征集工作背景保存人类的记忆最好的方法，是保存好人类生活中产生的各类档案以及和档案相关的资料。
我县很早就有人类活动，如果今天我们想知道我们的先人在各个历史时期都是怎样生活的，哪些经验应该继承和发扬，哪些教训应该汲取，就要通过查阅文字记载来了解。
了解过去是为了做好现在的工作和更好地规划未来。
假如我县从开始有人类活动到现在所有的档案资料都齐全完整地保存下来，那将是一笔多大物质财富。
非常遗憾，真实的情况是我县档案馆保存的公元1949年以前的档案资料只有不足200卷和几部明清县志，其它绝大多数都被历史淹殁了。
究其原因一是战乱，二是自然损坏，但规根结底还是当时的有关组织机构和部门自身不善于收集和妥善保管。
也就是说不重视档案和档案工作。
没有把档案和档案工作与其它物质财富放在同等地位。
更没有把收存的档案当做一笔珍贵财富来保存并加以利用。
要想了解我县1949年以前的历史，一是到档案馆查阅有关文献资料，但是翻遍25史，也只有几百十条，明清两朝也只有几部州县志书，民国时期的档案应该有一些，但数量也不会很多，如平北抗日根据地的档案全部存在国家中央档案馆，平北抗日纪念馆收集一些，县档案馆只有敌伪档案和革命历史档案一百多卷。
二是到县博物馆去了解，县博物馆有上万件文物，基本反应了我县五千年来人类的活动状况。
但绝大多数是实物，缺少比较丰富的文字记录。
党和政府历来重视档案和档案工作，在政权建立的同时，县委就有档案科，后来成立档案馆，档案局。
60年来，经过几代广大档案工作者默默无闻的辛勤劳动，取得了辉煌的成绩，县档案馆现在积累并保存有档案6个门类，近7万卷，相关资料1.7万件。
我县党政机关的政务活动档案基本齐全完整。
这些档案、资料非常珍贵，是一笔具大的物质财富，它的作用日益突显，为我县社会稳定和发展作出了特殊的贡献。
但是，我们档案部门也清醒地看到，随着社会的快速发展，人们对档案的需求越来越高，审视现存馆藏档案就会发现，虽然数量可观，其内部结构还不尽合理，具体表现是，官方组织机构文件及其相关资料多，与我们普通老百姓密切相关的档案资料少，官方文件占总馆藏量的百分之九十以上，与我们老百姓密切相关的档案资料只有房地照、婚姻登记、招工表等。
其原因是档案馆收集何种档案，国家有严格规定，随着社会发展进行不断调整收集范围，改革开放前，我国实行计划经济体制，按照当时收集档案的范围，就基本能满足社会的需要，调整范围基本不大。
改革开放后，特别是建立了有特色的社会主义市场经济体制，我国进入了快速发展期，产生档案的组织机构、各种非公有制企业如雨后春笋，随之而来的是也产生了大量的档案。
各个部门都在改革，都在调整，以适应社会发展的需要。
档案部门也不例外，及时调整收集范围，特别是注重民生档案的收集，注重和老百姓密切相关的档案资料的收集。
档案收集是指接收、捐赠、复制、寄存、购买。
接收档案是指档案馆按《档案法》规定依法接收县二级班子以上单位的档案，因为这些档案属于国家所有，档案所有部门必须按时上交。
捐赠、复制、寄存、购买档案也属于接收范筹，通常叫做征集。
其所指的是对集体和个人保存的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案进行收集。
档案是档案馆赖以生存的物质基础，没有档案，档案馆也就不存在了。
自档案馆成立哪天起，档案工作者收集档案时就采取收集与征集两种工作方法，两种方法同时开展。
依法收集工作一直做得很好，很有成绩，新闻媒体多次报道过，广大人民群众也都了解。
但是对档案征集工作广大人民群众了解的就不多了。
下面重点说一说档案征集工作。
自从我县档案机构成立以来，广大档案工作者就一直坚持开展档案资料的征集，到现在已经积累了1，7万件、册、张。
其中70000件册张是2003年以后征集进馆的。
特藏室档案简介特藏室是2009年建成的，使用面积114平方米，展藏结合。
目的是把馆藏档案中最珍贵、最重要的档案、资料用最好的保管条件加以保护，达到永久保存的目的。
同时将一部分藏品展示出来，供人们参观阅览。
目前室藏档案、资料7000多卷、册、件、张。
一是建国前老党员的照片、底片、简历、证书、证章1400多件、张。
涉及664人。
1950年全县党员统计表显示，我县共有建国前入党的党员2300多人，2005年，在县委组织部的领导下，经过全县广大基层党组织和广大档案工作者3个多月的努力征集进馆，非常不容易。
在征集过程中我们了解到有些老党员去世后连一张照片都没留下，非常遗憾，当时就意识到，这项工作做晚了。
从此，这项工作就一直没停，不断有老党员的亲属把照片、文物送到馆里来。
我们的目的是把2300多老党员的资料都收集进馆，不留一点遗憾。
为编史修志、教育后人提供详实的、鲜活的证据。
二是明、清、民国时期的契约文书，共有480多张。
时间最早的是明万历20年至崇祯9年的4页房地契，同时也是我馆保存年代最远的档案资料。
清朝的占百分之八十，每个年号的都有，种类齐全，仅关于房屋土地的契约就有买、卖、典、租、退、换、分、并、质押九种。
几家合伙买碾子、和伙打井、分家也写有文书。
从这些文书可以看出，在封建社会，契约文化是十分发达的。
固定财产产权、经营权的变更灵活多样且都有契约。
我们知道，完善的契约文化是社会稳定与发展的基础，古人不但长期遵守，而且还把它当做与财产同等重要的地位，永久地保存。
正因为这样，我们今天才有幸与几百年前的文书亲密接触。
这些文书承载着大量信息，如果认真研究，会对我县清朝时期的社会状况有更深入的了解。
我们今天征集与保存它的目的义意就在于此。
三是古籍共征集进馆1400卷、册。
内容非常丰富。
经、史子、集四大类都有，既有启蒙教材《三字经》《百家姓》、《千字文》、《四言杂字》、《六言杂字》，也有四书五经，既有文学读物如《三国演义》，也有医书、绘画、书法、佛经，种类繁多。
可见古人的文化生活、精神生活也不是枯燥乏味的。
从现状看，这些书都使用过，饱经苍桑，有的已破损，能留存到现在实属不易。
从这很小很小的一部分就可以推想，我县古人崇尚“诗书传家”、“耕读世家”、“书香门第”、“人遗子，金满盈。
我遗子，唯一经”的优良传统，读书识字、参加科举的风气是相当浓厚的。
目前民间仍有少量留存，但都处在恶劣的保管条件下，正在慢慢地损坏，直至消亡。
据国家图书馆专家介绍，古代纸质档案、资料亟待修补保护，特别是民国时期出版的印刷品，纸张非常脆，如不给予抢救性保护，再过60年就成一堆粉末。
四是家庭档案馆藏家庭档案最完整、数量最多的是我县东关人黎晓初、田铁军夫妇的。
共1400余件，涉及证书、证章、任命书、照片、手稿、书信、奖品、纪念品、请柬、国画篆刻艺术作品、衣物、用具等十多个门类。
他离修时享受上海市副市长级待遇，他们夫妇在繁忙的工作之余非常注重留存和自己工作、生活密切相关的档案资料，这些档案资料基本反应了他们人生各个重要历史时期的重要经历，为后人研究、学习他革命的一生提供了较为详实的材料。
他生前就提出要把这些档案资料送到家乡档案馆保存，表现了一个共产党员的高尚情操。
其中比较特殊的有两件，一是他在内蒙郭洛前旗任骑兵团团长时，苏联红军赠送的军毯，上面沾有血迹，弹孔突显。
二是牛皮文件箱，据其亲属介绍是缴获日军的战利品，分配给他使用的。
五是重大工程照片馆藏有我县白河堡水库工程照片1700多张，这些照片真实、生动、系统、全面地反应了我县人民在经济非常困难时期，自力更生，艰苦奋斗，为改变贫落后的面貌作出的巨大努力。
六是杂项共有800多卷、件、册、张。
属于稀有的是雷锋同志亲笔题词、胡氏家谱、清朝敕命、1947年入党誓词、清光绪年间的“给民税票”、民国时期的串票、印花税票等。
其中“给民税票”24页，从清光绪元年到光绪24年每年一页，字迹清晰，品相完好。
据市地税局领导讲，在北京地区是首次发现。
特藏室档案评价如何对档案馆的馆藏档案进行评价，档案部门有一套完整的指标体系，档案部门是一个传统的行业，在内部管理上，从古至今都非常严格，也非常科学。
广大档案工作者在实际工作中一直严格遵循档案本身运行的一般规律，按规律办事。
其核心有三个方面：即收集、保管、利用。
简称收、管、用。
那么，对征集进馆的档案资料如何评价呢？主要有以下几个方面；一是，考察其是否符合“年代久远”。
时间下限通常定在1912年即清王朝结束，中华民国诞生。
也就是说凡是清朝以前的档案、资料都符合年代久远这个条件。
如征集进馆的明清房地照、古籍、照片、票证、钱币、等。
二是，考察其是否符合“稀有性”。
如志书、家谱、名人题词等。
三是，考察其是否与重大事件、重大活动、重大工程相关。
如战争、政治运动、大型工程等。
四是，“杰出人物”。
如烈士、全国劳模、建国前老党员、副县级以上领导等。
五是，考察期是否与人民群众日常生活密切相关。
如各种票证、家信、契约、帐册等。
六是，考察其是否具有地方特色。
七是，考察其是否符合少数民族特色八是，考察其是否与华人、华侨、国际友人相关。
九是，考察其是否属于特殊载体。
十是，考察其是否属于科技发明与创新。
十一是考察其是否属于本县籍或外阜、外籍作者创作的文学艺术作品。
用以上标准去衡量目前特藏室藏品，就可以看出基本符合要求。
以上十一条考核标准也是征集档案资料的标准。
不过在征集过程中还要特别强调藏品的系统性、完整性。
同时也可以看出不是什么东西能进馆的，是有选择的，也就是说，凡是档案馆决定收藏的，就是有保存价值的。
谁家的档案资料被档案馆收藏了是非常光荣的。
征集方式一是通过发征集通告，广泛宣传，接受全社会机关企事业单位和个人的无偿捐赠；二是与有关部门和作共同征集，资源共享；三是提倡寄存；四是对特别重要、特别珍贵的少量购买。
征集的目的义意档案馆里官方档案齐全完整，所欠缺的是平民百姓留存的与百姓生活密切相关的档案资料。
而这些档案资料又与官方档案密切相关，相辅相成，互相印正，比官方档案更鲜活更具体，我县人民历来就有收藏各种档案资料的传统，多数家庭或多或少都藏有一些重要的珍贵的对国家有用的档案资料，如国家或有关部门制发的证书、证章、证件、购物票、收据等。
除此之外，自己产生的档案资料也非常重要，如家谱、家信、日记、帐单、契约、文学艺术作品、发明创新工艺图纸、创作手稿、照片、录音、录像等。
这些人类聪明智慧的被物化了，一切信息都附着在某种物质上了，固化了。
我们知道，目前能承载人类记忆的物质都是有一定寿命的，到期会转化成另一种形式，那时附着在上面的信息也随之消亡了。
为了延缓这灾难的到来，最好的办法是对不同档案的载体采取不同的保护措施。
显而易见，我们家庭要想永久保存，祖辈留传是相当困难的，即使创造一些条件，其成本也是很高的，投入产出比极不协调。
目前国内外保存家庭档案的最好办法是，首先建好家庭档案，积累一定数量后捐献给档案馆或寄存在档案馆。
因为档案馆有良好的保管条件，又有专业人员管理。