项目编号: IT-201101002
合同管理系统
项目规划书
Version: 1.0
项目承担部门：IT 部
完成日期：2010-01-20
本文档使用部门：■主管领导■用户
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目录
1 引言 (2)
1.1 1.2 1.3 1.4编写目的 (2)
项目名称 (2)
项目背景 (2)
参考资料 (2)
2 项目组织和资源 (2)
2.1 2.2 2.2人力资源 (2)
已有开发设施 (3)
须获取的资源 (3)
3 合同管理系统 (3)
3.1 3.2客户模块 (4)
合同模块 (5)
3.2.1新增合同 (5)
3.2.2合同变更（解除） (7)
3.3付款模块 (7)
4 档案管理系统 (8)
4.1 4.2 4.3
4.4
4.5 4.6
案库管理模块 (9)
案卷管理模块 (9)
文件管理模块 (10)
4.3.1增加文件 (11)
4.3.2档案销毁 (12)
案卷借阅模块 (12)
4.4.1申请借阅 (13)
4.4.2借阅审批 (13)
档案统计模块 (14)
档案销毁模块 (15)
5 附件 (15)
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1 引言
1.1编写目的
为了保证项目团队按时保质地完成项目，便于项目团队成员更好地了解项目情况，使工作开展的各个过程合理有序，因此以书面形式，将项目生命周期内的工作任务范围、各项工作的任务分解、项目团队组织结构、各团队成员的工作责任、开发进度做出安排，作为项目团队成员的共识与约定，项目生命周期内的所有项目活动的行动基础，项目团队开展和检查项目工作的依据。
1.2 项目名称
项目编号: IT-201101002、《合同管理系统开发及推广项目》
1.3 项目背景
目前公司主要采用传统手工管理合同的方式，而这种方式存在诸多弊端，包括文档管理混乱、进度控制困难、信息汇总困难、缺少预警机制等。随着合同数量的不断增加，这种工作模式已经无法适应公司的发展需求，为此必须规范合同管理的业务流程，增强合同业务处理过程的透明度，对合同的执行情况做到动态控制，缩短信息流，提高工作效率，减低管理成本。
江门市中港宝田摩托车实业有限公司IT部将开发合同管理系统和档案管理系统，为公司提供全方位、系统化的合同管理平台。
1.4 参考资料
◆经审批的《合同管理系统开发及推广年度立项书》（项目编码：BT-LX-010000-03300003001-
004-201101）
◆《恒润基合同管理系统使用手册》（来自互联网）
2 项目组织和资源
2.1人力资源
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2.2 已有开发设施
项目研发地点：；
所用设施：；
开发工具：Microsoft SQL Server2005、Microsoft Visual Studio 2008
2.2 须获取的资源
◆需要人力资源部制作合同编码规则
◆需要行政部收集合同模板
3 合同管理系统
合同管理系统分为三大模块，包括客户模块、合同模块、付款模块。系统开发阶段将按模块分阶段进行开发。
合同管理系统项目实施计划分为四个阶段，包括系统开发阶段、系统测试阶段、合同模板导入阶段、
阶段名称完成期限工作内容负责部门阶段产品
系统开发
客户模块2010-12-25系统设计、源代码编写、系统测试IT部源代码合同模块2011-1-10系统设计、源代码编写、系统测试IT部源代码付款模块2011-1-29系统设计、源代码编写、系统测试IT部源代码系统测试2011-2-30模拟测试IT部测试报告合同模板导入2011-4-25收集合同模板、导入合同模板行政部合同模板组织培训2011-4-28组织关键用户培训IT部培训记录
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3.1客户模块
客户信息是每个企业的宝贵财富。在客户信息管理模块中，用户能自由增加、编辑或删除客户单位
的基本信息。点击合同管理系统中的客户模块，进入客户列表，如下图：
1、用户可以查看客户编码、客户名称、客户类别、客户网址、联系人、联系人办公电话、建立人、建立
时间、客户状态等客户信息；
2、双击任意客户，即可查看对应客户的详细信息；
3、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写客户信息；
4、点击【查找】按钮，输入客户编码、客户名称、客户类别、联系人、建立时间等条件来查询客户资料，
同样也可以通过输入关键字来查找客户资料。
5、选中任意客户，点击【编辑】按钮，即可对客户信息进行修改；
6、选中任意客户，点击【删除】按钮，即可删除客户信息。
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1、客户信息为合同管理系统的基本信息，新建合同中的合同相对方必须在客户信息里，否则必须增加该
客户信息方可在新建合同中选中所需的客户信息；
2、输入客户名称、客户编号、法定代表人、主要联系人、办公电话等必要信息后单击【保存】即可完成
客户建立工作。
3.2合同模块
合同是系统的核心，建立于客户的基础之上。此模块把合同的新增、查找、删除、排列等有序的组合在一起。点击合同管理系统中的合同模块，进入合同列表，如下图：
1、用户可以查看合同编号、合同名称、合同金额、客户名称、合同类别、建立时间、合同状态等信息；
2、合同状态包括执行中、未执行、已结束三种；
3、双击任意合同，即可查看对应合同的详细信息；
4、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写合同信息；
5、点击【查找】按钮，输入合同编码、合同名称、建立时间、起始时间、结束时间等条件来查询合同资
料，同样也可以通过输入关键字来查找合同资料；
6、选中任意合同，点击【编辑】按钮，即可对合同信息进行修改；
7、选中任意合同，点击【删除】按钮，即可删除合同信息。
3.2.1新增合同
因业务需要签订合同的，点击【增加】按钮，系统将自动提醒填写《合同签审表》：
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