会展策划基础知识了解1、参展的流程和注意事项首先，展品选择是第一位的。

展品是给观摩者留下印象的最重要因素。

展品选择应依据三项原则：1 、针对性2 、代表性3 、独特性。

针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。

代表性是指展品要体现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。

独特性是指展品要有自己的独到之处，与同类产品相比，明显有别。

其次，参展商的现场展示。

现在，很多参展商都采用歌舞表演，有奖问答和视频音频的展示方法。

这是因为在静态条件下，并不能说明展品的全部性能，显示全部特征，需要借助其他材料或设备等手段来加以说明，强调及渲染。

参展商要注意引导参观者的现场参与，并准备一些小包装样品免费派发。

第三，展台设计。

当前，很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。

各参展商也越来越重视特装修。

但特装并非花钱越多，装修越豪华越好。

参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象，吸引参观者的注意力。

因此，你可以从几个方面衡量装修是否达到目的：1 、展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调；2 、展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主；3 、展台设计需考虑参自身的公众形象，不可过于标新立异；4 、不要忽略展台的展示、会谈、咨询和休息等基本功能。

第四，工作人员的配备是展览成功的关键。

展台的人员配备可从四个方面加以考虑：1 、按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员；2 、根据工作量的大小决定人员数量；3 、人员的基本素质及个性；4 、加强专业知识的培训及产品性能的了解，包括专业知识、产品性能、演示方法等等。

第五，客户邀请。

前往专业展会的参观者目标都很明确。

所以参展者除了被动地等待客户，开展前要有意识地邀请客户。

可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。

有经验的大公司做这些事情的时候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周详的计划。

参考下表，看一看你做到了吗?参展计划时间表：（一）12 个月前：1 、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年展览计划；2 、与展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料；3 、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；4 、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。

（二）9 个月前：1 、设计展览结构；2 、取得展览管理公司的设计批准；3 、选择并准备参展产品；4 、与国外潜在客户及目前顾客联络；5 、制作展览宣传册。

（三）6 个月前：1 、以广告或邮件等进行推广活动；2 、确定旅行计划；3 、预付展览场地及其他服务所需款项；4 、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；5 、安排展览期间翻译员；6 、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。

（四）3 个月前：1 、继续追踪产品推广活动；2 、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签；3 、将展位结构设计做最后的决定；4 、计划访客回应处理程序；5 、训练参展员工；6 、排定展览期间的约谈；7 、安排展览现场或场外的招待会；8 、出国展则需购买外汇。

（五）四天前：1 、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；2 、搭乘飞机至目的地。

（六）三天前：1 、抵达，饭店登记；2 、视查展览厅及场地；3 、咨询运输商，确定所有运送物品是否安全抵达；4 、指示运输承包商将物品运送至会场；5 、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；6 、与展览组织代表联络，告知通讯方法；7 、访问当地顾客。

（七）两天前：1 、确定所有物品运送完成；2 、查看租用的设备及所有用品，了解其功能；3 、布置展位；4 、将所有活动节目做最后的决定。

（八）一天前：1 、将摊位架构、设备及用品做最后的检查；2 、将促销用品送达直接分配中心；3 、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。

（九）展览期间：1 、尽早到会场；2 、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心；3 、实地观察后尽早预约明年场地；4 、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；5 、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时报告总部作出合理答复。

一旦应诺，必须按质按期完成；6 、将每日情况做成简报通知员工；7 、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应。

（十）展览结束：1 、监督摊位拆除；2 、处理商机；3 、寄出感谢卡。

2、会议中需要使用的设备搭配尽管现在出现了非常精密、复杂的视听设备和电教系统，但会展策划师需要准备的基本视听设备种类还是一样的：屏幕/放映机/灯光/传声/场地布置。

屏幕/放映机：安放屏幕的位置、角度要合适，是演讲人头不用离开讲桌上的麦克风便能看见屏幕。

屏幕的大小取决于房间的高度。

屏幕底部距离地面应该不少于1．22米。

放映机的种类：（幕前投影仪）它的投影效果图象清晰、真实，但这种放映机一般放在会议室里离观中较近的地方。

（幕后投影仪）它放置于屏幕后面，从会议室的座位上是看不见的，虽然图象表现不如幕前投影仪放的那麽清楚，但能使会议室显得更整洁。

灯光：灯光亮度应该调暗，以便屏幕上的画面能够清晰，但也不能太暗否则观众无法记笔记。

音响：音响必须保证所有的观众都能听清楚。

常用麦克风：1．微型麦克风。

这种麦克风需要围绕在脖子上或夹在上衣的翻领上。

2．手持麦克风。

是一种传统的扩音器，说话时麦克风必须距离嘴巴很近。

3．固定于桌面的麦克风。

演讲人演讲时不能离开讲桌，限制了演讲人的行动。

4．桌面麦克风。

常用于小组讨论。

5．落地式麦克风。

这种麦克风放置在可伸缩的金属架上，引线较长，使的演讲人可以走动。

6．漫游式麦克风。

这是一种手持式麦克风，引线可有可无。

3、会展策划中展览设计的规定各国、各地的展览会对会展策划展览设计、施工都会有各种各样的管理规定和限制。

很多规定和限制是与维护公共安全和公共秩序有关，您了解吗?（1）有关展台的规定。

高度限制：展览会对展架及展品都有限制规定，尤其对双层展台、楼梯、展台顶部向外延伸的结构等限制更严，限高往往不是禁止超高，如果办理有关手续并达到技术标准，有可能获准超高建展台、布置展品。

开面限制：很多展览会禁止全封闭展台，如果展台封闭，展览会就失去展示作用，参观者就会有抱怨，但是展出者需要封闭办公室、谈判室、仓库等，因此，协调的办法一般是规定一定比例的面积朝外敞开。

这个比例一般是70%，允许30%以下的面积封闭。

（2）有关展览用具的规定。

展架展具材料的限制：在很多国家，展览会规定必须使用经防火处理的材料，限制使用塑料，限制危险化学品。

电器的规定：绝大部分国家的展览会对电器都有严格的规定，所用电器的技术指标必须符合当地规定和要求。

（3）有关人流的规定。

走道限制：主要是对走道宽度的规定和限制，为保证人流的畅通，展览会规定走道宽度，禁止展出者的展台、道具、作品占用走道；电视、零售商品往往造成堵塞，因此也有相应的要求，比如电视不得面向走道，柜台必须离走道一定距离等。

（4）有关消防的规定。

消防环境的规定：如果是大面积的展台，必须按展馆面积和预计的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标志。

消防器材的规定：必须配备消防器材。

人员的规定：有些展览会要求展台指定消防负责人，并要求全体展台人员知道消防规定和紧急出口等。

（5）有关展品的规定和限制。

主要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。

只要采取适当措施一般都可以解决。

比如限高，只要展馆高度足够，就可以与展馆商量解决；超重展品可以使用地托，分散单位负荷。

比较常见、难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是自然限制。

超高超重展品一般需要先于其他展出者的展品进馆。

如果遇有任何难以解决的问题，要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。

这类展品对展览会通常有宣传价值，因此，组织者会愿意积极协助。

有些展览会考虑安全，会限制操作机器。

对于武器，一般都有专门的规定，且手续都很麻烦。

（6）有关环境的规定。

音量限制：背景音乐由展览会组织者安排，展出者的声像设备的音量必须控制在不影响周围展出者的范围内。

色彩限制：若展览会组织者想取得协调效果，往往会提出色彩要求。

要求展出者使用某种基本色调或标题色调。

展览会还可能会提出标题字型、大小，这方面的规定大多比较宽松。

展出者只要遵守规定，并不干扰周围展台（比如噪音太大），展出者一般可以任意设计展台形状、摆置展品、使用颜色。

（7）有关劳工的规定。

很多国家（尤其是发达国家）规定，展场劳工必须是工会注册工人。

不允许展出者自己动手。

比如在美国纽约，如果展出者拿起锤子想钉根钉子，当地工人就会夺下锤子阻止你干活。

美国人剥夺你的“劳动权”，听起来很荒唐，但是却是事实，还必须遵守。

（8）有关手续的规定。

展览会大多要求展出者将设计送审，并要求展出者施工前办理手续。

4、会议如何制定总体方案一会议总体方案的含义会展策划师所制定的会议总体方案是对所要举办的会议进行总体安排的策划的文案，是会议预案的一种。

二会议总体方案的基本内容1）会议的名称。

会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办都、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等特征的方法；2）会议的目标和指导思想；3）会议的主题、议题和议程；4）会议的对象、规格和规模。

会议对象要分清正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员；5）会议的时间。

包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程安排；6）会议的地点。

一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家地区以及什么城市举行三是选报合适的场馆（包括会场、宾馆的规格及布置要求等）；7）主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团，组织很员会、指导委员会、执行委员会、学术会委员会、秘书处、筹备组的构成等；8）会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等；9）会议的接待、后勤保障措施和技术手段；10）会议宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等；11）会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式；12）其他应当说明事项；四会议总体方案的结构与写法1）标题。

写明会议的全称和策划或方案（预案），如“XX国际学术会议筹备（总体）方案”总体二字也可以不写；2）主送机关。

直接上报上级机关，应当写明上级机关的名称。

以请示的附件上报的，可否定民主送机关；3）正文。

正文部分应该涿项载明总体方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加上小标题的结构体例。

开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据，然后用序号编排各个层次。

表述有两种方法：一种是详述法，详细表术各项具体安排。

另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划用原则性的安排，具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。

直接上报请批准的方案，结尾处要写“写上方案请愿书审批”等字样；正文写作要做总揽全局、目标清楚、思路清晰、分工明确、综合协调4）附件。