【国企制度】大型央企总部文件管理制度
一、文件管理概述
1、目的：为了规范文件下发、传达，提高管理效率，结合公司的实际情况，特制订本制度。

2、适用范围：公司的各类文件，包括综合管理类、人事任免类，以及制度颁布、修订类。

二、制度内容
★文件发布
1、公司级文件：政策类、大型项目（需跨部门执行）类事项必须以公司文件形式下发，发布部门为总经办。

2、公司日常运营管理工作中，有关各部门内部的工作安排部署、传达上级指示等事项，由主管部门OA通知执行。

★文件分类标准及编号规则
1、公司级文件下发主要包括以下四类：
A类――综合管理类：公司级事项通知、通报以及短期政策(包括奖罚通报、短期管理政策等)。

B类――人事任免类：公司的各类人事任免书。

C类――制度颁布、修订类：各类制度颁布和修订的通知。

各类文件按编号规则单独编号并使用独立的流水号。

★文件的格式
文件一般由标题、发文编号、签发人、密级、紧急程度、正文、附表、发文时间、主送单位（部门）、抄送单位（部门）等部分组成。

★发文的程序
1、拟文
需发文部门负责起草文件，文稿拟好后，拟稿人应在OA上填写《发文审批表》（附表一）。

2、核稿
拟发文部门须在《发文审批表》（附表一）“申请部门总监意见”处签字，签字人为部门总监；无部门总监的，由分管副总直接签字，签字人对文稿内容和质量负责。

3、会签
拟稿确定后需要会签，由部门总监或分管副总决定相关会签部门；会签前先以OA发送电子版文件到各会签部门负责人，各会签部门负责人应当在1个工作日(24h)内进行审阅并回复意见。

4、审批
文稿审核、会签后，送呈总经理批准。

5、下发
总经理批准后交由总经理办统一编号下发。

6、传阅
文件下发后要求各部门有针对性地开展相关培训，传达文件的内容。

★文件的归档
各类文件统一由行政部专人登记、存档（包括文件原件及审批表），各发文
部门同时自行登记、留存副本。

各部门指定专人（原则上由助理/内勤兼任）负责接收各类文件，并于第一时间向部门经理汇报，同时负责接收文件的归类、存档。

★文件的密级
1、文件的密级由发文部门确定。

2、文件的密级程度由低到高依次为“公开”、“秘密”、“机密”。

3、“公开”级别为对全公司发布的文件。

4、“秘密”级别为向公司内部一定范围和层级人员发布的文件密级，禁止在指定发放范围外传播，严禁流出公司范围。

5、“机密”级别为向公司特定人员发布的高等级文件密级，严禁在特定发送人员名单之外传播和谈论。

★文件的有效期
任何文件都必须在文件正文和审批表中注明文件适用的有效期限。

行政制度模版及参考标准
一、公文模板
（一）公文模板一
文件编号：C002-DHJY-[2014]1019-A （编号位于页眉处，左对齐）
关于XX的通知
（文件标题统一采用宋体三号字，加黑，字符缩放为80%）
根据XXXX，通知如下：
一、XX
1、
2、
二、XX
三、XX
（通知内容正文统一采用宋体五号字）
XXYYSS有限公司
二零年月日
发文部门：部经理办签发人：
主送单位（部门）：
抄送单位（部门）：
发文方式：OA 发文日期：201 年月日
密级：
（二）公文模板二
文件编号：C002-DHJY-[2014]1019-A （编号位于页眉处，左对齐）
任免书
（文件标题统一采用宋体三号字，加黑，字符缩放为80%）
任命：
XX为XXYYSS有限公司XXXXX
免去：
XX为XXYYSS有限公司XX职务
XXYYSS有限公司
二零年月
发文部门：总经办签发人：
主送单位（部门）：
抄送单位（部门）：
发文方式：OA 发文日期：201 年月日
密级：
（三）公文模板三
文件编号：C002-DHJY-[2014]1019-A（编号位于页眉处，左对齐）
关于下发（修订）XXXX制度的通知
（文件标题统一采用宋体三号字，加黑字，符缩放为80%）
根据XXXX，通知如下：
一、制度下发（修订）的目的
二、制度适用范围（新发制度时填写）
三、制度修订内容（修订时填写）
四、其他
（通知内容正文统一采用宋体五号字）
XXYYSS有限公司
二零年月日
发文部门：总经办签发人：
主送单位（部门）：
抄送单位（部门）：
发文方式：OA 发文日期：201 年月日
密级：
（四）对外公函模板
中国XX XXX XX Road, Dadao XXX Co.,LTD
XXX路XX号XXXX,
邮编：XXXX Post:XXXX
电话：XXXXXXXX Tel:XXXXXX
传真：XXXXXXX Fax:XXXX
函件GORRESPONDENCE
收件人TO: 公司名称COMPANY: 抄送C.C：传真号码FAX NO.:
发件人FROM: 页码PAGE：
主题SUBJECT：
（正文内容）
XXYYSS有限公司
年月日
二、会议纪要格式模板
会议纪要
（标题统一宋体四号，加粗）
【会议主要内容】：
一、XX
1.XX
2.XX
3.XX
二、XX
三、XX
（会议纪要正文统一采用宋体五号字）。