大事记、组织机构沿革、基础数字汇编档案编研就是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，从事编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等工作。

机关档案室常见的档案编研资料有三种：大事记、组织机构沿革、基础数字汇编。

大事记一、定义：按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考材料。

主要有：机关工作大事记、国家或地区大事记、专题大事记、个人生平大事记等。

作用：大事记能够为历史研究提供可靠的历史梗概，为总结工作经验提供线索和依据。

二、大事记的种类1、按大事记的题目性质即大事记所反映的客观对象的性质，可以分为国家大事记、地区大事记、机关大事记、企业大事记、人物大事记（即人物年谱）等。

2、按照大事记记事范围可以分为综合大事记与专题大事记两种。

3、按照大事记正文形式可以分为文字叙述式与表格式两种。

4、按大事记印行和使用方式可以分为单行本、作为其他作品的一部分或附录等两种常见形式。

三、大事记的编写格式一份完整的《大事记》由四个部分组成：1、封面2、编写说明3、目录4、正文装订顺序：封面—编写说明—目录—正文—封底（一）封面包括四个内容1、标题。

包括大事记的总标题、记述事件的时间范围。

标题的写法主要有这样几种形式：A、由制文单位、事由和文种构成，如《中国医学大事记》；B、由制文单位和文种构成，如《岳阳市人民政府大事记》；C、由事由和文种构成，如《解放以后岳阳科技发展大事记》、《中共岳阳市历史大事记》；D、由制文单位、时间和文种构成，如《岳阳百年大事记》、《岳阳市人民政府八月份大事记》等。

2、编制单位需写全称或通用简称。

3、编印年月日，需用中文书写全称。

例：一九九九年十二月三十日4、其他需注明事项。

凡属“内部印发”、“秘密”等应在封面左上角处标明。

（二）编写说明说明编辑的原因、目的、任务、用途、选编范围和取材标准，存在问题等有关内容。

（三）目录按时间顺序或专题顺序，由顺序号、题名、页号组成。

（四）正文主要由大事时间和大事条目组成，采用编年体，以按时间顺序记事为主，时间顺序是对大事条目进行编排的基本依据。

编者可根据大事记的繁简程度，灵活进行编排。

正文一般由时间和事件两部分组成。

时间：按年、月、日的顺序依次排列；每件大事年、月、日齐备。

如：1976年1月8日 XX事件2月1日至26日…………1977年1月X日……编写大事时间，必须注意以下几个问题：第一,大事时间必须考证、换算准确，标示清晰，避免错误及含混不清。

为了保证大事时间的准确、明晰，不能使用那些笼统含混的时间概念，如“近来”、“不久以前”等。

第二，大事记时间应该标示具体，尽量写全年、月、日，必要时甚至应该写出时、分、秒。

确实无法考证具体时间时，对应大事条目的具体排列原则：日无考附于月末，标“是月”；月无考，附于年末，标“是年”。

第三、某些大事持续时间较长，并且在大事记作为一个条目编写，其时间可以概括书写，也可以表明起止日期，如“X年X月至X年X月”。

第四、大事时间一般以公元纪年为准。

四、大事记记述的范围1、大事条目记录的事件是指重要工作活动和重大事件。

大事记的选事原则：紧紧围绕大事记所要记述和反映的对象，勾勒全貌，突出重点，大事要事必载，小事琐事不取。

2、机关综合性大事记的选事范围（1）本单位召开的各种重要会议；（2）本单位作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件；（3）本单位成立、撤销、合并、复议以及内部机构设置、变化情况；（4）本单位隶属关系和职能范围的变化情况；（5）本单位党政领导人的任免、奖惩及其重要活动；（6）本单位发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大的科研成果；（7）本单位参加上级机关和其他机关召开的重要会议的情况；（8）上级单位对本部门的重要指示、批示、表彰、批评以及来本机关检查指导工作的情况；（9）本单位向下级部门或基层单位派出调查组、工作组以及检查指导工作的情况；（10）本单位所辖范围内发生的重大灾情和事故；（11）本单位开展的重要外事、外贸活动；（12）本单位所属范围内知名英雄、模范的主要事迹及其活动情况;（13）报刊、电台、电视台关于单位关情况的重要报道；（14）其他重大事件和重要情况。

五、大事记编写要求1、内容要真实，观点正确。

所记述的内容要符合客观实际，不得随意加进编者的主观见解，更不准歪曲事实。

2、文字要简明、扼要。

对所记载的内容一定要做到“大事突出、要事不漏”。

一般一条一事，一个条目中着重记述一件事情，而不能把几件事揉在一起，每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等均应揭示出来。

3、时间要准确。

按时间顺序逐年逐月逐日记载，有的甚至要确切到时、分、秒。

如有的没有时间或时间不够准确，应尽力进行考证。

组织沿革一、定义：系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种材料。

二、组织沿革的编写格式一份完整的《组织沿革》由四个部分组成：1、封面2、编写说明3、目录4、正文装订顺序：封面—编写说明—目录—正文—封底《组织沿革》的封面、编写说明、目录的编写参考《大事记》的写法.《组织沿革》的正文可采用编年法、系列法、阶段法编写。

主要内容大致包括：本单位历史概况，行政区域和建制的变更，机构名称演变、建立、撤销或合并的时间、原因、隶属关系、性质任务和职权范围，领导人员的变动，以及编制扩大缩小，内部机构设置和办公地址迁移等。

三、组织沿革编写体例1、编年法：较适合于组织机构经常有变化的机关的组织沿革的编写。

编年法就是按年代顺序，逐年列出该机关的机构设置与人员任免等情况。

这种方法的优点是能比较清楚地反映出组织机构产生、发展变化的脉络，符合组织沿革的时间性要求。

其缺点，是在机关的机构和人员出现稳定性时，易出现重复，另外把整个机关的变化情况，分散在不同年度内，也不够集中。

2、系列法：较适用于组织机构相对稳定、变化不大的机关的组织沿革的编写。

系列法就是以组织机构为主线，将每个机构及主要领导成员的变化作为一个系列来编写。

这种体例的优点是，能比较清楚地反映机关的整个组织体系和每一个机构及主要领导成员变化的历史线索。

其缺点是，在机构变化频繁时，系列繁多，就不够清晰，每个机构建立的年月愈久，系列就愈长。

3、阶段法：就是根据机关自身的重大变革，划分为若干阶段，在每个阶段内划分为若干系列进行编写。

该体例的优点是，符合党政机关发展的阶段性和阶段内的相对稳定的特点，能比较完整地反映机关内部机构、人员编制、领导成员以及主要职能、隶属关系的沿革等历史线索。

四、组织沿革的表述方法1、文章法：用文章形式记述组织及人员情况，分章节作文字叙述。

2、表格法：用表格列出组织机构序列、名称、负责人姓名、编制人数及分工。

3、图示法：用示意图反映组织机构设置及演变，最常见的是树叉式示意图。

基础数字汇编一、定义：又称基础数字汇集、统计数字汇集、基本情况统计。

是将分散记载在机关的各种统计报表、总结报告、计划等文件中数字，根据一定的需要和题目，集中起来汇集成为系统的材料，以数字的形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料。

二、基础数字汇编的整体结构①独立成书的单行本基础数字汇集，一般由总题名（即书名）、序言和凡例、正文、注释、附录等组成。

②作为其他作品正文组成部分或附录的基础数字汇集，整体结构简单一些，通常只有总标题、编制说明和正文三个部分，偶尔也有注释。

三、基础数字汇编正文要素与形式1、基础数字汇编正文要素基础数字汇编正文要所记述和反映的客观内容，主要是各种数量概念和数量关系，人们通常称之为数列。

数列是构成基础数字汇编正文的基本要素。

一个数列一般可以包含四个方面的具体内容，即：统计对象、时间范围或空间范围、统计指标、统计数值。

2、基础数字汇编正文编写形式主要有三种：①文字叙述形式②图表形式③文字叙述与图表相结合的形式四、基础数字汇编表格的制作基础数字表格除总标题外，通常由三部分所组成①横行标题，列在表的左方；②纵栏标题，列在表的上方；③基础数值，填写在横行与纵栏的交汇处，任何一个基础数值，都由横、纵标题所限定。

有些表格还有附记、制表单位、制表日期等项。

横行标题和纵栏标题用于标明基础对象、时间范围或空间范围、基础指标等内容，无论横行标题还是纵栏标题，其下都可以再设一级或几级小标题。

五、编制统计数字汇编的一般步骤(1)选定统计项目，明确汇编范围。

不同单位、不同部门对统计数字的实际需要是不同的，尤其是有关业务方面的各种统计项目是各不相同的。

因此，各单位、各部门在进行统计数字汇编时，必须从本单位、本部门的实际出发，重点选择反映本单位、本部门主要业务方面的统计项目来进行汇编。

比如①学校应主要选择反映学校师资、学校设施、教学科研成果、学生人数、毕业率、升学率、就业率等项目进行统计汇编；②医院应主要选择反映医疗设施、技术力量、住院人数、门诊人数等项目进行统计汇编；③银行应主要选择存款余额、贷款余额、财务损益、员工基本情况等项目进行统计汇编。

(2)列出统计指标，确定表现形式。

统计指标是进行数字统计的具体内容。

统计指标列出来之后，还要根据指标内容的多少、繁简程度以及数字汇编的用途，确定一种具体的表现形式，如表格式或者图示式。

比如“学校师资”这一项就可以具体划分为“教工总数”、“教师数”、“教授”、“副教授”、“讲师”等等。

(3)编制图表或正文，选择数据进行编排。

一旦确定了统计数字汇编的表现形式之后，就要根据统计指标的性质，或进行表格的设计，或进行图形的绘制，或进行文字的编写和组织，并对相关数据进行选用和编排。

（4)编写目录与说明，交付印刷发行。

六、表格式统计图表的编制方法1、组成：表格在统计数字汇编中是应用最广的一种表现形式。

表格一般由四部分组成：一是总标题。

位于表的上端中央，用以反映表中全部内容的共同特征，具有高度的概括性和准确性，文字简练明确；二是横行标题。

位于表的左方，代表统计表所要说明的对象；三是纵栏标题。

位于表的上方，用来说明各组统计指标的名称；四是指标数值。

位于各横行标题与纵栏标题的交叉处。

此外，有些表格还有附记（或说明）、制表单位、制表时间等项。

2、类型：按照统计数列的性质，表格可分为空间数列表、时间数列表、时空数列结合表三类。

上表中，“××市1975－1985年几种主要传染病发病情位于表格上方的“乙脑”、“麻诊”、“白喉”等是纵栏标题，表中的各个数字为指标数值，四个部分共同构成个完整的统计表。

无论横行标题还是纵栏标题，其下都可以再设一级或几级小标题，如上表的纵栏标题下都分设了“发病数”和“发病率”两个小标题。

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