合同管理制度

第一章总则

第一条为规范公司经营行为和合同管理工作，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于公司与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议（以下简称“合同”）的管理，包括但不限于投资协议、转让协议、采购合同、装修合同、租赁合同、保密协议等。

第三条除即时结清的合同外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分，应按合同档案管理规定，一并保存归档。

第四条合同管理实行授权委托管理制度。

第五条合同是公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。

第六条除公司法定代表人亲自签订的合同外，公司内任何部门和个人以公司名义签订合同，必须持有效的授权委托书方可从事合同签约行为。委托代理人持身份证明和授权委托书对外签订合同，不得超过授权委托期限、权限范围，否则自行承担越权的法律后果。

第二章合同管理机构及其职责

第七条合同承办部门履行以下管理职责：

（一）对签订合同对方进行资信调查、资格审查；

（二）负责进行商务谈判；

（三）起草合同文本；

（四）负责合同文本审查会签的流转；

（五）协助公司法定代表人签订合同或办理授权委托申请，在取得授权委托书后签订合同；（六）组织合同履行；

（七）负责处理或协助处理合同纠纷；

（八）保管合同当事人主体资格和资信证明文件；

（九）指定专人对所承办的合同进行登记、备案、归档管理。两个或两个以上部门承办同一合同时，须指定一个主承办部门履行上述管理职责。

第八条财务部门履行以下管理职责：

（一）审查合同中的财务收支事项是否符合国家财经法规和公司财务管理制度；

（二）审查合同的可行性；

（三）协助合同承办部门监督合同执行情况；

（四）按照合同约定办理收支事项。

第三章合同的审核与签订

第九条公司是签订合同的主体，各部门、各分公司未经授权，不得以自己的名义对外签订合同。

第十条在合同签订前，除合同续转或已有长期业务往来的对方当事人外，合同承办部门应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查，主要内容包括：主体资格合格：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；欲签合同标的符合当事人经营范围，涉及专营许可证的，应具备相应的许可、等级、资质证书；代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、会计师事务所签署的验资报告等相关文件；具有履约信用：无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。承办部门或承办人应将审查结果在立项意见书中加以陈述。合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不得与其签订合同。必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式做出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用本条规定进行审查。上述所列各种文件的文本为复印本时，提交方须加盖企业公章，承办部门须加注“与原件核对无误”的字样，并由核对人签字。

第十一条合同文本的起草应力求由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确。

合同文本中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同文本中涉及数字、日期须注明是否包含本数。除特殊情况外，合同文本应当正式打印制作。

第十二条书面合同应当包括以下内容：

合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人或代理人姓名、职务、联系方式；签约的目的和依据；标的；数量和质量（如果涉及），包括检测或验收标准和方式；价款和酬金（如果涉及），包括支付方式（必要时要求对方负有告知义务）；履行地点、期限和方式；争议解决方式和管辖机关约定；违约责任；不可抗力条款；合同变更和解除条件；根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；正副本份数（正副本合计不少于四份）；生效的时间和条件；约定的联系方式；附件名称；签约地点、日期；签约各方开户银行及账号（如果涉及）；签约各方公章或合同专用章；法定代表人或代理人签字。如果准备签订的合同为本行业格式合同时，合同承办部门应本着公司利益最大化的原则积极协商签署补充协议，保证公司利益不受损害。

第十三条合同正式签约前，合同承办部门应填写《合同会签审核表》，并将合同草案及相关资料交公司业务管理部门、必要时财务部门等相关部门审核会签，会签后由公司法律顾问最后审定。业务管理部门、财务部门、法律顾问在审查合同（或草案）时，可根据需要，要求承办部门或承办人提供与合同有关的补充证明材料。

第十四条承办部门或承办人向各合同审核部门提供合同（或草案）时，应标明合同订立的缓急程度并预留足够时间审核会签。

第十五条各审核部门在审核合同时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见书或法律意见书中予以明示并提出修改意见；需要退改时，应连同全部文件退还承办部门或承办人。

承办部门或承办人修改之后应重新提交审核，各审核部门应及时地提出审核意见，不得拖延。承办部门或承办人未给审核部门留有足够审核时限的，相关责任及后果由承办部门或承办人负责。

第十六条承办部门或承办人应对其提供材料的真实性负责。

第十七条重大合同的谈判，承办部门应及时将谈判进展情况通知公司各合同审核部门，必要时合同审核部门及公司法律顾问可一并参加谈判。涉及招投标项目的，招投标小组或公司招投标管理部门应将招投标情况及时通知公司各合同审核部门。重大合同指标的金额在50 万元以上的业务合同；或金额小但对公司经营有重大影响的合同。

第十八条公司法定代表人或授权委托人根据书面审核意见（必要时包括法律意见书）决定是否签约。决定签约时，应在全部文本上以同一形式签字；决定不签约时，应以书面形式明示意见。

第十九条合同正式签订后，承办部门应在10 个工作日内将合同原件送行政部、财务部门保管（如果涉及收支）；如有立即需要支付款项的，应在款项支付前将原件送财务部门。

第四章合同的履行、变更和解除

第二十条合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。合同承办部门负责组织合同的具体履行，财务部门负责执行并检查合同款项收付，上述部门应定期将合同执行情况反馈给公司总经理。

第二十一条由于我方原因需要变更或解除合同的，应及时通知对方，双方须达成书面协议。凡合同变更、解除，必须报经公司总经理审批。

第二十二条发现合同对方不履行或不全面、不适当履行合同或收到对方合同履行异议时，应立即告知合同承办部门领导和法律顾问，承办部门或承办人应在法定或约定期限内，以法定或约定方式向对方提出异议或予以答复。履行异议出现时，承办部门或承办人应及时向公司法定代表人或签约人汇报。发出的异议文函或答复材料需经法律顾问审核。

第二十三条因合同履行情况发生变化需变更合同条款时，承办部门或承办人应以书面形式向对方提出变更合同的要求。书面文件应按国家法律规定的或合同约定的方式交给对方，在未得到对方书面答复前，除依法可以中止履行外，仍需按合同规定履行。承办部门或承办人不得以对方的口头（包括电话）答复作为合同变更的依据。

第二十四条对方提出变更合同要求的，必须以书面形式提出。对方口头（包括电话）提出变更合同要求的，承办部门或承办人必须要求对方提供书面文件，否则仍按原合同规定履行。

第二十五条因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义时，必须在不可抗力发生之日起15日内或不可抗力消除之日起3 日内，向法律顾问提出处理意见。需要解除合同的，须立即向对方提出书面解除要求，并提供有关证明文件。