推行比质比价管理,不断规范企业物资采购行为新疆阜康冶炼厂三年来,我厂认真贯彻国家经贸委颁布的《国有工业企业物资采购暂行规定》(国经贸企改[ 1999 ] 252号) ,努力克服各种认识上的差异和实施过程中的不利影响,积极探索,及时总结,不断完善,坚持不懈地开展比质比价采购管理工作。
三年走出三大步,共查出不规范采24 起,索赔退货共计9. 27 万元,撤换分承包方采购点11 处,全厂大宗原材料100 %进行比质比价采购,辅助材料也达到了90 %以上。
三年来,降低物资采购成本289. 42 万元(1999 年87. 62 万元;2000 年134万元;2001 年67. 8 万元) ,为企业走出困境,提高经济效益,实现经济可持续发展起到了积极的作用。
现将我们的基本作法和体会介绍如下: 1 推行比价管理,规范采购行为我厂从1999 年开始推行比价管理工作,三年来,始终将这项工作做为加强企业管理、节能降耗、降低成本和扭亏增盈的重要措施来抓,取得了较好的实际效果和经济效益。
1. 1 制定管理规则,规范采购行为我们出台了《阜康冶炼厂采购比价管理实施办法》和《阜康炼厂定点采购实施办法》,并确定了采购程序:在采购计划实施前由采购员填报《物资采购价格申报单》,详细填写采购物资的名称、规格、型号、货比三家的价格及联系人员、联系电话等报厂企管办进行价格比价审核,主审人员根据所掌握的价格标定采购上限价格签字确认,反馈给采购人员执行,执行后将审核过的《物资采购价格审报单》,货物发票(一般要增值税票) 、购销合同(一次性采购价值在5 000 元以上必须订立购销合同) ,一并交企管办再进行物价审核。
实际采购单价是否与申报价格一致,超出的必须做出说明,在物价管理人员通过落实(电话、传真)确定,并请主管领导批准后,方可以加盖物价审核章,登记在物价管理部门建立的可追溯责任的比价管理信息台帐内,定期或不定期进行监督抽查。
1. 2 进行物资分类,建立信息台帐将采购的物资的种类、型号、规格、采购单价、产地、名牌、厂家名称、联系电话和具体负责人以及采购员姓名等一一登记,建立采购比价信息台帐,作为采购比价的第一手资料。
考虑到采购供应的连续性,供应的材料必须先试用合格再定点供应。
1. 3 实行动态管理在对已定点的供应点进行质量、价格监管的同时,广泛收集市场信息,通过市场调查不断优化供应商和供应价格,并保证我厂物资供应的连续性,使主动权始终掌握在自己手中。
1. 4 推行采购报销入帐“四到位”制度采购人、批准人、物价审核人、质量验收人共同在凭证上签字,手续齐全才可以报销入帐。
1. 5 实行采购质量责任人制度比价采购管理中,严格执行“比价先比质”的原则,采取“三比”的方式(同种产品比质量、同种质量比价格,同种价格比信誉) ,建立采购质量的保证体系。
实行采购质量负责人制度,谁采购的产品,谁负责到底,并严格与岗位经济责任制挂钩考核,每月考核一次。
1. 6 实施全员监督采购比价管理实行专业管理和群众监督相结合和办法,通过厂务公开会议和定期将该月采购不规范行为、多次超限价采购、不正常非定点采购等等,在厂大门口玻璃橱窗内进行爆光,实施全员监督。
2 比价和选择厂家比价和选择厂家,是比价管理的重要环节。
我们的作法是:2. 1 选择定点供应对象首选以前有过往来,且是厂家直销部门的供货渠道做为定点供应的对象。
以确保质量为前提,价格优惠为条件,及时清结为要求,面对面的谈判,确定双方可以接受的供货价格,经过不少于三家的市场比价之后得以确定,并做为采购的上限控制价格的标准。
当然在以后的市场调研时,这个价格标准仍要经过不断的比较,发现不合理情况坚决予以纠正,使之达到最佳状态,例如:我厂与西安一家驻乌销售公司购买尾渣技改工程的仪器仪表合同,共计5. 26 万元,合同规定运杂费由需方我厂乘担。
合同草签后,在我们审核过程中,发现价格比西安本厂报价高出3 %以上,为此我们提出如果执行乌市供应价,运费必须由供方承担,否则不能成交。
结果双方重新修改合同,由供方承担了全部运杂费,节约了采购成本7. 6 %。
类似的这样,我们对许多物资材料,采价一个,控制一个,使用一个。
2. 2 对物资进行分类管理根据我厂使用材料量的大小和价值的高低,我们首先对日常生产用量大、比价见效快的A类物资如:纯碱、草酸、碳酸钡、亚硫酸钠等,通过签订长期(一般为半年)供应合同,将双方谈判达到一致的供应价格规定下来。
类似的还有:化玻试剂、五金交电、电器电缆、标准件、橡塑制品等,我们确定定点供应的标准是:保证采购供应的产品材料在我厂已有使用或试用被认可为条件,且具备相当的存货实力,可以直供而不是调货、配货的二手货以减少采购中间环节,降低采购供应价格。
经过我们对全厂使用的几千种不同种类、不同规格材料中的600 种大宗材料的市场调查,从零开始到逐渐的认识、了解和基本掌握,购货质量和价格逐步趋于合理,基本是100%定出了专供我厂使用的供应价,有的比批发价还要低,如:我厂使用的批量标准件是由乌市一家生产厂家(公司)进货的,以往供应给我们的价格高于他们给中间经销商的价格5%。
2. 3 筛选供应对象我厂采取比价采购后,明确告诉要选择定点供应商,如果价格上没有优势,将不作为选择对象。
该公司为了抢占市场,在给中间经销商的价格基础上下浮动15 %作为对我厂的供应价,一正一反我厂获得20 %的价差。
目前我厂各种材料、备品备件供应价格水平较未进行采购比价前,从原批发价上浮5 %～10 %下调到批发价以下15 %,或是一次性下调30 %～40 %,少的也有3 %～5 %的下调比例,同时把原来比较混乱的采购供应程序、供应客户、采购品种、质量指标以及采购完成的结果等一并公开,改变了人们的印象中采购发生在企业围墙之外,易形成管理“盲区”的失控状况。
3 建立比价采购质保体系,努力降低采购成本我厂在推行比价采购管理中,严格执行“比价先比质”的原则,坚持采购物资必须在满足产品技术质量要求的前提下,采取同种产品比质量、同种质量比价格,同种价格比信誉的方法,为了保证我厂在实施比价采购中不致出现价低质次、滥竽充数、混水摸鱼的现象的发生,在加强采购物资基准单价的设定上力求反映市场实际水平,在规范采购程序公正的同时,也加强了对采购人员行为的全方位的监管制度,建立了采购质量的保证体系。
3. 1 每月召开一次管理会议每月由厂长亲自主持召开一次冶炼厂物价管理会议,请厂物价管理部门、采购执行部门和财务、监察以及部分使用部门的负责人参加、对全月采购情况进行总结,对不执行采购申报程序、先斩后奏、超限价采购以及非定点采购、质次价高影响生产正常运行的现象进行分析,最终作出处理。
3. 2 实行无异常事故承诺制度实行采购物资质量异议期内无异常事故承诺制度,采购人员在进行采购前先与供货方确定质量异议期限,并作出质量异议期内发生一切质量事故均要赔偿2～3 倍的承诺,以确保企业不受损失。
3. 3 加强采购质量管理择优选定2～3 家同种材料的供应点,由厂物价管理部门、采购执行部门和使用部门技术人员三家实地考察,依据我厂定点供应的标准确定供货关系,制定定点供应价格。
4 明确部门职责,划分权限范围每届领导班子,均将比质比价采购管理工作列为厂里重要事宜来抓,及时修订和完善《比质比价采购管理办法》,明确企管办做好详细地比质比价采购管理台帐,驻乌办事处为全厂在疆内原、辅材料、备品备件的采购实施部门,机动科、材料科负责,根据生产所需材料单耗编制材料采购计划,严格控制原、辅材料、备品备件进厂检验,确保不合格的产品不投入生产。
同时在企业内部形成健全的监督约束机制,购、管脱离,做到“三个一”:即每月由企管办牵头组织厂长主持召开一次比价工作例会,了解协调比质比价采购管理工作出现的问题,对月度比质比价工作进行评价;每月由企管办将本月物资采购比质比价情况汇总一份报表,报厂长;每月由企管办比质比价管理人员下车间巡查,搜集进厂原、辅材料、备品备件质量信息,形成报告,送厂长。
这样以来,比质比价采购管理工作就由过去的事后管理,变成现在的事前计划,事中控制,事后反馈的全过程管理。
5 不断完善,规范管理5. 1 变“市场采购”为“厂家直购”我们改变以往在价格上压价的作法,通过变“市场采购”为“厂家直购”;变“原厂购配件”为“专业加工厂家”订货等等方法,彻底解决零配件“专业性强”采购面窄而造成的采购成本居高不下的问题,比如加压釜用聚四氟乙稀3 6L 缠绕式垫片,原一直是从乌市某设备公司的协作厂采购,单价在50 ～6 0元个不等,去年我们从浙江希尔达密封制品有限责任公司寻到相同材质、规格的货源,单价20～25 元/个,可节约50 %资金。
通过一年试用,完全可以满足生产需要,类似的如:重庆江北某厂产SGZ1000 - N 三足离心机备件、河北泊头某厂BMY22/ 630 板框备件,均另辟采购捷径,单价大幅度下调。
5. 2 加大质量调查的力度2001年,我们加大了现场采购物资的质量是否满足生产需要情况调查的力度,针对基层(车间)反映厂物价管理一味比价压价,而不顾质量致使采购物资次品增多的说法,我们组织了专项调查,结果均属采购人员责任心不到位、采购人员图省事、怕麻烦、一点配货采购、给什么东西就要什么东西、质量不闻不问造成的,例如:我们抽查乌市一家成套电器设备有限公司的一份西门子产接触器、热继电器的产品供应合同,结果发现供应商避开采购人员和现场材料计划申报技术人员,乘现场使用急需之机,直接将供货交到检修班组进行投入使用,以达到偷梁换柱、以次充好、套取高价的目的,最后通过我们以事实为依据与供货商谈判、在原供应合同标的基础上进行了50 %索赔。
又如:2001 年4 月,正适开车伊始,生产车间反映新进的一批铁锹存在质量问题,质软、厚度不够、极易损坏。
采购人员解释为物价部门限定的价格就只能购买如此铁锹,质量好的有,但价格高。
最后通过我们调查,供应商承认是货拿错了,同意在原价上退换,并负责将合格铁锹送到现场。
再次证明了我们所限定的价格的权威性。
5. 3 防范事实上的独家价格垄断根据我厂实施比质比价采购制度建立以来,在采购具体实施过程中出现的新问题,我们及时起草相应措施报厂主管领导研究批准下发执行。
2001 年,我们根据“事实上的独家价格垄断”现象,明文规定“不能连续两次在同一家进行采购同一种类的物资,否则将不予报销”。
通过这一规定的实施,我们先后发现了在化玻试剂、液氨、铅阳极板、滤布等重要的原、辅材料质量、价格以及售后服务上的可挖潜力。
先后比较在均能满足生产需要的前提下,降低采购价格8.6 %～11 %,并不同程度地提高了售后服务的质量。
另外我们还与厂工会一道,按月把采购价格执行情况作为厂务公开的一项主要内容,接受全厂干部、职工的监督。