办公设备使用管理作业指导书
1.0目的
通过规范办公设备的使用管理，保证公司在实现服务过程中办公设备正常使用。

2.0适用范围
适用于公司所有的办公设备。

3.0定义
4.0职责
4.1行政办公室负责所有办公设备的采购及调配。

4.2各部门负责属本部门使用的办公设备的管理。

4.3机电管理部负责电脑、电话、传真机、打印机的维护保养。

5.0內容
5.1办公设备种类
复印机、传真机、打印机、摄像机、照相机、过塑机、音响设备、投影仪、扫描仪、电脑、电话等。

5.1.1电脑管理
公司电脑根据其用途包括办公电脑和非办公电脑，两者的配置，都必须由部门根据岗位的需求，提出书面申请，经公司领导审批后，由机电管理部根据需求选型，行政办公室负责新机的采购。

1、办公电脑的管理
（1）各岗位的电脑由所在部门指定其主要使用人为该电脑管理员，负责该
电脑的日常使用，其职责如下：
负责设置、修改该电脑的用户密码，并报公司备案；
负责该电脑的日常管理及报修；
定期对硬盘进行整理，对需要保留的电子文档进行备份，清除垃圾文档；
定期对电脑进行杀毒，对外来软件进行安全性检查，确认无误后方能使用。

每周填写电脑运行周报。

（2）任何人未经许可不得使用他人的电脑。

（3）办公电脑的软、硬件配置不得自行增删变更，如有需要，须经请示批准后，由机电管理部技术人员实施。

（4）办公电脑如需上网，须经所在部门提出书面申请，报请行政办公室、分管领导批准后，由机电管理部负责接入。

不得在网上浏览与工作无关的网站，下载与工作无关的网络信息资料。

（5）机电管理部负责办公电脑及其相关外部设备的维修，并定期（每月一次）对电脑的使用情况进行检查；根据电脑使用情况不定期组织电脑操作知识的培训。

（6）下班后相关责任人检查电脑是否正确关机，正常情况下不得强行关机。

2、非办公用电脑的管理
（1）此类电脑包括：空调集控、水电抄表、BAS、停车场系统、消防系统、监控系统、咨询台用。

（2）此类电脑的日常管理维护由使用部门负责，机电管理部负责定期保养和问题处理。

（3）此类电脑的损坏将直接导致服务受到影响，所以禁止在电脑上进行与系统无关的操作，禁止使用外来磁、光盘。

5.1.2传真机的管理
1、行政办公室负责接收公司各类传真，并及时作好记录，并及时通知收件人到行政办公室办理签收。

2、因公对外发送传真应办理登记手续，登记完毕后方可发送，因私传真未经批准一律不予传送。

3、使用传真机时需要注意，发送多页单张原稿时，其宽度必须一致；原稿上的订书钉应先取下，尺寸过小或不完整的原稿应夹在硬塑薄膜中发送，以免卡住或损坏原稿。

4、安装于普通市内电话网及普通长途电话线路上的传真机，一般不能用来传送机密文件。

5、不得把传真机当作复印机使用，下班时应将传真机设于自动收文状态。

6、传真机应放在清洁而阴凉的地方，避免潮湿和高温，不准擅自拆卸。

7、传真机的安装应平稳，要防止灰尘进入机内。

为预防事故，安装时应接地良好，并设有避雷装置。

使用频繁的机器要经常进行清洁维护。

8、传真机出现重大故障时，应找专业技术人员检修。

9、因公使用长途电话应作好使用登记，注明拨打单位，简要描述通话内容，经行政办公室主任批准后使用。

下班后应锁闭传真机长途功能。

5.1.3办公电话管理规定
公司电话属于办公用途，为了保证工作的正常开展及业务的畅通，加强内部管理，合理控制费用成本，特对办公电话管理作如下规定：。