编号：QC/RE-KA6613
广告公司档案管理规定标准范本
In the collective, in order to make all behaviors have rules and regulations, all people abide by the unified norms, so that each group can play the highest role and create the maximum value.
（管理规范示范文本）
编订：________________________
审批：________________________
工作单位：________________________
广告公司档案管理规定标准范本
使用指南：本管理规范文件适合在集体中为使所有行为都有章可偱，所有人都共同遵守统一的规范，最终创造高效公平公开的的环境，使每个小组发挥的作用最高值与创造的价值最大化。
文件可用word 任意修改，可根据自己的情况编辑。
广告传媒公司档案管理规定
(一)公司的档案范围
1、企业行政文书档案：包括法规性文件;各种合同及协议书;会议文件;工作计划、规划和工作总结;有关人员的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。
2、企业管理档案：包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。
3、企业技术档案：包括技术研究档案、项目方案、样片等。
4、企业会计档案：包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。
5、企业业务档案：包括与客户往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、业务单据等。
6、企业声像档案：包括照片、录音、录像档案等。
(二)公司档案管理体制
1、公司档案管理机构：办公室统一管理公司各类档案(会计档案除外)。
2、公司指定专人分管公司档案工作，保管人须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。
(三)立卷归档制度
1、档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。
各业务部门将办(理)完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。
2、归档范围：凡本单位具有考查利用价值的文件材料。
包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、业务单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。
3、归档时间：办(理)完毕的文件，按工作阶段性进行归档：
(1)按年形成的文件，第二年第一季度归档。
(2)凡有法律效用的文件材料，签订后
就立即归档。
当事人、部门负责人留复印件备查。
(3)凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
(4)项目、科研课题，鉴定，验收后，两个月内归档。
4、归档要求
(1)材料完整齐全。
(2)系统、条理、保持有机联系。
凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，并区分它们不同的保存价值。
文件分类准确、立卷合理。
(3)立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。
(4)在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。
对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。
(5)由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。
办(理)移交手续，双方在移交清册上签字。
5、部门归档要求
(1)编制立卷项目，将办(理)完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。
(2)文件按时间顺序排列，最近的在最上面。
(3)一个客户一个立卷，一个项目立一个卷，一个档案盒。
(4)贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的办(理)流水号放在文件袋里。
(5)定时交档案室：文件量少的，一季交一次，季后第一个月收集。
文件量大的，一月交一次。
6、档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分类编目排列。
7、记录档案文件材料目录须打印，统一用A4纸。
(四)、档案管理工作
1、档案的管理：区分全宗，正确立档单位;分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。
2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案。
3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。
4、档案的销毁编制销毁清册;办(理)销毁手续，经总经理批准，方能销毁;销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。
(五)、档案利用工作
1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。
借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。
2、档案利用方式有：提供档案原件;提供档案复印件;提供文献索引资料。
3、档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。
4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。
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