湖北省楚建易网络科技有限公司湖北省楚建易网络科技有限公司合同管理办法(试行)制度编号：CJY-ZD-FK-2018001第一章总则第一条为加强合同管理工作，提高合同质量，保证依法签订、履行、变更和解除合同，及时解决合同纠纷，维护公司的合法权益，建立和完善事前防范、事中控制、事后补救的合同风险防范机制，根据《中华人民共和国合同法》，特制定本办法。

第二条本合同所指公司，为湖北省楚建易网络科技有限公司。

本办法适用于公司本级、公司各部门及将来分、子公司的合同管理。

第三条本办法所称合同是指公司在经济活动中与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而签订的协议，包括合同书、具有法律约束力的其他各类法律文件（框架协议、备忘录、意向书、数据电文）以及即时结清的口头协议。

本办法所称合同管理是指：公司对合同的审核、签订、履行、变更、解除、登记、争议处理、监督检查、奖罚等行为的管理活动。

本办法所称合同经办部门为公司内部需求并负责签订合同的部门；合同经办人为具体负责合同签订的公司员工。

第四条合同管理是企业管理的重要内容，合同管理工作应遵循以下原则：（一）谁主张、谁签订、谁管理、谁负责原则。

合同的签订由合同经办人及合同经办部门负责，由财务部门审查监督，由风控部门审查及专项管理。

（二）授权管理原则。

合同经办人应当按照规定的权限负责谈判、订立合同，不得未经授权、超出授权以及越级订立合同。

（三）依法签订合同原则各部门应当严格按照国家相关法律法规的规定签订合同，由合湖北省楚建易网络科技有限公司同审核部门对合同进行全面审核，保证合同的合法性。

（四）先签合同后履行原则。

公司合同应当先签订、后履行，避免在合同履行过程中甚至履行完毕后补签合同。

（五）全过程管理原则。

公司合同管理流程的分为合同的准备、订立、履行、终止以及登记归档等，实行全过程管理。

（六）及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益原则。

第五条公司任何部门或员工不得利用合同损害本公司利益牟取私人利益，影响本公司正常的生产经营。

第六条管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密，任何人不得以任何方式泄露在合同管理中知悉的商业秘密。

第七条合同经办部门、合同经办人以及与合同管理有关的其他工作人员，都应当按照规定的职责、程序等认真做好合同管理工作。

第二章合同管理机构、人员及其职责第八条公司涉及合同业务的各职能部门，负责本部门业务合同的签订及履行工作。

（一）办公设备、办公用品的采购合同，房屋租赁、装修合同、宣传推广合同、劳动合同及人力资源培训合同由综合管理部负责。

（二）技术开发、技术咨询、技术服务类合同由技术中心负责。

（三）采购商、供应商入驻合同、广告合同及金融超市板块合同由市场部负责。

（四）涉及公司与各家金融机构签署的战略合作协议、公司与银行签订的协定存款合同、结构性保本存款协议（合同）、定期存款协议（合同）、财务软件产品及服务采购合同以及公司聘请外部中介机构签署的专项审计、专项资产评估、专项税务咨询等合同由财务部负责。

上述未列明的合同签订及履行工作，由该合同的经办部门负责。

第九条公司合同经办部门的主要职责包括：（一）进行合同签订的可行性研究、业务洽谈、资信调查、报审报批、授权手续、用印签署等具体事务；（二）负责本部门经办合同的初审，以及按程序提请相关部门审核、评审，呈请领导审批，依法签订、变更、解除合同；（三）检查合同履行情况，解决履行中出现的问题，合同不能履行或不能完全履行，应按程序及时报告相关领导和有关部门，加强合同异常履行的监控；（四）参与本部门业务范围内法律文书、业务函件的协调转达、合同纠纷的协商、处理。

第十条公司风控部为合同管理部门，主要职责包括：（一）设计、建立和完善统一管理、分级负责的合同管理体系，制定公司合同管理规章制度并组织实施；（二）负责组织公司格式合同的编制、发布和推广使用各类格式合同，建立和维护示范格式合同信息库，供使用；（三）审核公司所有合同，提出法律审核意见，审核授权委托书、法人身份证明等签约手续；（四）负责公司各类合同的编号、存档，并检查公司合同履行情况；（五）收集、整理、分析公司合同管理信息，定期向公司领导报告合同综合管理工作的情况；湖北省楚建易网络科技有限公司（六）管理本单位合同纠纷，督导和参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。

第三章合同审核第十一条公司合同的审核包括五个环节：拟定/审核合同文本、审核业务风险、审核财务风险、审核法律风险及领导审批。

第十二条合同审核采用书面审批方式，由合同经办人负责《合同签订审批表》的签批。

第十三条法务人员负责拟定/审核合同文本，主要职责包括：（一）审核经办部门提交的合同文本或根据经办部门提交的协商结果，收集相关信息，拟定合同文本；（二）合同的内容必须遵循《中华人民共和国民法总则》及《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规的规定，保证条款的合法性、严密性和可行性。

对于关键条款，如数量条款、质量条款、价格条款、付款方式、付款时间、违约条款等，必须确保用词准确。

（三）合同起草或审核后，法务人员应将合同文本与合同经办部门进行沟通，并确认最终内容。

第十四条合同经办部门负责人对业务风险进行审核，主要职责包括：（一）审核合同缔约方主体资格真实性、企业资质的时效与合法性，涉及专营许可证或资质的，应具备相应的许可、等级、资质证书；（二）在合同拟定后，对合同的履行前景进行评估，必要时，可以提出适当增加优惠条款；（三）要根据业务发展前景来确定合同的利润水平，确定合同是否有签订的必要性；（四）对合同的风险控制措施进行评估，检查合同条款是否对可能出现的业务风险采取了恰当的规避措施。

第十五条财务部门负责人对财务风险进行审核，主要职责包括：（一）审核合同的付款条件，采用有利的付款条件，降低企业资金成本，并提高公司的资金周转率；（二）审核合同签订双方的税务发票开票信息及对税务发票开票税率、方式的约定；（三）以贷款方式支付合同货款或其他费用时，必须考虑资金成本，从财务角度对合同的盈利性进行预测。

第十六条风控部门负责人对合同法律风险进行审核，主要职责包括：（一）合同合法性的审核，即当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、法规和政策的规定；当事人意思表达是否真实；签订程序是否符合法律规定。

（二）合同严密性的审核，即合同应具备的条款是否齐全；当事人的权利义务约定是否明确具体；文字表述是否准确无误。

（三）合同可行性的审核，即当事人是否具备履约能力；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失及救济方式。

（四）合同完整性的审核，即合同必要附件是否齐全，是否有缔约相对方营业执照、法人身份证明、授权委托书、身份证复印件等。

第十七条领导审批后签署合同。

（一）标的额为20万（含）以上的重大合同必须经过公司总经理办公会商议通过，并报公司董事会同意，由法定代表人签署或者湖北省楚建易网络科技有限公司其授权代理人签署。

（二）标的额为10万（含）-20万（不含）的合同经总经理（执行总经理）审批通过后由总经理（执行总经理）签署。

（三）标的额为1万（含）-10万（不含）以下的合同经总经理（执行总经理）审批通过后由分管副总经理签署。

（四）标的额为1万（不含）以下的合同经总经理（执行总经理）审批通过后由经办部门负责人代表签署。

第四章合同订立第十八条合同审批后，由合同经办人提交印章管理人核对无误后加盖公司印章。

合同盖章应满足以下条件：（一）合同审批表已由各审核部门签字确认，合同原件已由分管领导签署；（二）合同原件已由缔约相对方加盖公章（包括落款章及骑缝章）并由法定代表人签字，由其授权代理人签字的，应附有授权委托书；（三）合同应附有缔约相对方法定代表人身份证明文件或身份证复印件；由其授权代理人签字的，应附有被授权人身份证复印件；（四）合同及其他资料中缔约相对方所使用的名称、印章、联系方式等内容一致。

第十九条签订两页以上的合同必须加盖骑缝章（或逐页签字）。

严禁在尚未最后确定的合同文本、空白介绍信、信笺纸或其它纸张上加盖印章。

严禁将仅有我方签字、盖章的未填写或空白合同交、寄对方签字盖章。

第二十条禁止用部门印章等其他印章代替合同专用章、行政印章进行合同盖章。

第二十一条合同订立合同过程中，我方处于优势地位时，必须采用公司发布的格式合同；没有格式合同的，应当参照法律要求的示范文本。

第五章合同的归档第二十二条签订合同后，公司应至少保留三份合同原件，一份留合同经办部门保管用于后续合同履行、款项结算，其他原件交风控部门负责登记归档。

第二十三条劳动合同应交综合管理部门，由人事专员登记归档。

第二十四条其他合同应交风控部门，由法务专员登记归档。

第二十五条合同归档应建立统一内部编号及电子台账，实行1份合同档案1个编号，不得重号、漏号，以便查询调阅。

第二十六条合同档案编号由三部分组成：（一）第一部分为公司及文件代码：劳动合同代码CJY-RL；其他合同代码CJYHT。

（二）第二部分为经办部门代码：综合管理部代码ZH，运营部代码YY，市场部代码SC，财务部代码CW，风控部代码FK,产品中心代码CP，技术中心代码JS，以此类推。

劳动合同则省略此代码。

（三）第三部分为年份、月份加顺序号，如201801001。

例如，公司员工劳动合同可编码为CJY-RL-201801001；公司其他合同档案可编码为CJYHT-ZH-201801001。

第二十七条合同档案的归档范围主要包括：（一）合同签订审批表。

（二）合同文本及附件。

（三）补充协议、变更或解除合同协议。

湖北省楚建易网络科技有限公司（四）相对人营业执照、资格证、特种经营许可证等资信调查资料，对方签约人、法定代表人身份证明及授权委托书。

（五）意向书、备忘录、会议纪要。

（六）往来信函、电报、传真（包括验收文件、质量异议书、催款通知书等）（七）送达回执或确认书。

（八）其他有关文件、资料。

第二十八条已归档合同的借阅、复印、外带等应按要求，由经办人提交《合同使用审批表》，经部门负责人及风控部门负责人审批同意后方可进行。

第二十九条法务专员应做好合同借阅、复印及外带登记，填写《合同使用登记表》并由经办人签字确认。

第六章合同的履行第三十条合同依法签订生效后，各部门必须认真、全面、严格履行合同，按合同条款安排工作，及时检查履行情况，解决问题。

第三十一条合同执行部门发现缔约相对方不履行或不全面、不适当履行合同，或收到对方对公司履行合同提出的异议时，应保存相关证据，书面报告分管领导及风控部门。

第三十二条风控部门应在法定或约定期限内，以法定或约定方式向对方提出异议或予以答复。

第三十三条缔约相对方的行为使公司难以履行合同或继续履行可能造成公司损失时，合同执行部门必须迅速向分管领导及风控部门汇报，由分管领导决定是否中止或终止履行合同。