档案管理工作实施
细则
档案管理工作实施细则
第一章档案管理办法
第一条建业住宅集团( 中国) 有限公司( 以下简称”集团”) 档案工作实行统一领导、分级管理的原则, 维护档案完整与安全, 便于集团各中心、子公司和社会各方面的依法利用。

业务上由集团信息文档部指导、监督考核, 制定具体实施办法。

第二条除集团、子公司设部门或专人( 或兼职) 负责档案工作外, 所属各中心、部门应指定人员负责本单位的档案收集整理和保管工作。

第三条档案的保管范围: 工程技术、规划设计、计划统计、经营销售、财务管理、工程施工、人力资源、行政管理等工作形成的对集团和社会有保存价值的各种形式的档案。

第四条档案的保管办法: 按照档案的最大可能利用范围和文档的最终承办责任单位( 或承办人所在单位) , 分集团、子公司两级管理。

财务档案、人事档案由财务和人力资源管理部门负责管理; 销售合同由销售部门负责管理。

第五条档案的收集整理与移交: 每月各部门指定的人员应将本部门所有岗位需存档的文件资料加以整理造册, 每季度最后一月移交到集团或子公司的档案管理部门, 办理移交手续; 时间定为每月二十五日至三十日期间, 这项工作加以制度化。

专业技术档案原则上由技术负责部门管理, 指定档案管理责任
人, 档案编目需要上报备案。

第六条档案管理部门应将档案分类编码登记, 妥善保管。

按季度将本单位新增档案编目上报集团信息文档部备案。

第七条集团信息文档部建立集团档案统一编目, 方便档案资料的查询和利用。

第二章档案的分类
第八条公文档案: 所有的集团( 含子公司) 编号发文( 红头文件) , 政府、行业主管或协会的外来正式公文, 集团内部公司间正式行文等;
第九条专业档案: 项目规划设计图件, 工程设计图件, 各种效果图, 工程项目决算, 大型设备档案, 小区管网图等等;
第十条合同档案: 合同, 契约, 协议书等;
第十一条纪要: 重要会议、会谈纪要, 重大活动、事件的过程纪要, 以及相关图片、录象录音磁带和光盘。

第十二条行政、办公事务档案: 各种批办完毕的行政、办公重要文档、备忘录, 重要来往函件等等;
第十三条经营管理类: 重要的经营、管理、生产计划和统计报表。

第十四条其它。

第三章档案索引编码
第十五条档案索引编码包括:
一、题名( 正题名、副题名、文件编号、载体、第一责任人) ;
二、密级;
三、保管期限;
四、主题词;
五、索引号:年度----单位---大类---子类---顺序号,例-01-05-02-00039。

第四章档案的概念
第十六条现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案, 其作用是备留查考。

第十七条办理完毕: 完毕是相对而言, 完成了文书的处理程序, 文件的承办告一段落; 某些事情需很长时间办理, 文件签收、传阅、讨论和贯彻记录在案。

附: 档案编目表格、档案索引号编制办法
档案索引编制办法:
一、一般形式: 年度----单位---大类---子类---顺序号
XXXX-XX-XX-XX-XXXXX 编码共计十五位( 不含界定符”-”) , 例: -01-05-02-00039
二、单位编码:
集团( 含集团总部) : 10
住宅公司: 11
物业公司: 12
休闲公司: 13
热力公司: 14
濮阳公司: 15
安阳公司: 16
新乡公司: 17
….
三、档案分类:
大类子类
01: 公文档案 01: 集团编号文件( 红头文件)
02: 公司编号文件
03: 集团公司间正式行文
04: 集团外正式行文
……
02: 专业档案 01: 规划图档
02: 施工图档
03: 竣工图档
04: 工程决算书
05: 设备资料( 设备随带的资料)
……
03: 合同档案: 01: 工程合同
02: 订货合同
03: 销售合同
04: 其它合同
05: 契约书
06: 协议书、意向书等
……
04: 纪要类 01: 会议、会谈纪要
02: 重大活动、事件纪要
……
05: 办公行政事务: 01: 报告、决定
02: 函件
……
06: 经营管理档案: 01: 计划
02: 统计
……
07: 其它类
……
说明: ”……”表示能够增加项目, 各单位根据自己的实际情。