关于公文写作（处理）的几个问题在社会上，在机关里，很多人不重视公文。

在他们看来，文学是文章之冠，新闻可居亚军，公文算不了什么。

就拿我们省计生委机关来说，也有不重视公文的现象。

敬而远之者有之，畏而推之者有之，忌而轻之者也有之。

有的公文，经过了好几个人的手，起草人拟制了，处长核签了，相关处室也会签了，送到办公室来核稿，我们却发现有明显的错误，甚至是原则性错误。

起草者大意，核稿者没留意，会签者随意，在这种情况下，办公室就应该高度注意，否则就会违背文件的原意，导致发文者和受文者都不满意。

为了帮助大家增强一点对公文的感受，提高一点对公文的认识，本人根据上级有关文件的规定，并结合工作实际，就公文写作（处理）的几个问题，编了一点资料，写了一点意见，规定性内容请照办，个人的意见供参考。

一、公文及其种类公文随着文字的产生始于黄帝时代（《后汉书·祭祀志》载“自五帝始有书契”）。

我国的国家公文产生于夏代，甲骨文是迄今发现的最早的原始公文和最早的原始国家公文。

“公文”这一名称的最早使用，至迟在东汉末年。

最早出现“公文”一词的书是晋代陈寿撰写的《三国志》。

公文作为具有特定要求的公务文书的统一名称，是新中国成立以后才通用的。

公文，即公务文书，又叫公务文件，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的格式，经过一定的处理程序形成和使用的文字材料。

公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，交流经验的重要工具。

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

行政机关的公文种类与党的机关公文种类有所不同，主要有13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

党的机关公文种类主要有14种，与行政机关的公文种类相比，没有命令（令）、公告、通告、议案，另有决议、指示、公报、条例、规定。

各级计生委（局）作为同级政府的组成部门，属于行政机关，因此，应当按照《国家行政机关公文处理办法》的要求处理公文。

二、公文写作是真正的“经国之大业”曹丕在《典论·论文》中写道：“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。

”这里的“文章”指的是当时流行的奏、议、书、论、铭、诔、诗、赋等文体。

曹丕还写道：“盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。

”曹丕在此将公文奏、议列居“文章”首位，而且认为应以“雅”即符合规范为宜。

由此可见，“经国之大业，不朽之盛事”的“文章”首先指的就是公文。

刘勰在《文心雕龙·章表》中写道：“章表奏议，经国之枢机”。

他比曹丕又前进了一步。

曹丕讲的还很笼统，刘勰讲的明确而具体，直接指明章、表、奏、议等公文是治理国家的纽带与关键，一语就点出了公文作为治理国家、管理社会的文字型工具的性能与作用的本质，实在了不起。

公文既然是“经国之枢机”，公文写作自然就是“经国之大业，不朽之盛事”了。

事实上，公文从它产生的第一天起，就为社会管理工作所必需。

它是人类为满足社会管理工作的需要而创造出来，又反过来用之于社会管理工作的极为重要的文字型社会管理工具，是社会管理工作每时每刻都离不了的工具。

它对社会实行一定秩序的有效管理，以确保社会有序与稳定地发展。

一部《拿破仑法典》，对整个资本主义制度都起着直接或间接的巩固作用；一张《中国人民解放军布告》，使新解放区人民迅速接受中国共产党的领导和拥护人民革命政权；一份中国共产党第十一届三中全会公报，便宣告新中国进入了以经济建设为中心的新时期，使社会主义祖国沿着新的路线走向繁荣昌盛。

世界上还有什么写作成品有如此巨大的作用？当今世界，一切社会活动无不跟公文相联，无不在某种公文规定的轨道上运行。

一旦公文统统失效或废止，全社会就将在片刻间陷入混沌状态而走向崩溃。

就拿人口与计划生育工作来说，如果我们不以《中共中央国务院关于加强人口与计划生育工作稳定低生育水平的决定》（中发〔2000〕8号）、《中华人民共和国人口与计划生育法》（以国家主席令颁布）、《计划生育技术服务管理条例》（以国务知，全国将是一种混乱的局面。

公文这么巨大的作用，是其他任何写作成品都无法与之相比的!三、公文写作基本要求（一）符合政策法令（二）行文周密严谨（三）格式合乎规范关于公文写作要“符合政策法令”，比较好理解；要“格式合乎规范”，省计生委已根据上级的规定印发了有关公文格式的文件，因此对这两个基本要求就不展开讲了，这里着重讲一讲公文写作要“行文周密严谨”的问题。

怎样做到“行文周密严谨”呢？1.运用直笔表达公文表述，贵用直笔，忌用曲笔，慎用“画”笔。

叙述事物，平铺直叙，来龙去脉，一清二楚；汇报情况，一是一，二是二，实事求是，切忌锦上添花；表明观点，提倡什么，反对什么，态度鲜明；提出要求，应当怎么办，不能怎么办，明确具体。

公文要使人一看就懂，以利办理或遵行。

好的公文，都是明快清晰，直笔表述的，绝无拐弯抹角，堆砌辞藻的。

2.结构严谨自然公文的正文结构，一般分开头、主体与结尾三部分。

正文开头，主要说明发文的根据、原由和目的。

应开宗明义、开门见山，“立片言以居要”。

正文主体，是公文的核心部分，表述公文的主要内容。

应观点鲜明，意见、措施得当，层次、段落安排有序。

通常有“并列式”、“递进式”、“连贯式”三种结构方式。

正文结尾，主要表述发文机关对文件办理的要求，或要求执行，或请求批复，或提出希望，首尾呼应，结束全文。

3.坚持一文一事除了综合性的报告外，一件公文一般只提出一个问题或解决一个方面的问题。

尤其是报请性公文，应特别注意这一点。

如拟制“请示”，必须坚持“一文一事”或“一事一请”因为只有这样才便于上级机关处理、批复，提高请示公文的效率。

拟制“报告”，虽难以做到“一文一事”，但必须做到“一文一个主旨、一个重点或一个明确范围”。

4.语气分寸得当对于不同的行文关系、行文方向，在语气上应有区别。

上行文，要体现出组织观念，真诚地尊重上级；反映情况，陈述意见，提出请求，都要实实在在，诚恳朴实。

平行文，要体现平等协商，相互体谅与支持；行文要谦虚平和，以诚相待。

下行文，要体现对下属的领导与指导；行文严肃决断，态度质直不傲，既坚持原则，又以理服人。

四、数字的用法（一）总的原则凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。

遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。

（二）应当使用阿拉伯数字的两种主要情况1.公历世纪、年代、年、月、日和时刻例：公元前8世纪；80年代；公元前440年；公元7年；1986年10月1日4时20分；4时3刻；下午3点；屈原（约公元前340～前278）；杨雄（公元前53～公元18）；鲁迅(1881.9.25～1936.10.19)。

注：①年份不能简写。

如1980年不能写作80年，1950 年～1980年不能写作1950～80年。

②星期几一律用汉字。

如星期六。

③夏历（阴历）和中国清代以前历史纪年用汉字。

如正月初五；丙寅年十月十五日。

④中国民国纪年和日本年号纪年使用阿拉伯数字。

如民国38年（1949年）；昭和16年（1941年）。

2.记数与计量（含正负整数、小数、百分比、分数、比例等）以及代号、代码和序号例：413.02；－12.03；1/6；4.5倍；34.05％；63%－68%；1∶500；4000克；12.5平方米；21.35元；45.6万元；270美元；48岁10个月；60多公斤;HP－3000型计算机；21/22次特别快车；8084602部队；国家标准GB－2312－80；国内统一刊号CN11－1399；85号汽油；国办发〔1987〕9号；总第3147号。

注：①一个数字的书写形式要照顾到上下文。

不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义数字中的一位数（一、二······九）可用汉字，如一个人、三本书、四种产品、六条意见、读了九遍、五个百分点。

②4位和4位以上的数字，采用国际通行的三位分节法。

节与节之间空半个阿拉伯数字的位置。

非科技专业书刊目前可不分节。

但用“，”号分节的办法不符合国际标准和国家标准，应该废止。

③5位以上的数字，尾数零多的，可改写为以万、亿作单位的数。

一般情况下，不得以十、百、千、十万、百万、千万、十亿、百亿、千亿作单位（千克、千米、千瓦等法定计量单位中的词不在此列）。

亿4千5百万公里。

④一个以阿拉伯数字书写的多位数不能分行。

（三）应当使用汉字的两种主要情况1.数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句例：一律；十滴水；八国联军；四氧化三铁；二○九师；二万五千里长征；第三世界；四书五经；五四运动；五卅运动；七七事变；五一国际劳动节；“五二○”声明；“九一三”事件；“一·二八”事变；“一二·九”运动；“一一·一○”案件；“一·一七”批示；十月革命；“七五”计划；五省一市；五局三胜制；二八年华；二十挂零；零点方案；零岁教育；中国工农红军第二方面军；上海二商局；九三学社；第一书记；路易十六；某部五连二排六班；白发三千丈；七上八下；不管三七二十一；相差十万八千里；第三季度；十三届四中全会。

2.邻近的两个数字（一、二······九）并列连用，表示概数（连用的两个数字之间不应用顿号隔开）例：二三米；一两个小时；三五天；三四个月；十三四吨；一二十个；四十五六岁；七八十种；二三百架次；一千七八百元；五六万套；十之八九。

此外，有两种情况应使用汉字。

①带有“几”字的数字表示约数。

如几千年；十几天；一百几十次；几十万分之一；②用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等表示的约数。

如这个协会举行全国性评奖十余次，获奖作品有一千多件。

协会吸收了约三千名会员，其中三分之二是有成就的中青年。

另外，在三十个省、自治区、直辖市还设有分会。

如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，也有用“多”、“余”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。

如该省从机动财力中拿出1900万元，调拨钢材3000多吨，水泥2万多吨，柴油1400吨，用于农田水利建设。

（四）引文标注中版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般均使用阿拉伯数字例：①许慎：《说文解字》四部丛刊本卷六上，第九页。

②许慎：《说文解字》中华书局1963年影印陈昌治本，第126页。

③马克思、恩格斯：《共产党宣言》。

《马克思恩格斯全集》第4卷，人民出版社1958年第1版，第439页。

（五）横排标题涉及数字时，可以根据版面实际需要和可能灵活处理。

（六）提倡横排。

确需竖排时，文中所涉及的数字除必须保留的阿拉伯数字外，应一律用汉字。