湖南民族职业学院档案归档范围和保管期限表2008年1月湖南民族职业学院党群类档案归档范围和保管期限表DQ11 党务综合收集单位：院办公室、组织人事处序号类目名称保管期限1 上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本院的，则永久保存）10年2 本院党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。

永久（2）提案及办理情况，会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等30年（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样10年3 本院党委会、常委、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久4 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久6 以党委名义召开的工作会议材料永久7 院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料永久8 党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿永久9 党委工作简报永久10 党委大事记永久11 党群系统启用印章的文件和印模永久12 党群系统重要统计材料永久13 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复30年14 党委保密、秘书工作的有关文件30年15 重要的群众来信来访及处理材料30年16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件30年17 分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表30年18 分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料30年19 分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料30年DQ12 纪检收集单位：纪委序号类目名称保管期限1 上级纪委关于纪检工作的文件（针对本院的为永久）10年2 本院纪委工作规章制度永久3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久4 院纪委会议记录永久5 党员处分、复查材料永久6 群众来信来访及处理意见10年DQ13 组织收集单位：组织人事处序号类目名称保管期限1 上级关于组织工作的指示、决定、通知简报（针对本院的为永久）10年2 本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久3 本院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久4 落实政策的有关材料永久5 干部职务任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）永久6 干部名册永久7 总支、支部改选报告、审批材料30年8 各总支、支部委员名册永久9 党员名册永久10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料永久11 发展新党员、预备党员转正的名册、组织介绍信（信内转、外转材料）永久DQ14 宣传教育收集单位：院办公室、学生保卫处序号类目名称保管期限1 上级关于宣传工作的文件（针对本院的为永久）10年2 本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久3 教职工政治思想工作动态及调查材料30年4 理论学习的决定、通知、计划、总结10年5 《院报》、反映本院重大活动的报刊、剪报及图表永久6 上级有关学生思想政治工作的文件（针对本院的为永久）30年7 本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久8 学生保卫处学生思想政治工作计划、报告、总结永久9 学生思想政治工作典型调查材料和统计30年10 关于学生辅导员、班主任的选拨、管理文件永久11 各系、部学生辅导员、班主任名单永久DQ15 统战收集单位：组织人事处序号类目名称保管期限1 上级关于统战工作的文件（针对本院的为永久）10年2 本院统战工作计划、决定、报告、通知和总结永久3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4 本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久5 台、港、澳和侨务工作材料30年6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料永久7 统战工作重要会议记录永久DQ16 工会收集单位：工会序号类目名称保管期限1 上级有关工会工作的文件（针对本院的为永久）10年2 本院工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久3 会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）永久4 表彰工会先进集体个人的材料、名单永久5 处分会员的有关材料永久6 工会委员会会议记录、纪要10年7 基层工会干部名册30年8 会员名册30年9 妇女工作材料30年10 家属工作材料30年DQ17 团委收集单位：学保处·团委序号类目名称保管期限1 上级关于团的工作文件（针对本院的为永久）10年2 本院团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久3 本院学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久4 团委工作计划、报告、总结及规章制度永久5 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料永久6 处分团员的材料及复查材料永久7 批准入团、离团材料及名单永久8 团干部名单30年9 团员名册30年10 团委会议记录10年11 学生会文件、材料10年12 本院学生组织参与的各种学会、社团的有关材料10年13 各分团委的有关材料10年14 院团委牵头进行的重大活动的有关材料30年15 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料10年湖南民族职业学院行政类档案归档范围和保管期限表XZ11 行政综合收集单位：院办公室序号类目名称保管期限1 上级有关高校行政管理的综合性文件（针对本院的为永久）30年2 全院性的规章制度永久3 学院年度工作计划、报告、总结、学院综合性汇报材料永久4 院长办公会、院长书记碰头会议记录、纪要永久5 院务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6 全院性的工作会议、座谈会文件30年7 院领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿永久8 本院教育事业规划、计划及上级批复永久9 学校评估材料永久10 教职工代表大会文件材料30年11 本院向上级的请示及其批复永久12 本院各单位的请示及学院的批复（分类立卷）30年13 有关全院性工作的调查材料和经验总结永久14 学年报表及综合统计报表永久15 学院启用印章的文件及印模（含各系部、处室）永久16 本院历史沿革、情况介绍永久17 本院大事记、简报、信息、动态等永久18 院史工作材料永久19 校友工作材料30年20 院庆工作材料永久21 群众来信来访文件材料30年22 普选工作材料10年23 上级有关与本院、系部、处室的来文30年24 院、系（处）会议记录、纪要、简报30年25 院、系（处）工作计划、总结、报告30年26 院、系（处）与国内单位协作的材料30年27 院、系（处）统计年报及重要资料30年XZ12 人事收集单位：组织人事处序号类目名称保管期限1 上级机关有关人事工作的文件（重要的为永久）30年2 本院人事工作的规章制度永久3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5 关于院内机构设置、变化的文件材料永久6 人事处权限内的干部任免文件及名册永久7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料永久8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料永久9 师资培养、管理工作计划、规定、总结永久10 教师进修计划、安排、总结30年11 教师工作量的规定及执行情况30年12 教师业务考核材料30年13 人事、劳资统计报表永久14 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表永久15 教研室、研究室正副主任名册永久16 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）永久17 教职工工资调整材料、名册永久18 教职工转正定级材料永久19 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系及介绍信）永久20 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系及介绍信存根）永久21 教职工援外和支援边远地区材料30年22 教职工退职、离职和出国的有关材料30年23 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料30年24 教职工福利工作材料永久25 教职工商调函件30年26 使用临时工有关材料30年27 群众来信来访材料30年XZ13 监察、审计收集单位：纪检监察处、财务审计处序号类目名称保管期限1 上级有关监察、审计工作的文件（针对本院的为永久）10年2 本院监察、审计工作方面的规章制度永久3 监察、审计年度工作计划、总结、调查报告永久4 监察、审计工作统计年报及重要报表永久XZ14武装、保卫收集单位：学生保卫处序号类目名称保管期限1 上级有关公安保卫工作的文件（针对本院的为永久）10年2 本院公安保卫工作方面的规章制度永久3 本院公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久4 本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书永久5 本院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复永久6 要害部门的公安保卫、消防工作30年7 保卫工作简报30年8 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件（针对本院的为永久）10年9 本院武装部职责范围内的规章制度永久10 武装部工作计划、总结、调查报告30年11 武装部工作统计年报及重要报表30年12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）30年XZ15 后勤总务收集单位：基建后勤处序号类目名称保管期限1 上级有关后勤总务工作的文件（针对本院的为永久）10年2 本院后勤方面的规章制度永久3 本校后勤工作计划、报告、调查材料永久4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结10年5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料10年6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件10年7 师生员工健康状况调查材料及统计表10年8 本院计划生育工作文件及领取独生子女证名册30年9 车辆管理工作的有关文件材料10年10 食堂、食品卫生工作的有关材料10年11 校园绿化工作的有关材料10年XZ16 档案、图书、文博收集单位：院办公室、教务处、图书馆序号类目名称保管期限1 上级有关档案、图书、博物工作的文件（针对本院的为永久）10年2 本院档案、图书、文博的规章制度永久3 档案、图书、文博年度工作计划、报告、总结10年4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报永久5 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料10年6 档案馆（室）指南、全宗介绍永久湖南民族职业学院教学类档案归档范围和保管期限表JX11 综合收集单位：教务处序号类目名称保管期限1 上级下达的有关教学工作的文件材料（针对本院的为永久）10年2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久3 学院有关教学的实施计划、规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结永久4 学院内教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料10年5 非学历教育的培训班、进修班材料30年6 教学类统计报表永久7 学生运动会材料30年JX12 学科与实验室建设收集单位：教务处序号类目名称保管期限1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料（针对本院的为永久）10年2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3 重点学科、专业、实验室建设材料永久4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料10年5 学科、专业、实验室建设统计报表永久JX13 招生收集单位：招生就业处序号类目名称保管期限1 上级有关招生工作的文件材料（针对本院的为永久）10年2 招生计划、规定、生源计划永久3 新生录取材料、注册表及新生名单永久4 委培、代培、自费生计划、合同及名单永久5 招生宣传、招生工作总结10年JX14 学籍管理收集单位：学保处、招生就业处、教务处、成教学院序号类目名称保管期限1 新生入学登记表永久2 学生学籍卡片永久3 学生成绩总册永久4 在校学生名册（含普招大、中专生、成招生）永久5 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）永久6 学生奖励材料（奖学金、助学金、优秀学生、先进班级）永久7 学生处分材料永久JX15 课堂教学与教学实践收集单位：教务处序号类目名称保管期限1 各专业教学计划、教学大纲（含考试大纲、题库目录）永久2 课程建设要求及安排，校历表，课表（教学任务书、教学进度表）10年3 各系、科、专业课程试题库10年4 典型教案、重要备课记录10年5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料（有代表性的实习签定、实习报告）10年6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料10年7 教学差错、事故情况及处理结果10年JX16 毕业生收集单位：招生就业处序号类目名称保管期限1 上级有关毕业分配的文件材料（针对本院的为永久）10年2 本院毕业生工作计划、简报、总结10年3 毕业生供需统计、计划、合同10年4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久5 毕业证、派遣证存根领取签收册、毕业生名册30年6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料10年JX17教材收集单位：教务处序号类目名称保管期限1 自编、主编教材（含副主编、参编等）30年2 各系、各专业使用教材目录30年3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集30年4 5 6 专业课程教材建设规划多媒体课件目录其他有保存价值的自编参考资料30年30年10年附录：存系教学类档案收集保管单位：各系部序号类目名称保管期限1 课堂教学材料、课程进度表10年2 教师任课安排、教案30年3 优秀实习报告10年4 本专业教学检查、调查材料及总结10年5 教师工作量核算、登记材料10年湖南民族职业学院科研类档案归档范围和保管期限表KY11 综合收集单位：科研处序号类目名称保管期限1 科研行政管理文件材料30年2 科研计划管理文件材料30年3 科研成果管理文件材料30年4 科研经费管理文件材料30年5 申报科学基金及有关批复30年6 学会工作（学术活动）材料10年KY12-1 科研准备阶段收集单位：科研处序号类目名称保管期限1 开题报告与课题调研论证材料30年2 任务书、合同、协议书永久3 课题研究计划、设计30年4 计划执行情况、计划调整或撤销报告10年5 课题投资和预决算材料10年KY12-2 研究实验阶段收集单位：科研处序号类目名称保管期限1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）永久2 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）。