职位说明书编写常见问题回答
1、为什么职位说明书由任职者代表编写，而不是由上级领导编写？如何保证说明书编写的内容真实？首先，在收集职位信息时，普遍做法都是从任职者那里获取最原始资料，之后由领导审核。

在这样的过程中，上下级之间可以检讨是否在岗位职责方面有任何误解，领导对员工的要求是否得到员工清晰的领会。

同时这样的做法也避免了有很多下属的领导花费太多时间来填写说明书。

今后，修正说明书或撰写新职位的说明书的工作通常由部门领导及人事部门共同负责。

其次，任职者代表参加培训，了解项目目的及说明书的填写方法，这本身是一个非常好的沟通和培训的过程，是现代企业管理所推崇的。

事实也证明，越多员工响应，企业改革和进取的过程就越顺利。

关于如何保证任职者起草的职位说明书内容的准确性。

任职者填写之后，需与上级领导讨论，共同修正。

之后所有职位说明书由人事部门核实，如下级的岗位数及任职条件的统一标准等。

然后顾问组从专业及客观的角度就说明书内容进行检查，之后将说明书以标准格式进行整理。

此外,顾问组还将根据需要选择与有关领导进行面谈，详细了解部分基准职位的内容，含糊不清的会再与有关领导联系。

整理完成的说明书最终由分管副矿长批准。

所以经过这样一个反复论证的过程，根据我们以往的经验，认为说明书的准确性是可以保证的。

2、说明书收集的是“正在做的”，还是“应该做的”？
说明书收集的是“应该做的”。

这也是我们在培训中强调的“写职位，不写人”。

任职者在填写时要谨记这个原则，各部门领导也要用这个标准去审核。

在之后的各层级审核过程中，这一项都会得到进一步核实及修正。

3、如果副职没有组织关系上的下级，但其实协助正职管理所有正职的下属，这样的情况如何填写直属上级与下属人数？
只要组织关系中不是上下级关系，在说明书中就不应该以上下级关系填写，下属人数只反映直接管辖的下属人员数量。

该副职的此类工作职责应该在“工作职责”中体现。

4、如果没有下级，但经常要组织一些组队一起工作并做领头人，这种情况算不算有下级？
不算。

这里收集的是正式的组织关系上的上下级。

5、我们有很多现有的资料，如岗位标准化体系都详细到岗，可不可以抄过来？
可以作为职位说明书的参考，而且是很好的参考。

但是由于职位说明书收集信息的格式和目的与其他“程序”
不同，所以仍要严格按照说明书的要求来填写。

6、如果有些岗位的人员目前在做几个职位的工作，如何填写？
原则上来讲，每一个职位都独立存在，临时性的职责不应包括在描述书的内容中。

如遇到一岗多职而难以分辨时，请与您的上级领导讨论。

7、为什么要如此详细地描述职位“工作职责”？
职位信息的收集要为今后其他人力资源的系统和流程服务。

工作职责中的“行为动词”与“宾语”是对该项职责的责任范围的准确定位，“解释性短语”是对该项职责目的、程度或频繁度的进一步描述；同时，职位责任是职位价值一个重要体现，职位所承担的每一项任务都有它的责任，清晰了解这些“责任级别”是合理评估该职位的基础；“衡量标准”是针对每一项工作职责达成情况的评估，是衡量的指标，一部份KPI（关键绩效指标）即来源于此。

详细而准确填写“工作职责”，不仅能有效地帮助员工在整个过程中思考整理自身工作程序、明确各项职责的重要性，更是能够对后续KPI（关键绩效指标）的确定、绩效考核工作的开展起到至关重要的作用。

8、如果2年以后职位职责发生变化，职位说明书不适用了怎么办？
职位说明书应该是定期更新的。

如果职位职责发生重大变化时，有必要重新书写。

所以描述书不是一成不变的。

9、为什么描述书中不包括“工作环境”？
标准的及市场上普遍的职位说明书中都不包含“工作环境”一项。

如果某些职位需要处在恶劣的环境中工作，而这是该职位的特点之一，可以在“任职资格”中的“其他”一项中说明。

在编写过程中需要再次提醒的地方：
1.在使用专有名词时，请用全称填写，可用括号将简写括起。

2.在填写主要职责时，切记要使用最恰当的动词，“负责维修工作”这样的表达不合格。

一定要进一步写明是什么样的“负责”，如“负责策划”、“负责指挥”、“负责提供技术支持”、“负责实施”或“负责
同煤集团四台矿 职位说明书编写问题解答
要考虑是否夸大或减小了该岗位的职责，如是“制定”还是“协助上级制定”等。

3. 在考虑职责时也可以参考岗位下一层的各个组队或职能的工作，如生产科室下面有5个队组，负责生产的5个方面，那么生产科长的主要职责可以是围绕这5个方面展开的。

4. “权限描述”可参考四台矿一些现有的分级授权制度中的内容，如校对、复核及批准某些程序或工作等。

5. “任职资格”中的“特殊知识”是指该岗由于工作需要必须要掌握的本部门或者跨部门/组队/科室工作的知识，它不是单纯指其他部门/组队/科处的专业知识，它更强调的是相互运作关系的知识，如分工是什么，为什么这样分才是最优的等。

比如，调度室主任需要深入了解生产系统下其他各科室的运作关系及流程。

该岗一定对其他科室的专业有部分了解，但它最所需的是对各科室间的运作及流程方面的知识。

可以说，此项是体现该职位在管理方面所需的知识的不同程度。

职位说明书的审核人员可参考以下主要审核点：
✓ 检查整个说明书应该填写的内容是否填写完整
✓ 上级关系下属人数是否按照组织关系填写的
✓ “职位设置目的”是否准确全面，且篇幅合理
✓ “工作职责”是否全面、清晰、准确，对“责任级别” “衡量标准”的描述是否准确合理
✓ “职位权限描述”是否描述合理，有无夸大或遗漏
✓ “任职资格”是否是岗位的最低要求
部门关键绩
效指标KEY。