我们平常所见到的订单、生产计划单、随工单、首件 记录、待检单、领料单、出入库单、检验合格单、生产日 报表、统计表、工资单等等。
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(二)记录的作用与基本要求
1、作用： （1）为产品的过程和结果是否符合质量管理
体系要求及有效性提供证据,具有可追溯性；
（2）为正确评价产品质量提供客观证据；
（3）为采取预防和纠正措施提供重要依据。
线代之，如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜
线代之。
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2、基本要求
（6）签署要求：记录中会包含各种类型的签署（各级 职能人员签名），有作业后的签署，有填表、认可、
审定、批准等签署，这些签署就是原则、权限和相互
关系的体现，是记录运作中不可缺少的组成部分，任 何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允 许有姓无名或有名无姓情况存在，更不允许将名字签 得龙飞凤舞，谁都不认识。签名后面同时要写上日期 ，
颜色 颜色
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颜色
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颜色
颜色 颜色
在表格上应用颜色分为字体颜色与底板颜色二种，其目的是利用颜 色来区分类别，另外就是增加美观度。但是如果你运用得不好，则效果 相反！会弄得哭笑不得！
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三、表单设计
（一）基本构成
（二）常见缺陷
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（一）基本构成
页眉 标题 表头 公式 分联 编号
别人都看明白。
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2、基本要求
（4）笔误的处理：在填写记录出现笔误后，不要在笔 误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖， 正确的处理笔误的方法是在笔误的文字或数据上，用 原使用的笔墨先画一至二条横平行线，再在笔误处的
上行间或下行间填上正确的文字和数值。
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2、基本要求
（5）空白栏的处理：有些记录在运作的情况下个别栏 目无内容可填。怎么处置呢？空白栏目不能不填，其 填写的方法是在空白的适中位置画一横线，表示记录 者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横
为依据）。
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（三）记录的管理和控制
2、 记录的控制：我们在质量环境管理体系程序中编 制了一份专门与记录有关的《文件控制程序》， 其文件编号为SK/P01-2011，该程序中系统地规定了 文件的分类和编号、文件的编写与审批、文件的保存
和标识、文件的发放、修订、回收和销毁等等详细的
规定，这部分请参加《文件控制程序》的讲座。
表体
表尾 页脚
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1、标题：
表单的名称！ 标题的字体一般用黑体，字号用二号到三号之间， 可以加粗！标题字数多的话可以分二行，上面一项字 号要比下面一项小，标题下面也可加花线以突出主题 。 主标题下面还可加上副标题，内容包括：填表单位 或收表单位以及填表日期。涉及的数据如有时间界限 的应加上裁止日期。副标题的字体和字号可以同表体 相一致。
记录
----教你画一张漂亮的表格
----ISO9000系列知识讲座
王国友
讲座内容
一、记录理论 二、表单基础
三、表单设计

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一、记录理论
(一) 什么是记录？ (二) 记录的作用与基本要求
(三) 记录的管理和控制
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(一)什么是记录？
把能反应作业过程的内容，产生的问题结果用表格， 图片，文字等形式来描述的帐卡表单，通称为记录。是 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件！ 可以用公式表示为： 记录= 多样的格式 + 动态的数据
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2、基本要求
（1）永不褪色：记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或
签字笔，原则上一律用黑颜色，不能用红、蓝色。
要考虑其字迹的持久性和可靠性，以确保记录 永不褪色。
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2、基本要求
（2）第一手数据：记录要保持现场运作，如实记录， 做到原始性。 原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记。
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2、基本要求
（3）清晰准确：记录是作为阐明质量管理体系所取得 结果或提供完成活动的证据，首先要属实，要做到属 实，就要将过程做到位并将运作事实记得正确和清晰， 语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚，也能使
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二、表单基础
各单元基本常识 线条、文字、颜色
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（一）各单元基本常识
1、线条
（1）正线：也称细实线， 一般用于表格的内芯---表体部份； （2）反线：也称粗实线， 一般用于表格的外框或重要的分栏线； （3）斜线：也称分栏线， 一般用于交叉式表格之用； （4）花线：也称装饰线， 一般用于装饰表格的外框及标题之用。
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（三）记录的管理和控制
3、 记录的贮存和保管：记录应当按照档案要求立卷 贮存和保管。记录的保管由专人或专门的主管部门负 责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和 存取，保管环境应适宜可靠，干燥、通风，并配备合 适的架、箱。应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、 变质和丢失。 一般情况下，记录的保存期限为2年，主要的记 录应保存3年，重要的记录应长期保存。
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2、表头：
统计的范围与项目！ 表头可以根据实际内容进行设计成纵式、横 式、单列式、归类式和交叉式等。表头的字体用 仿宋、楷体和黑体三种为宜，字号用五号到小四 号之间，可以加粗！
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3、表体
表体部份用细实线划分成横直分列的格子，用来 填各种数据，与表头紧密相连，不可分割！格中输 入的数字或文字如果打印出来以后不需要人工修改 的话，尽量设置为居中，如需要修改的则设置为靠 下，留一小格给别人填修改后的数。 表体内的字体一般用仿宋或楷体，不必加粗，字 号与表头相等或小一到半号。
日期也应写全年月日，不得少年缺月。
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（三）记录的管理和控制
1、 记录的标识：应具有唯一性标识，为了便于归档 和检索，记录应具有分类号和流水号。标识的内容应 包括：记录表格所属的质量管理文件的编号、版本号、 表号、页号、没有标识或不符合标识要求的记录表格
是无效的表格（表单的编号以对应的程序文件的编号
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文字在表单上的排列
群众有困难找警察 群众有困难 找 警 察 群众有困 难找警察
杭州市长春药店
杭 州 市 长春药店
产 品 名 称
杭州市长 春 药 店
产品名 称 王老五 张三 产品名 称 王老 五张 三
产 品 名 称
产 品 名 称 王老五
王老五 张 三
张三
王老五张 三
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3、颜色
颜色运用原则：
颜色
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1、线条
斜线
反线
花线
正线
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2、文字
表单是由线条及文字组合而成，只有文字没 有线条不叫表单！有线条而没文字的表单表达不 了什么，所以表单上的文字非常重要！那么所用 的文字字体也是有一定的规范，而不是想用什么 字体就用什么字体，想用什么字号就用什么字号， 这与表格的美观度有关，我们见到的表格虽然都 有图文，都能反映问题，但设计得好坏，看上去 感觉就不一样，特别在字体和字号的运用上更为 突出。