办公室人员基本礼仪规范
为加强办公室正规化管理,规范员工日常行为,提高员工精神面貌与企业形象,制订本规范。

第一条员工仪容、仪表要求
1、上班时间保持情绪饱满,精神愉悦。

2、面部、颈部、双手清洁员工头发必须经常清洗,保持发型整洁清爽,严禁头发脏乱发型怪异。

3、员工应经常修剪指甲,不得留长指甲,女职工不得涂抹艳丽指甲油。

4、员工上班前不得喝酒,不吃有刺激性气味的食物,保持口气、体味清新。

5、提倡女员工化淡妆,不得浓妆艳抹,不得使用香味浓烈的香水。

6、手机随身携带。

第二条着装要求
1、办公室员工上班应着公司工装、正装或商务装。

2、男员工上班应穿着长裤,严禁穿短裤上班。

3、男士的衬衫衣领、袖口应保持洁净,衬衫钮扣必须
扣整齐,不结领带时衬衫最多只可敞开领口向下第一颗钮扣。

4、员工上班不得穿着拖鞋进入办公区域。

5、女员工不得穿着露背服装、超短裙(即裙边距膝盖不得少于10cm)、奇装异服及过于透明的服装。

6、工作时间内,怀孕员工可着孕妇装或商务休闲装,但不得穿着不适合在公司工作时间内穿着的服装。

7、员工在上班时间佩戴工作证。

第三条行为举止要求
1、严禁不雅举止,如脚翘桌面、当众化妆、梳头等。

2、禁止随地吐痰。

3、坐姿端正,上班时间不得东倒西歪、趴桌睡觉。

4、站姿挺拔,腰部挺直、两脚并拢或自然分开不超过肩宽距离。

5、行走从容,避免脚步迟缓、拖拉,避免鞋跟发出太大声响。

6、上班时间不允许在办公区域进餐。

7、积极参与办公区域卫生清扫,桌面整洁有序。

第四条办公规范要求
1、同事间交谈、接听电话应控制音量,以不影响、干扰领座同事为宜;进出门、开关抽屉应轻手轻脚,避免发出撞击声。

2、办公区域同事不在座位时,在办公电话响铃两声后,其她员工应主动接听,不得使电话长时间响铃。

3、保持办公桌面的整洁有序,垃圾要及时扔入纸篓,保密文件的草稿应及时粉碎。

4、工作时间不得串岗、不得闲聊(包括电话聊天、网络聊天)、不得登录与工作无关的网站。

5、工作时间非因工作需要不得从事听音乐、唱歌等活动,严禁玩电脑网络游戏。

6、电脑桌面应简单、健康。

7、较长时间离开工作岗位,应通知直接上级。

8、共享文件要放置统一位置区域。

9、提高成本意识,节约使用复印纸等消耗性办公用品,节约用水用电。

10、传真及对外文件,应用新纸打印。

11、下班离开时,自觉开闭电源、空调、门窗,将办公台面整理好,椅子放回办公桌下。

12、工作期间提倡说普通话,严禁说方言。

如违反以上条款,罚款5元/次,计入办公室公积金。

第五条基本礼仪指导
(一)接打电话
1、要选好时间。

打电话时,如非重要事情,尽量避开受
话人休息、用餐的时间,而且最好别在节假日、下班时间打扰对方。

2、“3分钟原则”。

要掌握通话时间,最好先想好要讲的内容,以便节约通话时间,不要现想现说,通话一般不长于3分钟。

3、迅速准确的接听。

听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听;
4、通话之初,应先自报家门;请受话人找人或代转时,应说“劳驾”或“麻烦您”。

5、声音清晰、悦耳、吐字清脆,应有“代表单位形象”的意识。

6、打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食。

7、认真清楚的记录。

随时牢记5WIH技巧:①When 何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why 为什么⑥HOW如何进行。

8、挂断电话时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,说一声“再见”,再挂电话,不可只管自己讲完就挂断电话。

上下级关系时,上级先挂电话。

平级时,拨打方先挂电话。

(二)电话常用礼貌用语
1、您好!这里就是新疆庆华(党政综合办公室)。

2、我就就是,请问您就是哪一位?……请讲。

3、请放心,我会尽力办好这件事。

4、不用谢,这就是我们应该做的。

5、×××不在,需要替您转告不?
6、这类业务请联系×××处(室)咨询,她们的号码就是……。

(×××不就是这个电话号码,她(她)的电话号码就是……)
7、对不起,这个问题……,请留下您的联系电话,我们会尽快给您答复好不?
8、您打错电话了,我就是×××公司×××处(室),……没关系。

9、再见!
10、您好!请问就是×××不?
11、我就是×××公司×××部(室) ×××,您怎么称呼?
12、请帮我找×××。

年龄大的称呼“王哥、王姐”。

党委政府称职务,不重点称呼副职。

公司企业称经理。

技术人员称“王工”
13、对不起,我打错电话了。

14、找集团领导的电话,统一转专职秘书处。

(三)接待礼仪
1、当有来访人员时,应马上放下手中的工作,向来客问候致意,协调办理。

上级来访,应起立。

2、明确对方身份、来访目的后,应立即处理或通报领导。

3、不能让来访者坐冷板凳。

如果自己有事暂不能接待,可请求其她人员接待。

4、来访者长时间等待,需准备茶水。

要将茶水放在临近客人的茶几上,同时要说“请喝茶”。

5、上茶先后顺序一般应为:先客后主;先女后男;先长后幼。

茶水不宜斟得过满,以杯深的2/3处为宜。

6、认真倾听来访者的叙述。

要尽量让来访者把话说完,并认真倾听。

7、对来访者的意见与观点不得轻率表态,应思考后再作,对一时不能作答的,要约定一个时间后再联系。

8、对能够马上答复的或立即可办理的事,应当场答复,迅速处理,不要让来访者等待,或再次来访。

9、正在接待客人时,有电话打来或有新的来访者,应尽量请她人接待,以避免中断正在进行的接待。

10、对来访者的无理要求或错误意见,应有礼貌地拒绝,不要刺激来访者,以免使其尴尬。

11、要结束接待,可以婉言提出借口,也可用起身的体态语言告诉对方本次接待就此结束。

12、客人离开时,要起身相送。

13、客人离开后,及时整理接待室的卫生。

小车队参考制定。

党政综合办公室二〇一二年八月三日。