关于加强合同管理的法律意见书
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最近本律师在与贵公司有关业务部门的接触中，了解到贵公司在合同管理方面存在的一些问题，感觉到如不能对这些问题引起足够的重视，将不利于贵公司的经营管理，更有可能阻碍贵公司经营战略目标的实现。
企业合同管理是指企业依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列的行为。值得注意的是，合同行为并不局限于与合同相对人签署合同这样一个静态的时间点，而是一个动态、连续的过程，包括：合同样本的制定、合同条款的设立、合同相对人资信状况的调查、合同条款的谈判、特别条款的约定、合同的签订、合同内容的履行、争议事项的发生及解决等一系列环节。企业合同管理即是围绕这一系列具体环节而展开的风险预防和实时控制活动。
下面根据本律师以往的实践经验结合贵公司在合同管理方面的一些问题谈几点意见，仅供参考。
一、目前贵公司在合同管理方面存在或可能存在的主要问题：
1、合同管理制度不健全。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合
同管理奖惩与挂钩考核等。从贵公司的实际情况看，合同没有归口管理，销售、采购、研发等部门各自为战，各签各的合同，各自管理本部门的合同，甚至同样是采购，行政部门有自己的采购，研发部门有自己的采购，销售部门也有自己的采购等等。
2、合同档案管理不健全。前不久，贵公司采购的UPS电池出现问题（大概有几百块，价值三万余元），供货商认为是贵公司使用不当造成的，而贵公司认为是电池的质量存在问题。在讨论如何追索损失时，贵公司业务人员竟然未能找到当初签订的采购合同，有关产品的使用说明书也找不到了。业务人员对本律师的解释是：当初签订采购合同的人已经离开公司，所以合同找不到了！不能不说这是贵公司合同档案管理的一大漏洞。虽然这样的漏洞可以通过加强责任人追究制度予以解决（现在看来，追究责任恐怕都不可能了，因为当初签订合同的人已经不在了。），但是在实际的管理中，业务人员难免按照供应商的重要性分类来分配自己的管理精力，所以由业务人员直接追索自己负责的供应商的合同档案明显不合理。
3、合同文本的审查不严格。本律师在参与贵公司相关合同的审查过程中经常遇到这样的情况：业务人员要求审查的是一份对方单位提供的合同样本。一般说来，合同订立的双方都希望用本企业草拟的文本为合同样本，因为本企业起草的文本，基本用语，条款，格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些。而用对方单位的文本，往往比较生疏，改动量较大。甚至有的单位故意将文本写得很
长，设置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就会导致签订不利于本企业的合同。
4、合同文本中的条款有漏洞。本律师虽然对贵公司经常使用的
一些合同文本设计了范本，但是为了针对不同客户的不同需要，范本中的某些项目是空白的，或者内容是不固定的，需要在具体谈判后根据双方的共同意见填列。但是如果没有其他约定，或者不需要填写相关的内容就应该在此栏注明“此项空白”或“无其他约定”等字样。实践中经常会有这样的情况（不能肯定贵公司有这种情况），业务人员按照以往与对方公司签合同的惯例，或者为了节省时间，将合同版本拟定好经领导审批后，直接先办理了本公司合同章的签章，之后向对方寄出并要求对方盖章回寄，但此后却忘记了主动追回，导致未能拿到对方盖章确认的合同。此时，如果对方拿着有空白的其他约定条款的合同，就让欺诈行为有机可趁了，最终导致贵公司经营风险的加大。
另外，合同条款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞也是常见的问题。常见漏掉的往往是违约责任。有些合同只讲好话，不讲丑话；只讲正面的，不讲反面的，不懂得签合同应当“先小人后君子”的诀窍，一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。
5、合同章管理不严格。从一般意义上讲，与客户签订合同，在
把握基本原则的前提下，主要以满足客户的合理要求为合同行为导向，具体表现为合同文本的使用，异地的合同谁先盖章等，而在和供应商的合作中，在供大于求的环境下，供应方是处于被动地位的。也就是
说，供应商在双方谈判的合同条件下，应该先在合同上盖章后再传递给购买方，因此，即使是需要购买方先盖章确认，也应该作为合同章管理中的一个特例来追索后续进展，如果能做到这一点，损失也是可以避免的。
6、合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签字确认的没有进行签字确认，当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是企业蒙受经济损失。
7、只有主合同没有合同附件。主合同是指能够独立存在的合同，如某某系统建设合同等。合同附件是指以主合同的存在为前提，包括但不限于与主合同直接关联的的文件、说明、释义、样品等等。如明细表、说明书等等。我们的业务人员脑子里没有合同附件的概念，或者没有在主合同后面加列合同附件的习惯。主合同中某些条款后面虽然注明了“见附件”，但在很多时候，在主合同后面是没有附件的，或者虽有附件，但却没有双方的签字或盖章确认。实践中，合同附件大多是履行主合同的具体标准，没有附件或者没有双方的签字盖章确认，直接导致合同履行的不明确，很容易引发争议。
二、贵公司在合同管理中应有的对策：
为了更好的防范合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，结合上述合同管理方面存在或可能存在的问题，本律师认为，贵公司在合同管理中应做好如下几项工作：
1、建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
2、加强合同管理人员的培训教育，全面提升合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。
3、从法律角度对合同管理的风险点进行严格审查和控制。建议考虑设立法务部门或者合同管理岗位，此部门或者此岗位对公司合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体包括对格式化合同文本的订立，合同条款的检查，违约责任的合理设定，其他合同法律风险的防范等。法务部门或者合同管理岗位从合同的项目论证开始，监督、检查并指导当事人资信调查，合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理等合同管理活动的全过程，预防合同纠纷的发生，减少合同纠纷中公司的损失，有效维护企业合法权益。