关于规范会议室、接待室使用的通知
公司各部门：
为规范公司会议室、接待室使用流程，合理调度使用时间，完善会务筹备工作，切实提高办会质量与接待水平，现将会议室、接待室使用要求通知如下：
一、使用申请
由会议、接待牵头部门提前一天向综合部发起书面申请，申请须经部门经理、分管领导签字确认。

会议室使用申请须明确会议时间、参加人员、会议名称、会务筹备要求、会议时长等事宜；接待室使用申请须明确接待对象、使用时间、参见人员、会务筹备要求、使用时长等事宜。

综合部接到会议室、接待室使用申请后，确定无会议、接待时间冲突，则可进行会议安排、会务筹备等工作；如遇会期、接待冲突，则可根据会议规格与接待对象请示上级领导，按照上级领导指示进行安排或与申请部门进行沟通，调整使用时间。

二、使用要求
会议室、接待室使用要求按照公司有关规章制度执行。

三、会后工作
会议、接待结束后，由申请部门通知综合部使用完毕，由综合部统一安排卫生清理与会务收尾工作。

四、其他
如遇特殊类型的会议，申请部门须在书面申请上详细注明会务筹备要求，综合部严格按照要求进行会务筹备工作。

特此通知。

附件：会议室、接待室使用申请单
二〇一二年五月三日
综合部
公司会议室、接待室使用申请单
日期：年月日。