管理的内容：包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计收集：分散到集中整理：无序到有序、零乱到系统鉴定：判断档案是否保存或销毁统计：反映数量的关系保管：目的是延长档案的寿命2.实体管理与内容信息开发利用的关系档案实体管理是手段，档案内容信息的开发利用是目的二、档案实体管理原则原则：（1）说话或行事所依据的法则或标准（2）长期检验所整理出来的合理化现象1.来源原则：把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则2.全宗原则（1）全宗：一个国家机构、组织或个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类，统计单位。
同一全宗的档案不能分散，不同全宗档案不能混淆。
（2）全宗原则的理论意义：全宗原则是对客观存在的真实反映全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机联系全总原则对实践具有普遍的指导作用全宗原则在方法上简便求实全宗原则的理论意义：全宗原则从客观实际出发，尊重客观，尊重历史，作为档案管理的基本方法性原则和理论基石对整个档案管理工作具有普遍性的理论指导意义（3）实践价值：○1维护了历史本来原貌，最大限度体现了档案的本质属性○2使分类方法简便易行（4）面临的问题：○1在管理实践中难以彻底贯彻落实○2社会各组织之间关系界限模糊○3组织和个人共同活动中形成的独立性较强的档案全宗划分问题三、档案实体管理的方法1.方法：历史方法逻辑方法二者区别：○1历史方法是根据事物的客观现实存在状态及界线对事物进行直接认定性的区别与划分○2逻辑方法是根据事物抽象属性和特征来区别2.实体管理中应用历史方法应注意的问题（1）尊重和突出档案的本质属性、遵循档案的形成规律、维护档案的有机联系，从而维护历史本来面貌的历史注意思想（2）历史的方法较多适用于档案实体管理，逻辑方法较多适用于档案的内容信息，开发利用这一基本结论，两者要结合使用第二章档案价值的鉴定第一节档案鉴定工作的内容一、鉴定1．古代：是鉴别或判定事物的真伪优劣“鉴定精神，无一中有可疑者”2.真伪价值3.档案价值（1）价值：（个人）值是人类对于自我发展的本质发现（哲学）价值是具体事务具有的一般规律、本质和性能。
人和具体事物、主体和个体、事情和事情相互统一是价值的表现，表达的是人和事物之间需要和满足的对应关系。
（2）档案价值：档案价值是档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出来的有用性及有用程度。
（3）档案价值的特点价值的特点○1多维性○1绝对性和相对性的统一○2潜在性○2客观性和主观性的统一○3相对性○3社会性和主观性的统一二、档案鉴定工作的内容1.档案鉴定工作：档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，区别和判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案，予以销毁，使保存的档案达到精炼的工作。
2.档案鉴定工作的内容（1）制定档案坚定的有关标准（2）具体判定档案材料的价值（3）剔除本无保存价值和保管价值的档案，并作出销毁或相应的处理。
三、档案鉴定工作的意义（34页）1.有助于提高馆藏优势、质量2.有助于保护珍贵档案3.有助于对重点档案的修复4.有助于提高服务档次5.有助于档案的安全保护第二节鉴定档案价值的标准和原则一、鉴定档案价值的标准（一）档案属性标准1.来源标准：○1文件的作者○2立档单位的地位、重要程度○3文件的收文（撰写者）2.内容标准：○1文件内容的重要性○2文件内容的独特性○3二者是否体现了时效性3.形式特征：名称、文本、外形（二）社会需求标准1.社会需求方向：典型、时代2.社会需求面：知识面广3.社会需求时间：包括近期利用需求和长远利用需求（三）相对价值标准1.档案内容完整与否2.档案内容重复与否3.档案内容是否可替代4.档案内容是否可靠第三节鉴定档案价值的原则与方法一、原则鉴定档案价值的原则是必须从国家和人民的利益出发，分析主体和主体本身的需要，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案价值。
1.本位原则：档案价值应围绕文件对形成单位（主体）是否有保存的必要来鉴定档案价值。
（局限性：和“从人民和国家利益出发”是相对立的）2.全面的观点：（1）全面分析文件各方面的特征，包括档案来源内容、时间、文本、外形等（2）全面把握被鉴定档案和其他档案的联系（3）全面预测社会对档案利用的需要3.历史的观点：鉴定档案时要尊重历史，运用历史唯物主义的方法，科学的区别档案的价值，方便利用4.发展的观点：用发展的眼光看待档案的价值5.效益的观点：分析档案价值时要考虑收入与付出之比，只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才判定其具有保存价值。
二、鉴定档案价值的方法1.直接鉴定法：鉴定工作人员直接地逐件、逐卷、逐张审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，去全面考查分析并确定其价值的方法。
2.定量价值鉴定（数字）：建立数学模型分析档案的保存价值3.定性分析综合（逻辑）第四节档案保管期限表一、档案保管期限表：档案保管期限表是用表册形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。
二、档案保管期限表的作用第一种：1.能够保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作效率2.能够有效地防止任意销毁文件第二种：1.使档案工作有了标准依据和统一的标准2.能够在实体中阻止人们任意的销毁档案第三种：1.有效档案工作的前提2.是销毁档案工作的依据3.便于更好的组卷三、档案保管期限表的类型1.通用档案保管期限表2.专门档案保管期限表3.同系统档案保管期限表4.同类型机关档案保管期限表5.机关档案保管期限表四、档案保管期限表的结构（一）结构：1.顺序号 2.条款 3.保管期限4.附注5.说明（二）根据2006年12月国家档案局颁布的《文书档案保管期限表》，保管期限分为永久、定期两种1.永久保管的档案永久是指反映机关主要职能活动、中心工作和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，以及在维护国家、集体和个人利益等方面具有永久凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文字材料，定为永久保管。
例如（1）本机关制定的法规性文件材料（2）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复和批示、重要的报告、总结、综合统计报表（3）本机关的机构演变、人事任免等文件材料等2.定期保管的档案定期保管的文书档案是指在一定时期内，本机关进行工作、总结经验有查考利用价值的材料。
例如，本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料四、档案保管期限表中的若干问题1.制定永久保存档案的独立评价体系一览表与实施比例控制法，确保永久保管档案的完整与优化2.分级与分系统制定档案保管期限表，构建有中国特色的档案鉴定工作体系3.档案保管期限表的期限、条款应明确和细化，走划限与标时法相结合之路4.科学性、实用性、可操作性是评价档案保管期限表优劣的重要标准。
档案保管期限表的实用性和可操作性应符合全面、系统、准确、明了的要求。
第五节档案鉴定工作的制度与组织一、档案价值鉴定工作的制度1..确立统一的鉴定原则和标准2.建立档案鉴定工作的组织3.销毁档案的批准与监销制度4.制定审批系统机关档案保管期限表制度（备案制、审批制）注：2006年12月8日国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案的保管期限规定》将1987年《文书档案保管期限表》中的“各机关根据规定和《文书档案保期限表》，以及有关的专门档案保管期限表，结合本机关的实际情况，编制本机关或本系统档案保管期限表，经本机关领导人审查批准后执行，并报同级档案行政管理部门备案”改为“各机关应根据本规定结合本机关职能和各部门工作实际。
编制机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”。
二、档案销毁的程序: 登记报批（销毁清册，说明，书面报告）监销第三章档案的收集工作第一节档案收集工作概述一、档案收集：是接收、征集档案和有关文献的活动。
具体讲就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人中和散失在社会其他地方的档案，有计划地分别集中到各机关档案室和档案馆的工作。
三、档案收集工作的内容1.机关企业、事业单位档案室对本单位需要归档档案的接收2.档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销机关单位的具有永久、长期保存价值档案的接收3.对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征集三、档案收集工作的意义1.收集工作质量的高低直接影响其他环节2.是贯彻档案工作基本原则的首要措施3.积累档案的手段是档案工作的第一环节4.是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一四、档案收集工作的基本要求1.保证归档和入馆档案的齐全完整2.加强馆（室）档案来源的调查研究与指导工作3.推行入馆（室）档案的标准化4.保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性五、档案收集工作的特点1.预见性和计划性2.针对性和及时性3.系统性与完整性第二节档案馆（室）藏建设库藏量丰富：使库藏量同该进馆的用户的档案信息需求一致库藏量优化：以最低限度能量消耗，保证社会或单位所需要利用的最大限度的档案信息资源一、馆藏存在的问题1.微观：馆藏结构不合理，成分不优化，某些全宗完整性不高2.宏观：（1）监督指导工作的定位不尽合理（2）档案接收工作缺乏认识和力度，不能整体推进（3）档案征集工作的面不够宽，缺乏特色产品档案（4）参与市等有关重大活动和重要力度不大二、优化档案馆（室）藏的意义1.优化馆（室）藏是完善馆（室）藏建设的重要方面2.优化馆（室）藏是解决目前档案收集工作问题的重要措施3.优化馆（室）藏是提高案卷质量的必要手段三、优化档案馆（室）藏的原则1.完整性原则2.系统性原则3.实践性原则4.价值性原则5.特色性原则如何征集特色档案：1.深入调查重大事件、重大活动，了解保管对象2.克服重管轻用的现象，主动收集3.抓重点、出精品4.确定大的时间跨度以及广泛的范围四、优化馆（室）藏建设的标准1.结构合理2.层次得当五、优化馆（室）藏的指导思想1．反映和维护一定范围内的历史真实面貌2．适用利用需求3．力求质量与数量的统一六、正确处理改善馆藏结构的诸种关系1.处理好档案馆和档案室在馆藏建设方面的衔接与互利关系2.处理好综合与特色的关系，地方档案馆应突出地方的特色3.处理好深度与广度的关系4.处理好档案与资料的关系，重视、收集与保存和档案有关的资料七、馆藏结构的基本成分（87页）第三节档案室的收集工作一、归档制度1.归档：各机关的文书处理部门或业务部门及文件工作者将工作生产活动中形成并办理完毕的文件整理立卷，定期移交给机关档案室集中保存的过程2.归档制度：我国把归档定为党和国家明文规定的一种制度叫做归档制度3.归档工作是文书和档案工作的结合部二、归档制度的内容（一）建立机关文件归档制度的要求1.与相关制度相一致2.保证归档内容科学合理（二）归档制度的内容1.归档范围（1987年12月4日《机关文件材料归档和不归档的范围》）（1）上级机关的文件材料○1上级机关颁布的属于本机关主管业务并要执行的文件○2普发的，非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件（2）本机关的文件材料○1本机关负责召开的代表大会，工作会议等文件○2本机关与上、下级机关之间的请示、批复等文件（3）同级机关和非隶属机关的文件非本机关主管业务但需要执行的法规性文件（3）下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算及决算文件补充：2006年12月8日《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》规定的归档范围机关文件：指机关在其工作活动中形成各种门类和载体的历史记录1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的对本机关工作，国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民利益等方面具有凭证价值的文件材料3.本机关需要贯彻执行的上级机关和同级机关的文件材料，下级机关报送的重要报送的重要文件材料4.其他对本机关具有查考价值的文件材料不归档的范围：（1）重分文件（2）一般事务性的无查考、保存价值的文件（3）未经领导审阅、签发的未生效的文件2.归档时间机关文书部门或业务部门一般应在第二年的上半年向档案部门移交档案3.归档案卷的质量要求（1）遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用（2）跨年度请示的文件应放在批复年度立卷（3）跨年度的计划或规划，应放在文件内容所针对的第一个年度立卷（4）具有密切联系的文件按一定的次序放在一起，批复在前、请示在后，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后4.归档手续文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据案卷目录表详细清点，经过认真核对后，交接双放如确认无误，即可履行签字手续三、推行文书部门立卷和归档制度的优点1.有利于加强对文件的平时形成、积累、整理的控制2.有利于从分发挥文件承办和处理者熟悉业务和文件产生与办理情况的优势，更有效地保证归档案卷的质量，为档案管理打下良好的基础第四节档案馆的收集工作一、馆藏档案的补充来源1.现行文件档案源2.撤销机关档案源3.组织和个人保存的散失档案4.档案馆之间交接的档案二、现行机关档案的接收1.接收要求（1）进馆档案按照全宗整理（2）与档案有关的资料，立档单位的组织沿革、全宗指南及有关目录、索引等检索工具等同档案一并接收（3）清点核对2.接收期限省级及省级以上机关：20年县级及县级以下机关：10年接收方法：逐年接收和定期接收三、撤销机关档案的接收1.机关撤销或合并时，严禁把机关在历史活动中形成的档案分散、毁弃或丢失，按规定向有关档案馆移交，或由职能继任机关代管2. 机关撤销或合并时，如有尚未办理完毕的文件，应转给原机关的职能继任者或有关机关继续办理后整理保存3.一个机关并入另一个机关或几个机关，几个机关合并为一个新的机关，其合并以前的档案与合并后的档案前后不能混淆，各自独立4.一个机关撤销后，业务分别划归几个业务机关时，它的档案不能分散，应作为一个有机整体整理并保管好，或交给某个机关代管或向有关档案馆移交5.一个机关的一部分业务或其中一个部门划归另一个机关时，原来该机关在从事此业务工作活动中形成的档案，应作为原机关档案的有机整体的一部分。