实验3 创建数据表（二）一、实验目的1．熟悉将各种数据导入到数据表中的方法。
2．学会各种类型数据的输入方法。
3．学习值列表和查阅列表字段的创建方法。
4．学会如何设置数据表的格式。
二、实验内容实验3-1将Excel文件导入到Access的表中。
1．实验要求将已经建好的Excel文件“学生简况表.xls”导入到“教学信息管理”数据库中，数据表的名称为“学生简况表”。
2．操作步骤（1）打开“教学信息管理”数据库，在数据库窗口中，选择“文件｜获取外部数据｜导入”菜单命令，弹出“导入”对话框，在“查找范围”中指定文件所在的文件夹，然后在“文件类型”下拉列表中选择“Microsoft Excel”选项，如图3-1所示。
图3-1 指定导入文件的“文件类型”（2）选取“学生简况表.xls”（该文件已经存在），再单击“导入”按钮。
（3）在“导入数据表向导”的第1个对话框中勾选“第一行包含列标题”复选框，如图3-2所示，单击“下一步”按钮，弹出“导入数据表向导”的第2个对话框，如图3-3所示。
图3-2 选取“第一行包含列标题”图3-3 保存在“新表中”（4）在图3-3中，选择“新表中”单选按钮，表示来自Excel工作表的数据将成为数据库的新数据表，再单击“下一步”按钮，弹出“导入数据表向导”的第3个对话框，如图3-4所示。
（5）在图3-4中，如果不准备导入“学号”字段，在“学号”字段单击鼠标左键，再勾选“不导入字段（跳过）”复选框。
在此不勾选，完成后单击“下一步”按钮，弹出“导入数据表向导”的第四个对话框，如图3-5所示。
图3-4 处理导入字段图3-5 设置主键（6）在图3-5中选择“让我自己选择主键”单选按钮，并选择“学号”字段作为主键，再单击“下一步”按钮，弹出“导入数据表向导”的第五个对话框，如图3-6所示。
图3-6 指定数据表的名称（7）单击“完成”按钮，弹出“导入数据表向导”结果提示框，如图3-7所示，提示数据导入已经完成。
图3-7 “导入数据表向导”结果提示框完成之后，“教学信息管理”数据库会增加一个名为“学生简况表”的数据表，内容是来自“学生简况表.xls”的数据。
实验3-2将带分隔符或固定宽度的文本文件链接到Access的表中。
1．实验要求将已经建好的文本文件“学生成绩表.txt”链接到“教学信息管理”数据库中，链接的数据表的名称为“学生成绩表”。
2．操作步骤（1）打开“D:\Access\教学信息管理”数据库。
（2）在数据库窗口中，选择“文件｜获取外部数据｜链接表”菜单命令，弹出“链接”对话框，如图3-8所示，在“文件类型”下拉列表中选择“文本文件”选项。
图3-8 指定链接“文件类型”（3）选取“D:\Access\学生成绩表.txt”文件（该文件已存在），再单击“链接”按钮，弹出“链接文本向导”的第1个对话框，如图3-9所示。
图3-9 选择“链接文本”数据的格式（4）在图3-9中选择“带分隔符”单选按钮，单击“下一步”按钮，弹出“链接文本向导”的第2个对话框，如图3-10所示。
（5）在图3-10中，选择“逗号”为字段分隔字符，勾选“第一行包含字段名称”复选框，然后单击“下一步”按钮，弹出“链接文本向导”的第3个对话框，以下步骤与实验3-1的操作类同，不再复述。
以上是链接文本文件的操作，完成后即可将文本文件的数据链接到Access，使其成为数据库中的一张链接数据表。
图3-10 选取字段分隔符该例中链接的文本文件是用“逗号”分隔的。
由于数据库必须明确定义字段，所以导入的文本文件需有统一分隔单位，两个逗号之间的所有数据，即为一个字段。
因此文本文件的分隔单位必须统一，才可以做到正确分隔，如果未统一，则导入后的数据有可能不正确。
除了用逗号做分隔字符外，还可以使用制表符、分号、空格等其他字符，也可以使用“固定宽度字符”。
实验3-3向“学生简况表”输入“OLE对象”和“备注”型字段的内容。
1．实验要求向“学生简况表”中输入“照片”字段和“备注”字段的内容。
2．操作步骤（1）在设计视图下打开“学生简况表”，将“照片”字段的数据类型更改为“OLE对象”型，“简历”字段更改为“备注”型。
（2）切换到数据表视图下，将鼠标指针指向该记录的“照片”字段列，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，如图3-11所示。
图3-11 快捷菜单（3）选择“插入对象（J）…”命令，弹出“插入对象”对话框，如图3-12所示。
（4）选择“新建”单选按钮，然后在“对象类型”列表框中选择“画笔图片”，单击“确定”按钮，弹出“画图”程序窗口，如图3-13所示。
图3-12 “插入对象”对话框图3-13 “画图”程序窗口（5）在图中，选择“编辑｜粘贴来源”菜单命令，弹出如图3-14所示“粘贴来源”对话框。
在“查找范围”中找到存放图片的文件夹，并打开所需的图片。
图3-14 “粘贴来源”对话框（7）关闭“画图”程序窗口。
此时第1条记录的“照片”字段已有内容，如图3-15所示。
已插入图片图3-15 “学生简况表”内容（8）将鼠标移到“简历”字段，输入“北京大学”，到此，“学生简况表”第1条的“照片”字段和“备注”字段已输入完成。
实验3-4学习设置“查阅向导”型字段。
1．实验要求为“学生简况表”中的“性别”和“政治面貌”字段创建值列表，方便数据的输入。
2．操作步骤（1）切换到“学生简况表”的设计视图，将“性别”字段的数据类型改为“查阅向导”，弹出如图3-16所示的对话框，在此对话框中选择“自行键入所需的值”单选按钮。
图3-16 选择“查阅向导”（2）单击“下一步”按钮，弹出如图3-17所示的对话框，在“第1列”中第1行输入“男”、第2行输入“女”，然后单击“下一步”按钮，在弹出的下一个窗口中选择“完成”按钮。
图3-17 为“性别”字段自行键入所需的值（3）同样方法为“政治面貌”字段设置“查阅向导”，自行键入的值分别为“党员”、“团员”和“群众”，如图3-18所示。
图3-18 为“政治面貌”字段自行键入所需的值（4）切换到数据表视图，单击“性别”列或“政治面貌”列右边的按钮，打开其下拉列表，如图3-19所示，“性别”列或“政治面貌”列不必再自行键入其值，只需要从其下拉列表中选取即可。
实验3-5使用表的设计视图创建表，学习设置“查阅向导”型字段。
图3-19 “政治面貌”字段的值列表1．实验要求（1）在“教学信息管理”数据库中添加“课程表”，表的结构如表3-1所示。
表3-1 “课程表”结构（2）为“教师编号”字段创建查阅列表，该字段的值来源于“教师简况表”的“教师编号”字段的值，为了使字段显示的内容清晰，隐藏“教师编号”字段的实际数据，显示与之对应的“教师姓名”字段的值。
（3）为“课程编号”字段创建查阅列表，该字段的值来源于“课程名称表”的“课程编号”字段的值，隐藏“课程编号”字段的实际数据，显示与之对应的“课程名称”字段的值。
（4）为“教室编号”字段创建查阅列表，该字段的值来源于“教室名称表”的“教室编号”字段的值，隐藏“教室编号”字段的实际数据，显示与之对应的“教室名称”字段的值。
2．操作步骤（1）建立“课程表”的结构操作可参照表3-1，不再复述。
（2）在“课程表”的设计视图下，单击“教师编号”的“数据类型”，选择“查阅向导”，弹出如图3-20所示的“查阅向导”对话框，在此对话框中选择“使用查阅列查阅表或查询中的值”单选按钮。
图3-20 选择“查阅向导”方式（3）单击“下一步”按钮，弹出如图3-21所示的对话框，由于“教师编号”字段的值来源于“教师简况表”的“教师编号”字段的值，所以选择“教师简况表”。
图3-21 选择为查阅列提供数据的表或查询（4）单击“下一步”按钮，弹出如图3-22所示的对话框，选择“教师姓名”为“选定字段”。
图3-22 选择为查阅列提供的可用字段（5）单击“下一步”按钮，弹出如图3-23所示的对话框，在该对话框中可以设置表中记录的排序次序。
图3-23 确定数据表的排序次序（6）单击“下一步”按钮，弹出如图3-24所示的对话框，在该对话框中勾选“隐藏键列（建议）”复选框。
图3-24 设置查阅列的列宽（7）单击“完成”按钮，在数据表视图下打开“课程表”，当输入“教师编号”字段的内容时，可以单击“教师编号”右边的箭头，在组合框中选择与“教师编号”之对应的“教师姓名”字段的值，方便数据的浏览，如图3-25所示。
图3-25 输入“教师编号”字段的值（8）同样方法为“课程编号”字段和“教室编号”字段设置“查阅向导”，设置后的结果如图3-26所示。
图3-26 输入“课程编号”和“教室编号”字段的内容实验3-6设置数据表的格式。
1．实验要求将“学生成绩表”中的“学号”列隐藏，设置行高为23，所有单元格的格式为“凹陷”，列宽为最佳匹配。
2．操作步骤（1）在数据表视图下打开“学生成绩表”，在“学号”字段单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏列”命令，如图3-27所示，隐藏后的结果如图3-28所示。
图3-27 “隐藏列”的操作图3-28 隐藏“学号”列后的“学生成绩表”（2）在数据表视图下，在行选择器上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单（见图3-29）中选择“行高”命令，弹出如图3-30所示的设置“行高”对话框，输入行高“23”。
图3-29 设置“行高”的快捷菜单图3-30 设置“行高”对话框（3）在数据表视图下，选择“格式｜数据表…”命令，弹出如图3-31所示的对话框，选择“单元格效果”为“凹陷”，再单击“确定”按钮。
图3-31 设置“单元个效果”的对话框（4）在数据表视图下，将鼠标放在“课程编号”字段上，拖曳鼠标使指针指到“成绩”字段，这时选择了“学生成绩表”的“课程编号”和“成绩”两列，然后选择“格式｜列宽”命令，如图3-32所示，在弹出的如图3-33所示的设置“列宽”对话框中单击“最佳匹配”按钮即可。
图3-32 选择“格式｜列宽”命令图3-33 设置“列宽”对话框。