5.7 记录的填写及更改： 各部门或岗位人员严格按照记录表格的内容填写，要求
字迹工整清晰、内容完整真实，不得使用铅笔、红色笔填写， 如填写有误需更改，由原记录人负责更改，采用手改方式， 正确内容填写在更改部位上方，更改ห้องสมุดไป่ตู้更改人在更改部位下
方签名并标注修改日期。 5.8 记录的传递、保存 5.8.1 各部门、岗位工作活动产生的记录应于活动结束
后传递至本部门主管处，经本部门主管检查无误后按月整理 编册移交公司安全员（兼职）整理入档保存。
5.8.2 安全员（兼职）将各种记录、档案分类装订存放， 原则是以一个月为一装订周期，不同记录根据使用量的多少 装订周期可区别对待，同时做好标识便于查找。
5.8.3 安全员（兼职）对各种记录档案制定保存时间（一 般保存期为三年,重要文件 5 年和长期保存），对于外来文件 应根据文件性质确定保存期限，涉及到长期有效，政府行政 公文，阶段性规定的文件等在确定保存期限时应谨慎。
6、形成的文件和记录
6.1 安 全 生 产 标 准 化 体 系 总 体 清 单
无编号
6.2 有 效 版 本 受 控 清 单
编号：AQJL-04-05
6.3 文 件 （ 档 案 ） 借 阅 、 复 制 记 录
编号：AQJL-04-06
6.4
文
件
发
放
记
录
编号：AQJL-04-07
6.5 文 件 （ 档 案 ） 销 毁 记 录
财务账簿等文件等由财务部负责控制。 5.2.2 行政文件：红头文件、会议纪要、接收的党政外
来文件等由管理部控制。
5.2.3 安全标准化体系文件：年度方针目标、承诺书， 安全管理制度、操作规程、安全生产责任制、风险辨识、安 全标准化年度内外审文件、记录表单由安全员（兼职）负责 控制。
5.2.4 技术文件：企业建筑设计图纸、消防系统等等由 管理部负责控制。
5.8.4 安全员（兼职）建立记录档案存贮记录，各种记 录、档案必须贮存于干燥的橱柜中，防止受潮损坏。
5.9 记录档案的作废、销毁 管理部每年年末对贮存记录、档案进行检查，超出保存 期限的记录档案，如无保存价值，经总经理审核同意后，可 作废或者销毁。 对于作废文件，加盖“作废保留”章后作为二次用纸使 用。 对于涉及公司运行信息的资料需要做销毁处理，应作销 毁记录。
5.3.2外来文件的编号可沿用原有编号。 5.3.3其他无编号的文件要注意标注接收日期、编制日期， 以便后期查找使用方便。 5.4. 文件的编制、审批和发布 5.4.1 文 件 编 制 由 承 担 其 管 理 和 使 用 职 责 的 部 门 负 责 提 出，文件引出的记录应跟随文件并保持对应关系，其责任部 门负责组织编制并设计引出的记录。 5.4.2 文件审批、发布的权限：
评审原因（按《文件管理制度》中所列原因填写） 评审文件的主要内容：
评审文件建议更改内容简述：
文
件
评
审
记
录
人
：
年月日
编制部门审核意见：
年月日 分管领导审批意见：
签
字
：
年月日
签
字
：
主要领导意见：
签
年月日
备注：
6.7
文件更改申
编号：AQJL-04-10
文件更改申请单
文件名称
编号
更改位置及原因：
字
：
请单
各部门根据企业安全生产管理各个工作过程及相应文 件编制相应记录表格，记录应能够完整反映相关过程及结 果。
管理部组织统一印刷，空白记录由办公室保存，使用部 门或岗位每次按一个月的使用量领取。
由安全员（兼职）、设备管理员下发的安全生产标准化 体系文件、设备操作规程等永久性记录下发时在封面右上角 位置加盖红色“受控”章作为标识。
文件记录和档案管理制度 1、目的
为确保公司对安全生产标准化管理体系有关的所有文 件记录和档案资料得到有效的控制，以确保各部门按本制度 要求对文件和记录的设计、编制、审核、批准、发布、接收、 使用、更改、归档等进行管理，并且对安全生产过程进行有 效的安全状态记录，保证安全生产工作的可追溯性，特制定 本制度。 2、适应范围
编号：AQJL-04-08
6.6
文
件
评
审
表
编号：AQJL-04-09
6.7
文件更改申请单
编号：AQJL-04-10
7、附记
无
6.1 安全生产标准化体系总体清单
安全生产标准化体系总体清单
无
编号
序号
文件名称
发布时间
版本
备注
6.2 有效版本受控清单 有效版本受控清单
编号：
AQJL-04-05
序号
文件名称 文件编 版 保存期 部门 备 注
a) 方针目标等由总经理组织编制批准发布； b）程序制度文件以及相应的表单由有关责任部门组织 编制，安全员（兼职）负责组织各部门审核修订，总经理 审批后发布； c）外来文件的办理由管理部收集转交总经理批阅后保 存。 5.5 制度规程文件的发放及使用、管理
鉴于企业规模和实际情况，由安全员（兼职）负责制度 规程文件的分发和登记记录。各单位在发放表上签字接收。
5.6 安全生产标准化体系文件修订更新要求、检查考核 安全员（兼职）和各职能部门依据本单位经营活动实
际发展需要和公司业务需要，安全员（兼职）每年组织一次 安全标准化体系文件的修订更新工作，组织各部门召开会 议、座谈会等形式讨论体系文件的可行性，需要更新修订时 填写文件评审单，安全员（兼职）组织各单位审核，最终由 总经理批准实施。
号本限
文件（档案）借阅、复制记录 编号：AQJL-04-06
文件（档
借阅、
受控状
签
时间 案） 编号 版本
复制
态
名
名称
份数
归还 日期
6.4 文件发放记录
文件发放记录
编号：
AQJL-04-07
序 文件名 文 件 编 版本 发放 份 使用部 接受日
号 称号
号数 门
期
6.5 文件（档案）销毁记录 文件（档案）销毁记录 编号：
AQJL-04-08
文件编 文 件 名 数
日期
号
称
量
销毁原 批准
销毁人 备注
因
人
6.6
文
件
评
审
表
编号：AQJL-04-09
文件评审表
本次评审性质：
□年度评审
□修订文件
□废止文件
文件名称：
文件编号：
版本：
文件生效（废止）日期： 年 文件评审日期：
年
月日
月日
评审参加人员签名（或见评审会议签到表）。
（要求编制部门组织各部门相关的管理人员、技术人员及工人代 表等）
表单记录编号要求：按照安全生产标准化13大要素的顺 序，以AQJL为头，表示“安全记录”，后面为该要素的制度 规程序号。如：第4个要素“安全生产法律法规与其它要求”
中安全生产法律、法规和其他要求管理制度适用的“安全生 产法律、法规和其他要求清单”就定义为AQJL-4-1，表示是 安全生产标准化标准化管理体系中第4个要素的第一个记录 表单，如后面还有就按照AQJL-4-2等序号向下排列。
4.1总经理：记录、档案的调阅、销毁申请的审批。
4.2管理部：负责文件记录和档案管理的实施和运行。
负责公司运营的安全生产证件、企业消防安全档案、
人员档案、安全标准化申请、评审、等级牌匾等安全档案
的日常保管管理。 4.3安全员（兼职）：负责公司安全消防档案的编制入
档，负责安全生产标准化体系文件系统的修订、上报审批 以及下发工作。督促检查各单位安全生产记录的实施情况。 负责协助办公室建立健全安全生产标准化相关档案。
5.2.6 管理部应建立“安全生产标准化体系记录总清 单”，并按清单中规定的期限保存，到期及时申请销毁，应 督促检查各部门文件资料控制以及表单记录情况。 5.3 文件和资料的编号
5.3.1 制度规程、表单记录文件的编号,依据下列进行。 制度规程编号要求： 按照安全生产标准化13大要素的顺序，以*-AQZD为头，
适用于公司安全生产活动产生的记录、证件证书等的管 理，同时也适用于文件和记录控制涉及相关环节的管理。 3、引用文件、术语定义
3.1 文件：是指信息及其他承载媒体，包括记录、规范、 程序、图样、报告、标准及外来文件。
3.2 记录：属于特殊文件，没填写时作为文件控制，填 写后作为凭证，不允许随意涂改。 4、职责
表示“企业安全管理制度”，后面为该要素的制度规程序号。 如：第4个要素“安全生产法律法规与其它要求”中“安全 生产法律、法规和其他要求管理制度”就定义为*-AQZD4.1， 表示是安全生产标准化标准化管理体系中第4个要素的第一 个制度规程，如后面还有就按照*-AQZD4.2、*-AQZD4.3、等 序号向下排列。
4.4相关部门：负责安全生产记录的填写、记录及档案 的收集、暂存和上报。
5、管理程序 5.1 文件和记录的分类： 5.1.1 按文件来源分：分为内部文件、记录和外来文
件、记录； 5.1.2 按文件类别分：财务文件和记录、行政性文件
和记录、管理体系文件和记录、技术文件和记录。
5.2 文件和记录控制范围有： 5.2.1 财务文件：营业执照、税务登记、组织机构代码、
版本
更改后内容： 受此影响引起的其他更改文件名称：
所在部门意见： 审批部门意见
申请人：
日期：
签 名：
日期：
签 名：
日期：