项目编号: IT-201101002
合同管理系统
项目规划书
Version: 1.0
项目承担部门：IT 部
完成日期：2010-01-20
本文档使用部门：■主管领导■用户
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目录
1 引言 (2)
1.1 1.2 1.3 1.4编写目的 (2)
项目名称 (2)
项目背景 (2)
参考资料 (2)
2 项目组织和资源 (2)
2.1 2.2 2.2人力资源 (2)
已有开发设施 (3)
须获取的资源 (3)
3 合同管理系统 (3)
3.1 3.2客户模块 (4)
合同模块 (5)
3.2.1新增合同 (5)
3.2.2合同变更（解除） (7)
3.3付款模块 (7)
4 档案管理系统 (8)
4.1 4.2 4.3
4.4
4.5 4.6
案库管理模块 (9)
案卷管理模块 (9)
文件管理模块 (10)
4.3.1增加文件 (11)
4.3.2档案销毁 (12)
案卷借阅模块 (12)
4.4.1申请借阅 (13)
4.4.2借阅审批 (13)
档案统计模块 (14)
档案销毁模块 (15)
5 附件 (15)
1 引言
1.1编写目的
为了保证项目团队按时保质地完成项目，便于项目团队成员更好地了解项目情况，使工作开展的各个过程合理有序，因此以书面形式，将项目生命周期内的工作任务范围、各项工作的任务分解、项目团队组织结构、各团队成员的工作责任、开发进度做出安排，作为项目团队成员的共识与约定，项目生命周期内的所有项目活动的行动基础，项目团队开展和检查项目工作的依据。
1.2 项目名称
项目编号: IT-201101002、《合同管理系统开发及推广项目》
1.3 项目背景
目前公司主要采用传统手工管理合同的方式，而这种方式存在诸多弊端，包括文档管理混乱、进度控制困难、信息汇总困难、缺少预警机制等。随着合同数量的不断增加，这种工作模式已经无法适应公司的发展需求，为此必须规范合同管理的业务流程，增强合同业务处理过程的透明度，对合同的执行情况做到动态控制，缩短信息流，提高工作效率，减低管理成本。
江门市中港宝田摩托车实业有限公司IT部将开发合同管理系统和档案管理系统，为公司提供全方位、系统化的合同管理平台。
1.4 参考资料
◆经审批的《合同管理系统开发及推广年度立项书》（项目编码：BT-LX-010000-03300003001-
004-201101）
◆《恒润基合同管理系统使用手册》（来自互联网）
2 项目组织和资源
2.1人力资源
2.2 已有开发设施
项目研发地点：；
所用设施：；
开发工具：Microsoft SQL Server2005、Microsoft Visual Studio 2008
2.2 须获取的资源
◆需要人力资源部制作合同编码规则
◆需要行政部收集合同模板
3 合同管理系统
合同管理系统分为三大模块，包括客户模块、合同模块、付款模块。系统开发阶段将按模块分阶段进行开发。
合同管理系统项目实施计划分为四个阶段，包括系统开发阶段、系统测试阶段、合同模板导入阶段、
阶段名称完成期限工作内容负责部门阶段产品
系统开发
客户模块2010-12-25系统设计、源代码编写、系统测试IT部源代码合同模块2011-1-10系统设计、源代码编写、系统测试IT部源代码付款模块2011-1-29系统设计、源代码编写、系统测试IT部源代码系统测试2011-2-30模拟测试IT部测试报告合同模板导入2011-4-25收集合同模板、导入合同模板行政部合同模板组织培训2011-4-28组织关键用户培训IT部培训记录
3.1客户模块
客户信息是每个企业的宝贵财富。在客户信息管理模块中，用户能自由增加、编辑或删除客户单位
的基本信息。点击合同管理系统中的客户模块，进入客户列表，如下图：
1、用户可以查看客户编码、客户名称、客户类别、客户网址、联系人、联系人办公电话、建立人、建立
时间、客户状态等客户信息；
2、双击任意客户，即可查看对应客户的详细信息；
3、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写客户信息；
4、点击【查找】按钮，输入客户编码、客户名称、客户类别、联系人、建立时间等条件来查询客户资料，
同样也可以通过输入关键字来查找客户资料。
5、选中任意客户，点击【编辑】按钮，即可对客户信息进行修改；
6、选中任意客户，点击【删除】按钮，即可删除客户信息。
1、客户信息为合同管理系统的基本信息，新建合同中的合同相对方必须在客户信息里，否则必须增加该
客户信息方可在新建合同中选中所需的客户信息；
2、输入客户名称、客户编号、法定代表人、主要联系人、办公电话等必要信息后单击【保存】即可完成
客户建立工作。
3.2合同模块
合同是系统的核心，建立于客户的基础之上。此模块把合同的新增、查找、删除、排列等有序的组合在一起。点击合同管理系统中的合同模块，进入合同列表，如下图：
1、用户可以查看合同编号、合同名称、合同金额、客户名称、合同类别、建立时间、合同状态等信息；
2、合同状态包括执行中、未执行、已结束三种；
3、双击任意合同，即可查看对应合同的详细信息；
4、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写合同信息；
5、点击【查找】按钮，输入合同编码、合同名称、建立时间、起始时间、结束时间等条件来查询合同资
料，同样也可以通过输入关键字来查找合同资料；
6、选中任意合同，点击【编辑】按钮，即可对合同信息进行修改；
7、选中任意合同，点击【删除】按钮，即可删除合同信息。
3.2.1新增合同
详细设计说明：
1、输入合同名称、合同编码、签订日期、生效日期，计划完成日期、合同金额、合同类别、合同相对方、 相对方信用评级及证明、合同标的物、数量或质量等必要信息，点击【保存】即可完成客户建立工作；
2、点击“合同类别”的下拉按钮选择合同模板，系统自动弹出所需的合同模板，填写完毕后点击【保存】 即可；
3、将合同的相关信息录入到合同管理系统中，并扫描合同原件作为附件上传至合同管理系统；
4、在建立合同时要录入资金计划，以便于付款模块的逻辑调用，输入“资金计划”的金额、结算方式、 结算时间、资金条款、资金状态等信息，其中资金条款按照结算需要输入第一期、第二期、第三期等；
5、合同经办人在《合同签审表》中录入合同相关信息后，系统自动生成合同编码。 保存 审核 变更（解除） 退出 打印 合同名称* 合同编码* 合同类别* 签订日期* 合同金额* 币种 生效日期* 印花税额 资金性质*
计划完成日期*
合同相对方* 相对方信用评级* 信用证明* 合同标的物* 其他补充
序号
金额（人民币）
结算方式
结算时间
资金条款
资金状态
合同基本信息 主体合同（附件）*
数量或质量*
资金计划 合同内容
审批流 合同经办人 合同承办 部门经理 经办人： 日期： □同意签订。 □不同意签订，原因 。 总经理
经办人： 日期：
□同意签订。 □不同意签订，原因
。
合同约定的情况出现变化，需对合同内容重新修改，点击【变更】按钮，系统将自动提醒填写《合同变更（解除）申请》表格：
1、输入合同名称、合同编码、合同变更理由、变更事项说明、合同修改次数、附件等必填项；
2、合同经办人在《合同变更申请表》中录入合同相关信息时，系统自动根据编码规则进行编码；
3、经总经理审批后，若需要更改合同的，先删除对应的合同，然后再增加合同即可，系统将自动生成版
本号；若需要解除合同的，直接删除对应的合同即可；
3.3付款模块
1、收款资料来源于合同中的资金计划，默认排列显示是分组显示，以合同为组；
2、用户可以查看所属合同、付款金额、付款方式、资金条款、计划付款时间、相差天数、付款条件、状
态、实际付款时间等客户信息；
3、付款状态包括已完成、未完成两种；
4、点击【查找】按钮，输入所属合同、付款状态、预计付款时间、实际付款时间等条件来查询付款资料，
同样也可以通过输入关键字来查找付款资料；
5、选中任意客户，点击【付款】按钮，付款即完成；
6、选中任意客户，点击【删除】按钮，即可删除付款信息。
4 档案管理系统
为进一步加强合同管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特开发档案管理系统。
档案管理系统开发分为六个阶段，包括案库管理模块开发、案卷管理模块开发、文件管理模块开发、案卷借阅模块开发、案卷统计模块开发、档案销毁模块开发等，具体阶段名称、完成期限、工作内容、阶段产品如下表：
阶段名称完成期限工作内容阶段产品案库管理模块2011-5-8系统设计、源代码编写、系统测试源代码
案卷管理模块2011-5-25系统设计、源代码编写、系统测试源代码
文件管理模块2011-7-1系统设计、源代码编写、系统测试源代码
案卷借阅模块2011-7-20系统设计、源代码编写、系统测试源代码
案卷统计模块2011-8-15系统设计、源代码编写、系统测试源代码
档案销毁模块2011-8-28系统设计、源代码编写、系统测试源代码
卷库管理是档案管理系统的基本信息，任何案卷和文件都是建立在卷库上的。在案库管理中，用户能自由增加、编辑或删除卷库。点击档案管理中的卷库管理，进入卷库列表，如下图：
1、用户可以查看卷库号、卷库名称、所属部门等卷库信息；
2、点击【增加】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写卷库信息；
3、选中任意卷库，点击【编辑】按钮，即可对案库信息进行修改；
4、选中任意卷库，点击【删除】按钮，即可删除案库。
1、输入卷库号、卷库名称、所属部门等必填项后，点击【保存】按钮即可新增卷库；
4.2案卷管理模块
详细设计说明：
1、用户可以查看案卷号、案卷名称、所属部门、全宗号、凭证类别、案卷密集、案卷状态等案卷信息；
2、双击任意案卷，即可查看对应案卷的详细信息；
3、案卷状态包括拆卷、封卷两种状态；
4、点击【增加】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写案卷信息；
5、点击【查找】按钮，输入案卷号、案卷名称、所属卷库、归卷年代、起始日期、终止日期、保管期限、
案卷密级、全宗号、目录号、所属部门等条件即可查找案卷信息，也可以通过输入关键字进行查找；
6、选中任意案卷，点击【修改】按钮，即可对案卷信息进行修改；
7、选中任意案卷，点击【删除】按钮，即可删除案卷。
1、输入卷库号、卷库名称、所属部门等必填项后，点击【保存】按钮即可新增案卷；
4.3文件管理模块
增加案卷后，可以在同一个案卷中增加多个文件，点击档案管理中的文件管理，进入文件列表，如
下图：
1、用户可以查看文件号、文件标题、密级、发文单位、发文时间、所属案卷等文件信息；
2、双击任意案卷，即可查看对应案卷的详细信息；
3、点击【增加】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写文件信息；
4、点击【查找】按钮，输入文件号、文件主题词、文件标题、文件辅标题、发文单位、发文日期、密级、
紧急等级、文件分类、公文类别、文件页数、打印页数、备注等条件即可查询相关文件，也可以通过输入关键字来查找客户资料。
5、选中任意文件，点击【修改】按钮，即可对文件信息进行修改；
6、选中任意文件，点击【销毁】按钮，系统将弹出《合同销毁申请单》，填写完毕后，申请进入审批流
程；
7、选中任意文件，点击【删除】按钮，即可删除文件。
4.3.1增加文件
1、输入文件号、文件主题词、文件标题、文件辅标题、发文单位、发文日期、密级、紧急等级、文件分
类、公文类别、文件页数、打印页数、备注等条件即可查询相关文件，也可以通过输入关键字来查找客户资料。点击【保存】按钮即可新增案卷；
4.3.2档案销毁
1、输入合同名称、合同编码、合同责任人、合同有效期、归档日期、销毁日期、销毁份数、销毁原因说
明等必填项；
1、系统自动统计合同期满两年的合同；
3、系统设定经销毁的档案自动保存在销毁档案夹中。
4.4案卷借阅模块
详细设计说明：
1、点击【查找】按钮，输入案卷号、案卷名称、所属卷库等条件查找案卷，也可以通过输入关键信息查
找文件；
2、选中任意文件，点击【借阅】按钮，填写《档案解除申请单》即可提出借阅申请；
3、借阅状态包括待审批、已批准、已归还。
4.4.1申请借阅
1、借阅人填写借阅人、申请时间、借阅档案名称、借阅理由说明等必要信息，点击【保存】按钮即完成
借阅申请；
2、档案归还时，经文控员核查无误后登录档案管理系统填注归还日期及归还说明，如合同有变更或损坏，
需在合同目录中注明。
4.4.2借阅审批
申请人提出借阅申请后，进入审批流，点击案卷借阅模块的借阅审批
1、文件状态包括待批准借阅、已批准借阅、未批准借阅、已归还借阅四种；
1、点击【查找】按钮，输入文件号、文件状态等条件即可查询相关文件，也可以通过输入关键字来查找
客户资料；
2、审核人选中任意文件，点击【审核】按钮，即可对借阅申请进行审核；
4、借阅申请经过审批后，申请人可以撤销申请，选中对应文件，点击【撤销】按钮即可；
5、借阅人归还文件后，文控员登录档案管理系统，选中对应文件，点击【归还】按钮，系统将自动弹出
《档案借出申请单》，文控员将归还情况录入系统；
4.5档案统计模块
档案管理系统为用户统计案卷数据，统计项目包括案卷统计、借阅统计两项。
4.5.1案卷统计
1、本模块没有可操作内容，只供查看。
4.5.2借阅统计
1、本模块没有可操作内容，只供查看。
4.6档案销毁模块
本模块就类似于文件的回收站，对已经批准销毁的文件会保存在此处，若确定永久删除相关文件的，可在本模块进行操作，点击档案管理系统的档案销毁模块，进入列表，如下图：
1、点击【查找】按钮，输入文件号、文件标题、密级、发问单位、发文时间、所属案卷等条件查找文件，
也可以通过输入关键字来查找；
2、选中任意文件，点击【还原】按钮，即可将文件放回原来的位置；
3、选中任意文件，点击【删除】按钮，即可将永久删除文件。
5 附件
附件1：合同管理制度（初稿）
附件2：合同流程（初稿）