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物业项目管理处投诉处理规定

工作行为规范系列
物业项目管理处投诉处理
规定(9)
(标准、完整、实用、可修改)
・I.
编号:FS-QG-90607 物业项目管理处投诉处理规定(9)Regulations on
Complaint Handling by the Property Project Management
Office
说明:为规范化、制度化和统一化作业行为,使人员管理工作有章可循,提高工作效率和责任感、归属感,特此编写。

物业项目管理处投诉处理规定(九)
1)在接待投诉完毕前应主动道出自己的姓名、部门及联络方
式,无论何时应予以笑容,让业主感到你是极愿意为他解决问题而不感
厌烦。

2)对业主的遭遇或不幸表示歉意或同情,让业主心理得
以平衡。

业主投诉的问题无论大小轻重,都要认真对待和重视,要采取
"移情换位"的思维方式,转换一下角色,设身处地地站在业主的角度看
待业主所遭遇到的麻烦和不幸,安慰业主,拉近与业主的心理距离,并
表示要立即改正已过,一般会让业主感到满意的。

对极之愤怒的业
主,为平息其怒气,
利用心理学方法,你可用较缓慢的说话方式以平息他们的急
躁情绪。

3)实地视察投诉内容情况,注意做好记录。

4)分析产生问题之原因或责任情况。

如牵涉内容属其他部门问题,切不可相互推诿,要通知并督促相关部门限时处理并跟进到最后。

坚决杜绝"二次投诉"的发生。

5)提出处理或不予处理的理由,处理过程中要及时地将进展情况向业主汇报。

6)在未能确定其问题成因或最合理的解决方法,并特别
是未得上级通知前的任何事情(特殊情况),切忌随自己心意对业主作出任何承诺。

7)遇有不能解决之问题,要按管理程序向有关主管报告。

8)回复要及时。

这是处理投诉工作的重要一环。

业主口
头投诉可以电话回复,一般不应超过一个工作日;业主来函
则应回函答复,一般不应超过三个工作日。

回复业主可以向业主表明其投诉已得到重视,并已妥善处理,同时及时的回复可显示物业管理公司的工作时效。

即使未能及时找出成因或解决方案,仍得先以最快途径让业主知道你为他的事正尽力跟进,并须承诺何时再给他进一步的回复。

9)对于不能解决的问题应予以合理解释,并表示歉意,
试用其他方式弥补。

10)处理完投诉一定要回访。

简言之,处理业主投诉的工作态度可以归纳为:
a)认真:热情待客、仔细记录、表示歉意、马上落实、跟进结果b)执行:服从命令听指挥
c)主动:耳勤、眼勤、手勤、脚勤、通报勤
d)处理:及时、准确、保证质量
e)检查:认真、细致
f)预防:措施计划
g)纠正:整改措施方案
总之,处理投诉的原则可概括为:"耐心细致、公平公正、实事求是、依法合理。

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