xxxxxx有限责任公司合同管理制度第一章总则第一条目的为维护公司的合法权益，规范公司的合同管理，根据总公司《xxxx合同管理制度》等相关法律法规，并结合公司实际情况，特制定本合同管理制度，对合同发起、审核、签订、执行、终止归档，以及合同文本存档、查询、执行监督等进行规范。

第二条合同形式本制度所称合同是指公司在生产经营活动中所签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的书面文件。

合同的具体表现形式包括但不限于公司与其他自然人、法人、其他组织签订的合同、协议、约定书、备忘录、意向书、订购单、结算单和其他具有合同性质的文件。

第二章合同管理职能第三条主管部门综合管理部为合同管理的主管部门，设合同管理岗位，其主要职责为：1.建立健全公司合同管理制度；2.归口管理公司合同管理业务；3.负责组织公司合同管理检查与考核；4.组织协调总公司审计法务部参与并指导由总公司管理的招标采购项目、合同谈判及其他重大合同谈判；5.负责合同文本的审查，负责合同文本变更的审查；6.负责与总公司审计法务部对接工作；7.其他合同管理工作。

第四条主办部门本公司合同牵头订立部门是合同主办部门，主要职责为：1.负责牵头合同谈判；2.负责起草合同；3.发起合同审批流程，签订合同；4.确保合同得到全面履行；5.负责合同变更的业务及技术审查。

第三章合同签订及分类第五条OA设置1.公司根据本合同管理制度及公司分级管理权限在OA系统上设置相应流程。

2.特殊事项，OA系统上没有相应流程设置的，应采用书面审批形式完成合同审批流程。

第六条报审注意事项1.合同评审表填制人应尽量完整填写合同信息，以及合同签订的背景信息，签订原因或约定特殊条款的原因等。

2.各部门不得将同一合同业务拆分为多笔小额业务的方式规避审批权限。

3.合同金额为区间或选择项的，应填报最高金额进行审批。

4.审批权限只能提高不得降低。

5.在合同审批后签订前，若出现重大法律风险的，应立即停止签订合同并上报有权审批人。

第七条合同订立基本流程1.合同谈判由主办部门负责，必要时主办部门可以申请其他相关部门协同。

2.主办部门根据合同谈判情况，草拟合同文本并准备其他相关资料。

3.主办部门在发起合同时，应对合同风险进行全面审查，销售业务应按照销售业务流程事前进行交易风险评估；4.完成前述审查后，主办部门认为可以签订合同的，发起OA合同审批流程。

5.完成审批流程的，可以签订合同，未完成审批流程的，不得签订合同；6.合同审批时效最长不超过三个月，超过三个月未签订合同的，原则上应重新完成合同审批流程；7.主办部门的合同承办人负责合同文件的打印与校对；合同不得留有空白；8.合同落款签章处，主办部门合同承办人签字后，方能用印。

合同签订原则上应使用合同专用章，必要时可使用公司公章；9.综合管理部对合同进行统一归档编号，便于查找与存档。

第八条采购合同的订立1.采购合同为公司日常生产经营所需的物料，生产设备、器具、配件，生产用品的购买。

2.采购合同发起单位为公司产品部。

3.采购合同签订，除长期采购可以采用战略采购框架协议加订单形式外，每次采购均应签订对应的采购合同。

合同版本原则上应使用公司格式合同，非格式合同须经过总经理办公讨论审核通过。

4.签订单份采购合同金额在￥100万元及以上的,或者签订战略性采购框架协议的，需按照公司招投标规则进行招投标，方能确定合同相对方、合同单价、付款条件、质保期等其它主要合同条款。

部门发起OA合同审批流程时，需将招标文件、评标报告、中标单位的投标文件、中标通知书作为OA合同审批流程的附件。

5.签订单份采购合同金额在￥2000元以上（包括本数）的，需按照公司比选规则进行比选，方能确定合同相对方、合同单价、付款条件等主要合同条款。

各部门发起OA合同审批流程时，需将比选表作为OA合同审批流程的附件，若签订单份合同金额在￥50万元以上（包括本数），还应将三家及以上的经候选单位盖章的比选单或者国家、行业颁布的计价依据附在附件中。

第九条销售合同的订立1.销售合同为公司自有或外采产品销售，不包括安装。

2.销售合同发起单位为公司销售部。

3.销售合同，公司有格式合同的，原则应采用公司格式合同，无格式合同或无法使用格式合同的须经过公司总经理办公会讨论审核方能使用，并按公司分级授权管理权限进行审核。

第十条特殊采购及费用类合同的订立1.特殊采购是指公司新增固定资产采购、办公用品采购、办公用房改造工程采购等。

2.费用类合同是指法律、审计、评估等咨询类，以及知识产权代理，诉讼代理等购买服务类合同。

3.特殊采购合同发起单位为公司综合管理部；费用类合同发起单位为有购买该项服务职能的公司部门。

4.特殊采购及费用类合同主要条款的确定方式单份合同金额在￥100万元及以上的采购合同，需按照公司招投标规则进行招投标，方能确定合同相对方、合同单价、付款条件、质保期等其它主要合同条款。

采购部门发起OA合同审批流程时，需将招标文件、评标报告、中标单位的投标文件、中标通知书作为OA合同审批流程的附件。

签订单份合同金额在￥2000元以上（包括本数）的采购合同，需按照公司比选规则进行比选，方能确定合同相对方、合同单价、付款条件等主要合同条款。

采购部门发起OA合同审批流程时，需将比选表作为OA合同审批流程的附件，若签订单份合同金额在￥50万元以上（包括本数），还应将三家及以上的经候选单位盖章的比选单或者国家、行业颁布的计价依据附在附件中。

第十一条战略合作框架协议的订立1.战略合作框架协议包括战略采购、战略销售、技术合作、服务合作、资源共享等无合同金额或者金额不明确的协议。

2.战略合作框架协议的发起单位为综合管理部，需经过公司总部审核通过。

第十二条投资类协议1.投资类协议主要是指新设公司、收购兼并等相关协议。

2.投资类协议发起单位为综合管理部。

第十三条借款、担保协议1.借款、担保协议，主要是指公司借出款项或提供担保，以及贷款和取得担保。

2.公司借出款项或提供担保，按照公司分级管理权限进行审批。

第四章格式合同第十四条格式合同定义本规定所称格式合同为公司总部为公司日常经营预先拟订或印制成固定格式的合同，以公司总部红头文件下发，并经本公司综合管理部以本公司红头文件下发使用为准。

第十五条格式合同的使用与评审1.凡公司相关业务为格式合同所覆盖的，必须使用公司格式合同，且不得对合同进行修改、涂改。

2.格式合同的使用、报审，严格按公司下发的格式合同红头文件执行。

第十六条格式合同的变更若确因特殊情况需要使用其他合同版本的或对格式合同进行修改的，特殊供应商、销售商以及特殊项目等不便于采用格式合同的，应参考对应格式合同内容进行修订，修订后按公司分级审批权限进行审核。

第五章合同文本管理第十七条合同文本本制度所指合同文本，是指经签字或盖章后已成立的合同纸质原件。

第十八条合同文本归档管理综合管理部设置合同管理岗位，由专人负责公司合同原件存档保管工作，以及合同履行完毕后，与合同履行相关资料的存档保管工作。

合同签订后，各部门应将合同原件及其它相关材料交综合管理部统一归档；合同主办部门也应当做好原件备份。

合同除纸质存档外，应同时对合同进行电子存档，存档形式为扫描或拍照。

第十九条存档材料1.合同及其附件（均为原件）；2.当事人为法人的，提供营业执照、组织机构代码（复印件均需加盖鲜章）；3.当事人为自然人的，提供身份证复印件；4.审批流程单。

5.授权委托书（合同总金额￥200万元及以上的，若合同签字人非法人，需要出具委托授权书。

）第二十条合同编号1.合同编号由公司对应业务部门自行编号。

2.编号原则：编号不应重复，应具有连续性。

第二十一条合同存档号1.本公司合同，合同存档号由合同管理岗编制；2.存档号编制规则（1）基本规则为：“单位名称”（ZH）-“合同”拼音首字母“HT”-“年”（4 位）“月”（2位）“日”（2位）-“流水号“（2 位），示例：ZHHT- 20141001-01。

（2）根据实际情况进行特殊编号。

第六章合同执行管理第二十二条合同履行合同签订后，合同签订主体应严格按合同约定行使权利、履行义务。

第二十三条合同台账管理综合管理部应建立合同台账，以跟踪管理合同执行情况。

合同管理台账包括了合同的主要内容、履行情况、责任人信息等。

第二十四条合同执行过程中的资料档案管理合同主办部门及人员应重视合同履行过程中的有效管控、资料留底工作，特别是销售类合同的过程管控，须及时全面收集业务发生的各项档案资料。

综合管理部对合同及履行资料等档案应严格管理，制作资料清单目录，根据《档案管理办法》存档、查阅合同档案。

合同履行完毕前，业务主办人为业务合同及履行资料的收集、保管直接责任人，该业务主办人的部门负责人为直接管理责任人。

合同履行完毕后，业务主办人应将该合同履行全部资料移交给合同管理岗存档。

档案资料包括：合同、协议、补充协议、订单、发货单、产品合格证、运单、签收单、验收单（报告）、产品变更单、售后服务记录、收款凭证（复印件）、询证函、对账单、客户付款承诺、联络函及邮件送达该联络函的快递单、催收单及邮件送达该催收单的快递单等纸质、电子、语音资料。

第二十五条合同管理台账定期报备合同管理岗应将已签订（合同各方均已盖章）未履行、正在履行和已经履行完毕的合同进行登记。

并于每月25日，将更新的合同管理台账电子版报送总部审计法务部合同管理员处。

遇节假日的，顺延至节假日后第1个工作日。

第二十六条保密责任合同管理台账属于公司商业秘密，各部门应注意保密，不得随意传播、散布合同管理台账相关信息，若需借阅的应按《档案管理办法》完善相关手续后方可借阅。

第二十七条合同终止的归档管理1.合同终止包括履行完毕、合同解除、合同有效期到期等不再继续履行的情况。

2.合同终止并且合同项下的所有债权债务均了结后，合同主办人将合同原件及执行期间相关发货确认单、付款情况、工作联系函等资料及资料清单，按照合同终止归档移交审批表，填制审核后，移交至综合管理部档案保管人员处。

第七章附则第二十八条本制度的解释修订权归综合管理部。

第二十九条本制度经总经理办公会审核，总经理签批生效。

附件：合同终止归档移交审批表附件1：合同终止归档移交审批表。