机械工业职业安全卫生管理体系文件编制方法简介参考文本In The Actual Work Production Management, In Order To Ensure The Smooth Progress Of The Process, And Consider The Relationship Between Each Link, The Specific Requirements Of EachLink To Achieve Risk Control And Planning某某管理中心XX年XX月机械工业职业安全卫生管理体系文件编制方法简介参考文本使用指引：此安全管理资料应用在实际工作生产管理中为了保障过程顺利推进，同时考虑各个环节之间的关系，每个环节实现的具体要求而进行的风险控制与规划，并将危害降低到最小，文档经过下载可进行自定义修改，请根据实际需求进行调整与使用。

一、OHSMS文件的结构层次与编写原则1．OHSMS文件的结构层次（1）结构的分类①分为三类：即管理手册（A层次）、程序文件（B层次）、作业文件（C层次）。

②分为四类：即管理手册、程序文件、作业文件、纪录。

结构选择时，应充分考虑与组织的质量管理系统（ISO9000）文件、环境管理体系（ISO14000）文件结构的兼容；还应充分考虑组织的性质、规模、技术要求以及人员素质等情况。

建议按管理手册、程序文件、作业文件三个层次分类，但最终的选择应由组织根据自身情况确定。

（2）各层次文件的内容A层次（OHS管理手册）：阐述组织的OHS方针、目标，概括性、纲领性地描述组织的OHSMS，包括或引用程序文件。

B层次（OHS程序文件）：描述为实施OHSMS各要素所涉及到的各职能部门的活动。

它起着承上启下的作用，对上它是OHS管理手册的展开和具体化，使管理手册中原则性和纲领性的要求得到展开和落实；对下它应引出相同的支持文件，包括作业文件和记录文件等。

C层次（OHSMS作业文件）是详细的作业文件。

它是程序文件的进一步展开和细化，通常将其统称为支持性文件，包括作为指导书、计划、记录等。

支持性文件在OHSMS中所占的数量最多，涉及面广，它针对OHS有关的各项活动规定了具体的技术要求和实施细则，因此，它是OHSMS运行的基础，组织在建立OHSMS时，千万不能忽视支持性文件的补充和完善。

（3）对层次的理解①这种层次的划分不是唯一的。

组织建立OHSMS、设计体系文件结构时，可以根据组织的特点和需要去确定文件层次的划分。

②这种文件层次的划分并不是表明哪一层次的文件重要。

应该说作为OHSMS文件的一部分，各层次文件相互依存，缺一不可。

③标识文件间的相互关系。

管理手册阐述组织的OHS 方针、目标、组织机构以及OHSMS的要求；程序文件作为管理手册的支持性文件，描述各部门如何去进行安全卫生工作以达到规定的要求，每项活动具体技术细节，则又可在作业文件中体现。

因此，各层次的文件尽管分开，但内容可以相互引用，下一层次的文件内容不应与上一层次的文件内容相矛盾，而且在描述上应更详细、更具体。

④表示文件的相对数量。

对于一个组织，管理手册只是一种或几种，而程序文件、作业文件和记录的数量则是自上而下逐渐增加的。

⑤文件管理的需要。

对于不同的文件，其发布和控制的部门、方式可能会不同，因此划分文件的层次可以更有效地对其进行控制和管理。

2．OHSMS文件编写的核心思想与原则（1）核心思想：写你要做的、做你所写的、记你所做的。

换言之，做不到的勿写，写过的必做，做过的必记。

或者为：该写的必须要写，写了的必须去做，做了的必须留下真实的凭证。

然而，真正达到核心思想的要求且长期持续改进，乃是很难的。

（2）系统性原则①程序文件的数量和覆盖面应符合《试行标准》和《实施细则》对全部要素的要求和组织的实际需要；②各层次文件均应作到接口清楚、结构合理、协调有序；③各层次文件应涉及OHS管理体系一个逻辑上独立的部分；④所有的文件均应按统一规定的方法编辑成册；（3）法规性原则①体系文件应遵循国家及机械行业颁布的法规、标准要求；②组织制定的OHSMS文件，是组织的法规性文件，必须严格执行；③文件的修改、废止均应按规定的OHS管理程序进行；（4）协调性原则①体系文件的所有规定应与组织的其它管理规定相协调；②体系文件之间应相互协调；③体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；④体系文件的各种职责应清楚，避免不协调或职责、权限不清。

（5）见证性原则①向管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织OHSMNS的运行情况；②对审核来讲，体系文件可作为下列方面的客观依据：A.符合国家、机械行业的法律、法规和标准；B.危险因素已被辩识、评价和有效控制；C.所有涉及的活动均有程序予以规定和控制；D.运行正常、绩效明显，及持续改进承诺的实现。

（6）适用性原则①体系文件应根据《试行标准》和《实施细则》的要求、组织的规模、生产活动的具体性质采用不同的形式；②体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应；③文件的所有规定，在实际工作中都能得到有效贯彻。

（7）唯一性原则①对于一个组织，其OHSMS文件是唯一的；②通过清楚、准确、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；③决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；④不同组织的文件可具有不同的风格。

二、OHSMS文件编写的方式1．编写的方式（1）自上而下依次展开的方式。

按管理手册、程序文件、作业文件（记录）的顺序编写，这有利于上一层次文件写下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。

（2）自下而上编写方式。

按支持性文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于原来管理基础较好的组织，但是必然有总体设计方案，否则容易出现混乱。

（3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。

先编写程序文件，然后在进行管理手册和支持性文件的编写，这实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于《试行标准》和《实施细则》的要求与组织实际的紧密结合，也可缩短文件编写时间。

2．编写的方法体系文件的编写方法。

体系文件的编写是一项艰巨而又复杂的工作，为保证此项工作的顺利进行，达到预期的效果和目的，在编制体系文件之前，有必要进行充分的策划，以避免造成人力、物力、财力的浪费和时间上的拖延。

通常，分为以下几个步骤编制体系文件，可以缩短文件从编制到成熟的时间，取得较好的效果。

（1）成立OHSMS文件编写小组①明确目的。

有些组织在编写体系文件时，常常盲目地抄袭、照搬其它组织的文件或资料，这种“移花接木”的方式产生的体系文件是不适用的，因为，每个组织都有自己的特点，从产品结构、生产方式、服务项目、管理模式到人员素质、设备环境等各方面都不会也不可能与其它组织完全相同。

所以，必须是本组织人员编写，即能体现本组织OHS方针OHSMS特点，又能指导本组织OHSMS 有效的体系文件。

②成员要求。

小组成员的挑选应考虑以下几个方面：a.最高管理层应有效介入；b.小组成员应经过编写方法的培训；c.应具备一定的管理经验；d.能代表各有关部门。

（2）进行文件编制准备。

在正式编制体系文件之前，编制小组应进行编制计划，这种有利于体系文件编制的整体性，同时加速编制制度。

在编制计划中，应明确以下几个方面的内容：①确定文件的编制格式。

对一个组织说，所有的体系文件应进行基本统一格式。

当体系文件不是仅有少数几个编制时，更应事先以书面形式规定各层次文件的编制格式。

以统一的格式编制出的体系文件，会给所有与之接触的人产生深刻的印象——OHSMS是在有目的的策划下产生的。

②搜集相关信息。

在编写之前，必须考虑把什么样的信息编写进去。

来自组织外部的要求，常常在合同、订单以及其它形式的材料中体现，优势还体现在法律、法规中；来自组织内部员工的要求是双向的，一方面，它们需要清楚的了解它们必须做什么，达到何种程度才能满足OHSMS的要求。

另一方面，它们在长期的工作中已形成了自己独特的工作方法和习惯，而且它们可能也有很多建议和要求，所有这些内、外部信息都应尽可能地写进体系文件中去。

③分析和清理现行文件。

在编写体系文件之前，应对组织已有的、与OHSMS有关的文件及现行标准、制度和规定进行一次分析和清理。

这项工作的目的是将那些可以在OHSMS中使用的文件加以保留，对不完善之处进行补充、完善；将那些失效、过期作废的文件统一收回处理，以确保今后所使用的文件的有效性。

组织如果已经建立了ISO9000质量体系或ISO14000环境管理体系，就应使OHSMS与这两个体系融合，特别是：培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等管理方式类似，这些程序最好在原ISO9000或ISO14000程序的基础上充实为好。

④进行培训和分工，明确任务和接口。

为保证体系的编制质量，需从以下两方面进行考虑：其一是对编制人员进行培训，使他们对标准的内容，编制文件的主要内容、格式方面有正确的理解；其二是制定一个体系的编写计划，在计划中明确以下内容：a.对文件编制人员进行分工，明确各自的任务；b.规定各部分文件初稿、审核、批准、发布等各阶段的时间；c.确定各编制人员之间交流、协调的渠道和方式，必要时可选定一名总协调人，负责各编制人员之间的协调、指导及处理接口。

（3）编制过程控制。

在体系文件的编制过程中，应考虑以下几个方面实施控制：①尽可能地参考组织内以往有关文件，对过去行之有效的方法在新文件中予以保留从而减少对新文件的“陌生感”。

②在编制过程中要及时勾通信息，尤其是在描述活动接口时，应及时协调清楚，以免后患。

③尽可能多地了解文件所涉及部门人员的活动过程及方式，对不违背标准要求的内容应在文件中体现，切记“闭门造车”。

④送交审批前应征求有关部门人员的意见。

（4）进行符合性审核。

OHSMS文件和符合性审核是一项非常重要的工作，在审核中，要对已编制完成的初稿就其是否符合标准的要求，是否满足法律的要求，是否完整的描述本组织的OHS活动的实际过程，是否存在职责和活动的交叉、重复，是否符合编制格式的要求等诸多方面进行审查。

此外，对体系文件的语言及用词方面还要进行审核，使体系文件尽可能的简明扼要，即精练而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容和那些容易引起误会的词。

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