行政公文处理办法行政公文处理办法（试行）为适应学校建设和发展的需要，使学校行政公文处理规范化，制度化、科学化，提高公文处理质量，根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政公文格式》和《云南省国家行政机关公文处理实施细则》的规定，结合学校实际，对我校行政公文处理有关问题做出如下规定：一、公文种类(一)我校使用的行政公文种类主要有决定、公告、意见，通知、通告、通报，报告、请示、批复、函、会议纪要等11种法定文种，各类公文的适用范围如下：1．决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2．公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

3．意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4．通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

5．通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

6．通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

7．报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

8．请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

9．批复：适用于答复下级机关的请示事项。

10．函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

11．会议纪要：适用于记载，传达会议情况和决定事项。

(二)注意事项1．各级行政公文必须根据公文内容准确使用文种。

2．“办法”、“规定”、“细则”、“建议”、“汇报”、“总结”、“申请”等非法定文种，不具有独立行文资格。

使用时，必须从法定文种中寻求一个文种作为载体。

3．“请示”和“报告”两个文种不得混用。

“请示”主要用于向上级机关请示批复的公文，“报告”是用于向上级机关报告情况而且不需办理批复的公文。

这两个文种范围不同，行文目的也不一样，不能混淆。

4．“意见”文种用于上行文时，应按请示性公文办理；用于平行文时，文中提出的意见供对方参考；用于下行文时，文中明确要求贯彻执行的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。

5．“公告”和“通告”不得混用。

公告是向国内外宣布特别重大的事项，通常没有需普遍遵守的内容，发布时不鉴印；通告在内容上常包含需要普遍遵守的事项，发布时必须鉴印。

二、公文字号以学校名义制发的行政公文实行学校统一编号，由校长办公室秘书科负责，机关各部门不得自行编号、行文。

校行政公文编号包括机关代字、年份、序号，即xx〔XXXX年〕xx号，如：“云大〔2002〕9号”。

校内各单位上报学校的公文，由各单位参照以上要求自行编号。

三、行文规则1．行文应当确有必要，注重效用，坚持少而精，可发可不发的文件不发，可长可短的公文要短。

2．各级行政机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定，除重大紧急情况或领导直接交办工作外，一般不得越级请示和报告。

3．属于职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送职能部门处理，如部门不能处理，应签署意见后上报。

4．各级行政机关的公文，不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作，应与同级党委机关联合行文。

5．上报的“请示”性公文，一般只主送一个机关，不要一文多送，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。

6．上报的“报告”性公文，不得夹带请示事项，凡报告里夹带请示事项的，上级机关概不办理答复。

7．校级行政公文一般只发到校内各院(部)、机关各部门及直属单位。

8．以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

四、公文格式(一)学校正式发布或上报的行政公文一般包括下列组成部分，并应按照要求格式进行排列。

1．发文机关标识。

有发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成：对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mmxl5mm。

联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

2．发文字号。

采用3号仿宋体字，位于首页文头下2行，红色反线之上，居中排布。

年号要写完整，统一使用六角括号〔〕括起；序号前不加“第”字，序号不设虚位，如“3号”不能写为“03号”。

3．签发人。

签发人姓名仅仅在上行公文中出现，与发文字号平行排列，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。

4．公文标题。

应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

除法律、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题用2号小标宋体字，可分1行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5．主送机关。

指公文的主要受理机关。

标题下空1行，用3号仿宋体字左侧顶格，回行继续顶格。

主送机关应当用全称或者规范化简称，也可使用同类型机关的统称，主送机关不止一个时，每个或每类机关间用标点分隔。

最后一个主送机关名称后标全角冒号。

6．正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

采用3号仿宋体字。

正文中凡使用结构层次序数的，应按照第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”，第五层为“①”，第六层为“a”。

第二层次也可不设。

公文中使用的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语等语句中作为词素的数字使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

文中如有小标题可用3号宋体字或黑体字，一般每页排22行，每行28个字。

7．附件。

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件如有序号使用阿拉伯数字(如“附件：1、xxxxx)，附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时须标识序号。

8．成文日期。

统一用小写汉字标明完整的年月日(不使用阿拉伯数字)，零写成“Ο”(非数字用“0”)，右空4字，用3号仿宋体字；公文成文日期以领导签发或会议通过的日期为准。

9．主题词。

位于生效标识(印章)之下，顶格标注“主题词：”字样，用3号黑体字，其后用3号小标宋体字标注词目，词间空1字，不用标点；一般排在1行，如需回行时必须顶格书写；主题词应依次按类别词、类属词和文种三部分标注，一般标注3－7个，通常不超过7个；主题词应从《国务院公文主题词表》中选用，不能随意标注，若确需使用而表中没有的词，应在词后加注三角符号，表明该词属自己编写。

10．抄送机关。

指除主送机关以外的其他需要执行或知晓公文内容的上级、下级和不相隶属的机关。

位于主题词之下，所占区域用两条与图文区等宽的平行实线作为界线，形成一栏。

起首空1字书写“抄送：”字样，采用3号仿宋体字，其后依次标有各抄送机关，采用3号仿宋体字，其间用逗号隔开。

回行与上一行抄送单位对齐书写，在最后一个抄送机关后标句号。

行政公文不以“抄报”、“抄发”形式发送。

11．印发机关和印发日期。

印发机关的标识位于抄送机关之下左空1字，用3号仿宋体字；印发日期以公文付印日期为准，右空1字，用阿拉伯数字标注。

12．打字人、校对人和份数。

公文必须标识打字人和校对人，标识在印发机关下一行，左空1字，用3号仿宋体字；在同一行右侧阿拉伯数字标明份数，格式为“共印：X份”。

(二)其它注意事项1．学校的各类行政公文一律采用国际标准的A4型纸(21Ommx297mm)。

公文用纸上下页边距分别为37mm和35mm，左右页边距分别为28mm和26mm，版心尺寸为156mm－225mm。

2．公文生效标识。

指证实公文作者的合法性，使公文生效的凭据。

一是凡以机关名称制发的公文，使用与制发机关名称一致的机关印章；二是以校领导名义制发的公文，使用签发公文的领导亲笔签名或代以签名章。

3．学校公文统一在左侧用两颗钉书针装订(特殊文件另作要求)，装订要整齐规范，订位为书芯上下各1／4处。

4．页码统一在页面底端右侧(单页)或左侧(双页)，以4号宋体阿拉伯数字标注，数码左右各加一条4号“－”线。

公文仅有一页时不显示页码。

5．当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置，使公文生效标识不能与正文同处一页时，应通过调整公文的行间距、页边距等措施，使印章位置和正文最后部分同处一页。

不得采用将生效标识单独放在一页并在其左上方标写“此页无正文”的方法解决。

6．单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

成文日期右空4字；加盖印章应上距正文一行以内，端正、居中下压成文日期；当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上，当印章下弧有文字时，应将印章中心线压在成文日期上。

7．当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关在前，两个印章均压成文日期，两印章之间互不相交或相切，相距不超过3mm，并注意排列整齐。

8．发文机关标识中不应出现括号，红色反线中不应出现“*”符号。

9．“函”的格式。

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。

每行居中排28个字，首页不显示页码。

发文机关名称及双线均为红色。

发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。

发文字号下空一行标识公文标题。

如需标识份数序号、秘密等级、紧密程度，可置于武文线一行版心左边缘顶格标识。

五、发文程序各单位起草的文稿，首先应填写发文单，经所在单位负责人核稿后送校办秘书科审核，然后由校办负责人再行核稿并签字后，送校领导签发。

经校领导签发后由校办负责编写文号，文件打印初稿由报文单位负责校对并签字后，送校办秘书科复核，然后付印并加盖印章。

按规定须校长办公会或党委会讨论的文稿，由分管校领导提请列入会议讨论通过。

六、文件归档管理参照《国家行政机关公文处理办法》及档案管理相关规定执行。

七、公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

八、本办法自通知下发之日起执行，由校长办公室负责解释。