一越企业集团管理体系标准文件工作分析集团人事行政部2011年10月一、人事行政部工作目标作为集团的重要部门，人事行政部的工作目标是：根据集团战略，通过人力资源规划等职能模块和行政管理等多项管理制度，最大限度地提高员工工作积极性、主动性、创造性，打造高绩效、高员工满意度的组织，实现集团的经营计划与管理目标，为集团的发展提供保证。
二、人事行政部部门职责主要负责公司的人力资源规划、招聘与配置、绩效管理、薪酬福利、员工关系等人力资源管理工作及档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公用品管理、库房管理、车辆管理、会议室管理等行政管理工作。
具体如下：（一）人力资源规划1、根据集团战略，制定集团人力资源发展战略；2、根据集团运营状况进行组织构架的建设，规划集团各部门人员配置，拟定各部门职责及职位说明书；3、高级人才储备和梯队建设。
（二）招聘与配置1、根据集团人员配置，制定招聘计划；2、招聘渠道的开发、评估及甄选；3、招聘信息的发布及简历的筛选；4、应聘者的面试、评估与录用；5、新员工的入职办理；6、员工的调动组织与跟进，及相关手续的办理。
（三）绩效管理1、绩效管理方案的设计；2、绩效管理的实施与评估；3、绩效评估结果的反馈与沟通；3、绩效结果的运用。
（四）员工薪酬福利管理1、员工薪酬福利体系的设计；2、核算及发放员工薪资；3、员工社保等的办理；4、其他福利的实施。
（五）员工关系管理1、企业文化的构建、倡导、维护与传播；2、建立、优化组织内部的正式沟通和非正式沟通，保障畅通无阻、无界限的沟通体系，并积极推动落实；3、各种企业文化活动的策划、实施与宣传，如生日会、员工座谈会、员工旅游、员工聚餐、尾牙等；4、员工的离职面谈与分析；5、劳动纠纷的协调及处理；6、负责向各部门提供人事政策法规相关信息，以保证公司人力资源管理的合法性。
（六）档案管理1、归档范围：指公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。
2、档案密级：公司档案的密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三个大级别。
3、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
4、档案的借阅与索取需经总裁办签字批准，并通过档案管理人员办理借阅手续方可。
5、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；（七）印鉴管理1、公司公章由行政专员负责保管，财务章、法人章由财务主管负责保管。
2、公司印鉴的使用一律由使用部门负责人许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
3、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记在《印鉴使用登记表》（附表1），以备查询、存档。
4、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经使用部门负责人签字批条方可开出。
持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
5、盖章后出现的意外情况由批准人负责。
（八）公文打印管理1、公司公文的打印工作由总裁办负责。
2、公司各部门、办公室所有打印公文、文件，必须一式二份，交总裁办秘书处留底存档。
（九）办公用品管理1、公司办公用品分为基础、日常、特殊用品。
2、由行政专员制定每月办公用品计划及预算，经总裁办审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部门、办公室，由部门、办公室负责人签字领回。
3、除正常配给的办公用品外，若还需用其它特殊用品的须填报《特殊用品领用申请单》（附表3），经总裁办批准方可领用；4、公司新聘工作人员的办公用品，行政专员根据部门、办公室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；5、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；6、负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库（《入库单》（附表4））、出库（《出库单》（附表5））手续。
出库一定要由领取人员签字，不允许非工作人员进入库房。
（十）库房管理1、库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
2、采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收货时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
3、库房物资一般不可外借，特殊情况须由总裁办批准，办理外借手续。
4、严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。
5、库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。
（十一）车辆管理1、行政专员具体负责车辆管理。
需用车的部门需提早一天或当天允许的情况下填报《派车单》（附表6），经部门负责人、行政经理签字后，方可用车。
2、派车单由人事行政部签发，驾驶员必须见单出车，不得私自驾车外出。
3、每次出车回来，司机应如实填写《车辆管理统计表》（附表7）的各项内容后交行政专员存档。
（十二）会议室管理1、各部门使用会议室需提前一天至行政专员处登记（《会议室使用情况登记表》（附表8）），以免发生时间冲突。
2、使用会议室时，请联系网管或相关人员配合操作机房设备。
不得随意挪动或自行使用设备。
3、参加会议前或会后，行政专员应检查麦克风是否处于正常使用（-为开启，o为关闭），会议结束后应关闭所有麦克风。
4、使用完毕，须切掉电源，离开会议室前，必须按照会议室原样摆放整齐，打扫干净。
三、人力资源部组织构架图四、人事行政部职位说明书：1、人事行政部经理2、人事专员3、行政专员4、行政前台五、人事行政部业务流程（一）人力资源板块业务流程1、根据集团战略，制定集团人力资源发展战略；2、根据集团运营状况进行组织构架的建设，规划集团各部门人员配置，拟定各部门职责及职位说明书；3、根据集团人员配置，制定招聘计划；4、招聘渠道的开发、评估及甄选；5、招聘信息的发布及简历的筛选；6、应聘者的面试、评估与录用；7、新员工的入职办理；8、员工的调动组织与跟进，及相关手续的办理；9、绩效管理方案的设计；10、绩效管理的实施与评估；11、绩效评估结果的反馈与沟通；12、绩效结果的运用；13、员工薪酬福利体系的设计；14、核算及发放员工薪资；15、员工社保等的办理；16、其他福利的实施。
（二）行政管理板块业务流程1、公章管理流程；2、领取资料流程；3、车辆管理流程；4、办公用品申领流程。
（三）人力资源板块业务流程图注：各职位或部门名称下方的模块为各职位或部门所负责的工作内容。
（四）流程说明1、根据集团战略，人力资源经理和各部门充分讨论，制定集团人力资源规划，并更新完善各部门工作分析（含部门组织架构、人员配置、工作职责等，形成职位说明书），制定招聘计划；2、招聘专员根据集团的招聘计划，优化招聘渠道并发布招聘信息；3、招聘专员筛选收集到的简历，电话或E-mail邀约面试，安排面试；4、应聘者的初试，初级职位由招聘专员初试，中高级职位由人力资源经理初试；5、人力资源部根据初试进行评估筛选，并安排用人部门复试；根据情况，可将初试和复试共同或合并进行；6、在通过复试后，招聘专员根据情况对应聘者进行背景调查，以保证应聘者的真实性；如通过背景调查，招聘专员和部门沟通新员工入职事宜，并办理录用审批手续、通知新员工入职；7、新员工入职当天，招聘专员为其办理入职手续，并和培训发展部协调，安排入职培训；8、新员工入职一周内，由人力资源部经理和新员工面谈，并签订劳动合同；9、薪酬绩效专员更新员工信息，归入档案；并在一个月内办理员工的用工及社保事宜；10、培训发展部完成新员工的入职培训后，交由用人部门，安排岗前培训及相关工作；11、员工进入工作岗位后，用人部门进行培训指导、考核、激励、目标管理等人力资源管理工作；招聘专员进行新员工试用期的跟踪，并及时反馈与沟通；12、经过用人部门的试用期评估，如达不到录用条件，部门和人力资源部共同做出辞退决定，由部门和人力资源部经理分别进行离职面谈，招聘专员办理离职手续，薪酬绩效专员更新员工信息；如达到录用要求，招聘专员为新员工办理转正手续，进入正式员工的管理，部门给以培训指导、考核、激励、目标管理等；薪酬绩效专员实施绩效管理；13、薪酬绩效专员将绩效结果运用至薪酬的实施，并反馈至用人部门和培训发展部，用人部门不断对员工进行培训指导、考核激励等，并与人力资源部经理共同制定员工的培养和选拔计划；培训发展部规划及实施员工培训；14、人力资源部根据人力资源计划，实施内部选拨，招聘专员跟进办理调动手续；15、当员工的发展和集团的发展不匹配时，必然会出现离职现象（辞退、辞职等），人力资源部经理应通过离职面谈，进行离职分析，不断的优化和完善人力资源体系，实现人力资源再规划。
六、人事行政部管理制度1、考勤与休假管理制度2、人力资源管理制度3、员工手册七、行政管理制度1、行政管理制度八、人事行政部表单1、《招聘申请表》2、《职位异动审批表》3、《应聘登记表》4、《面试评估表》5、《录用通知书》6、《员工入职登记表》7、《送达地址确认书》8、《试用期员工月度考核表》9、《员工转正申请表》10、《解聘员工申请单》11、《辞职申请单》12、《离职交接单》13、《休假申请单》14、《外出申请单》15、《漏签到、退确认单》16、《迟到确认单》17、《续订劳动合同评定表》18、《续订劳动合同通知书》19、《印鉴使用登记表》20、《办公用品领用申请单》21、《特殊用品领用申请单》22、《入库单》23、《出库单》24、《派车单》25、《车辆管理统计表》26、《会议室使用情况登记表》。