XXXX有限公司XXXX有限公司办公文件管理办法（试行）文件编号：BY(G)HR003-2017文件名称：办公文件管理办法（试行）XXXX有限公司XXXX有限公司办公文件管理办法（试行）行政人事制度二〇一七年四月办公文件管理办法（试行）编号：BY（G）HR003-2017总则第一条为使公司的制度、文件管理工作规范化、科学化，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏，便于文件的检索、存档，特制定本办法。
第二条适用于XXXX有限公司所有制度和文件的处理。
第三条行政人事部是公司制度梳理、文件审核的归口管理部门，负责公司制度、文件发放的审核、较稿、正式下发、归档及销毁处理。
第四条总经理负责公司制度、重要文件的审批。
管理办法第五条文件的分类1、公司文件总体上分为外来文件和内部文件两大类。
2、外来文件包括国家机关、行业部门等下发的文件，其编号执行外来文件原编号。
3、内部文件包括以公司对各部门和对外发放的各类文件。
具体可分为公司各类公文以及规章制度。
第六条公文的分类公文主要包括:决定、指示、报告、通知、通报、请示、批复、函，会议纪要。
决定—适用于对重要事项或者重大行动作出部署，安排，奖励有关部门及员工，变更或撤消部门的决定事项。
通知—适用于转发或传达上级单位要求下属部门需要知悉或者执行的事项。
通报—适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。
报告—适用于各部门向上级汇报工作，反映情况，答复询问。
请示—适用于向上级单位请求指示，批准有关事项。
意见—适用于对重要问题提出见解和处理办法。
函—适用于不具隶属关系的同级单位之间商洽工作，询问或答复问题。
会议纪要—适用于记载，传达会议情况或议定情况。
第七条公文格式公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
1、涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限。
（1）保密程度分为绝密文件、机密文件和普通文件三层级。
绝密文件是指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。
机密文件指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。
普通文件指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。
（2）保密期限依照文件的重要性和时效性确定。
2、紧急公文应当根据其程度分别标明“特急”，“急件”。
3、公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。
一般应当标明发文机关，一般不用标点符号。
4、行文应当根据公文的内容及发文、收文部门的隶属关系及职权范围确定主送部门，上行文应当坚持一个主送部门的作法，不能多头主送。
多头主送往往造成受文部门之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。
抄送部门是指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门。
抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。
5、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称6、公文除用专门的会议纪要格式和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
7、公文的排版格式（详见附件）：纸张页面：一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
保密等级字体：一般用3号或4号黑体紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）文头的字体：小初号小标宋体字，字体颜色一般为红发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）标题的字体：小标宋体字，加粗，字号要大于正文的字号。
主送部门（或机关）的字体：一般采用3号或4号仿宋体正文的字体：常用3号或4号仿宋体附件的字体：常用3号或4号仿宋体作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体主题词的字体：常用3号或4号黑体主题词内容字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字抄、报送部门（或机关）字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送部门（或机关）的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文8、成文日期以负责人签发的日期为准。
第八条公文行为规则1、公文行文应当确有必要性,注重实效。
2、盖发公司印章的公文，适用于公司重要会议精神，重要批示，重要决定，重要规章制度的发布；盖有相关职能部门印章的公文，适用于专业性事项和一般性，临时性工作事项的部门发布。
3、下属各单位的职能部门如需要向公司请示或报告事项,须以下属各单位名义按发文办理流程进行办理。
4、请示应一事一文，一般只写一个主送部门或机关，需同时送发其他单位的应当用抄送形式，但不得抄送其下属单位，同级单位可以联合行文，联合行文应确有必要，联合行文单位不应过多。
5、“报告”中不得夹带请示事项。
第九条收发文流程1、收文流程：（1）由行政人事部统一收文；（2）行政人事部负责人签定拟办意见。
（3）如需传阅，应由行政人事部交各相关部门传阅，各相关部门应在一天内完成阅读工作并交还行政人事部，文件交还时，应在文件背面由传阅部门及传阅人签字确认。
如需留底或有疑问，应由行政人事部负责影印及解答。
（4）行政人事部签署处理结果并存档；（5）没有存档价值和存查必要的公文，由档案管理人员鉴别、登记后并经行政人事部负责人批准后可以销毁。
2、发文流程：（1）公司董事会文件一般采用《红头文件》格式，由行政人事部统一发文编号。
需发文相关部门起草文件，经部门负责人、行政人事部及分管副总审核，总经理批示意见后，由行政人事部统一发文与归档；（如需修改，应返回发文起草部门修改后重新报审）。
（2）公司平行文件一般采用《内部联系函》格式，无需冠公司红头。
由行政人事部统一发文编号，需发文相关部门起草文件，经部门负责人、行政人事部及分管副总审核，总经理批示意见后，由行政人事部统一发文与归档；（如需修改，应返回发文起草部门修改后重新报审）。
第十条公文拟制条款1、符合国家的法律，法规及公司本部有关规定。
2、情况属实，观点明确，表达准确，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力度简短。
3、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“1”，第三层为“（1）”，第四层为“①”。
第十一条公文校稿1、校稿的内容有:行文是否符合党和国家方针，政府及相关法律条款，是否准确反映出领导的意图和意见，文件格式是否符合该类公文写作要求，文字是否准确，语法是否规范；文件涉及的部门是否经过协调，审批，签发手续是否完备，附件材料是否齐全，发送单位是否准确。
2、以公司名义发放的一般性公文（涉及政策，规章制度等重要文件），由拟稿部门负责人拟稿，公司总经理签发；以部门名义发放的公文，由拟稿部门负责人拟稿，分管领导签发。
第十二条公文编号1、红头文件包括公司对外发布的重要文件、内部管理决策、决定、命令、通知等重要性文件。
由行政人事部统一编号管理，各部门遵照执行。
其编号格式为：本地字【××××】×××号顺序号年份代号公司代号2、一般公文、文书及规章编号BY（X）-XXX-XXXX。
如:BY（G）HR001-2017表示行政人事部2017年发出的第一份规章制度.BY （X） XX XXX -XXXX年份代号顺序号部门代号文件类别号公司代号3、一般表格及图片编号（B-XXX-XXXX）如：B-HR001-2017表示行政人事部2017年发出的第一份表格.（B） XX XXX –XXXX年份代号顺序号部门代号表格类别号4、红头文件发布源类别简称表5、一般文书类别简称表6、部门简称7、类别简称的设置可根据公司后续业务的增加作出相应增设。
第十三条公文处理时限及相关要求1、各类文件:原则上在3个工作日内处理完毕。
2、急件：1个工作日内处理完毕。
3、特急件:随到随办。
4、超过处理时限的文件:由行政人事部门催办，督查相关部门办理。
第十四条文件及资料的立卷、归档公文办理完毕后，应当根据公司相关规定，及时将文件整理归档，归档时应当根据相互联系，特征和保存价值分类整理立卷。
保证档案的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，以便保管和利用，确保电子文档及纸质稳当的安全性和完整性。
1、电子版归档：文件管理员于每月对各级文件进行整理，年底以光盘形式刻录归档。
2、纸质版归档：按“文件资料管理目录”，进行登记，并于年底分类装订成册。
第十五条文件，资料的销毁1、外来文件和自制文件（纸质版）确需销毁的，由总经办统一销毁。
2、作废资料由各部门资料员填写“文件留用/销毁审批表”，经部门负责人批准后统一销毁。
3、文件保密期限：一般公文一年、红头公文2年、机密文件三年。
附则第十八条本办法由XXXX有限公司行政人事部制定并负责解释。
第十九条本办法从公司批准之日起正式执行，原有相关制度和表格作废。
本办法作业方式：1、“制度文件审批表”2、“会签表”3、“签报表”4、“外来文件处理单”5、“文件借阅申请单”6、“文件留用/销毁申请单”7、“文件资料保存登记表”8、“文件发放/回收记录表”9、发文处理流程图10、来文处理流程图附件一：红头文件编写规范附件二：公司制度编写规范附件三：报告/请示编写规范附件四：会议纪要编写规范附件五：一般性通知编写规范附件六：通报编写规范附件七：内部联络事务函附件一：红头文件编写规范份号;001 机密★5年特急文书内容第一条 制度制订的目的。
第二条 制度的适用范围。
第三条第1（1①附则第X 条 本办法由XX 部门制定并负责解释。
第X 条 本制度从XXXX 年X 月X 日起执行。
附件： 附件1、附件2、 附件3、领导批示：妥否，请批示。
XXXX有限公司（部门）XXXX年XX 月XX日会议纪要编号：BY (J）HR001-2017签发：XXXX 整理：XXXX时间：XXXX年XX月XX日地点： X X X X 主持人：XXX与会人员： XXX XXX XXX XXX 主题：XX XX XX XX XX XX 文书主题词：XX XX XX主送：XX抄送：XX XX XXXXXX有限公司年月日印发特此通知XXXX有限公司（部门）XXXX年XX 月XX日主题词：XX XX XX主送：XX抄送：XX XX XXXXXX有限公司年月日印发附件六：通报编写规范通报编号：BY(T）HR001-2017通报主题发文对象：特此通报XXXX有限公司（部门）XXXX年XX 月XX日主题词：XX XX XX主送：XX XX XX抄送：XX XX XXXXXX有限公司年月日印发附件七：内部联络函XXXX有限公司内部联络函编号：BY(Z）KGC001-2017 主题：联络部门：联络人：呈件部门：呈件人：呈件时间：事由：完成时限：□紧急□请答复□请批示□请审阅□请传阅回复：联络部门负责人：常务副总批示：总经理批示：董事长批示：制度文件审批表日期：年月日XXXXXX制度会签表文件编号：文件名称：2.紧急程度：速退（及时办理，办完速退）、特急（2小时内办完成）、急件（2天内办完成）、一般外来文件处理单文件借阅申请单编号：文件留用/销毁申请单文件资料保存登记表编号：文件发放、回收记录表发文处理流程图来文处理流程图。