加快高校档案信息化建设问题的思考
发表时间：2015-03-01T09:45:21.283Z 来源：《中国科技教育·理论版》2014年第12期供稿作者：李电元田雪
[导读] 高校是信息化技术密集的场所，加快高校档案信息化建设，以适应高校管理现代化、规范化的需要，是时代要求和社会发展的必然趋势。

李电元田雪哈尔滨电力职业技术学院 150000
摘要高校是信息化技术密集的场所，加快高校档案信息化建设，以适应高校管理现代化、规范化的需要，是时代要求和社会发展的必然趋势。

推进高校档案信息化建设，要准确理解信息化建设的科学内涵，把握信息化建设的中心环节，并采取相应措施把高校档案信息化建设切实落到实处。

关键词搞笑档案信息化思考
一、正确理解档案信息化建设的科学内涵是做好高校档案信息化建设工作的基本前提
1．在高校档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法。

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。

如高校档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆(室)建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。

对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，高校档案界都必须作出理性与科学的回答。

2．高校档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平。

人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。

对高校档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。

档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，高校档案信息化建设的阶段性目标也要及时作出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。

因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

3．必须正确认识和把握高校档案信息化建设的基本框架与基本方法。

档案信息化建设的阶段性目标是提高档案工作的现代化水平和确立档案管理与服务的基本框架。

档案工作的现代化一般分为两个阶段：计算机辅助档案管理阶段和电子档案工程阶段。

计算机辅助档案管理阶段主要是对已归档的传统档案采用计算机模拟传统手工工作方式进行管理，目的是开发信息资源，保护档案原件。

电子档案工程阶段标志着档案管理进入一个新的阶段，并在新的理论与方法的指导下，完成电子文件的归档及电子档案管理。

它改变了传统观念对电子档案的理解，有着自身特有的概念与特征。

电子文件与电子档案管理有新的工作程序与工作方法；档案管理的管理对象、管理原则、管理方法和服务形式等都会区别于传统档案，并形成档案管理与服务网络化的基本框架。

二、档案信息资源开发是高校档案信息化建设的中心环节
1．档案基础工作的良性循环是做好档案信息资源开发利用工作的基础。

档案基础工作的良性循环就是从档案的合理征集与接收进馆到档案的科学整理与保管，从档案信息资源的综合开发利用到更科学、更合理地征集和接收档案进馆都实现良性循环。

如果对征集和接收进馆的档案不进行科学系统的管理及安全保管，就无法有效地开发档案信息资源。

那么，研究档案的开发利用工作就要抓住档案管理的各个环节，始终保持档案管理的良性循环，确保及时、准确、完整地提供档案资料。

2．开发档案信息资源要坚持长期效益与近期效益相结合的原则。

开发档案资源为改革和发展服务是当前档案工作的中心任务。

高校档案信息资源的开发主要是为高校科研和教学服务，实践表明，高校档案工作也确确实实地为高校各项事业的发展起到了非常重要的作用。

开发档案信息资源要坚持长期效益与短期效益相结合的原则。

有些档案尽管在短时间或一定时期内没有得到利用，但这并不意味着档案的价值降低了。

因此，要踏踏实实地做好档案基础工作，基础工作做不好，谈开发利用只是一句空话。

3．开发档案信息资源的方向和手段。

首先，应深层次地开发档案信息资源。

过去，高校档案利用主要采取被动的服务方式，因而档案信息没有得到系统的、深层次的开发。

形
势的发展要求每个档案工作者都要针对高校所关注的热点问题进行档案资源开发，与此同时，还要增强领导的档案意识。

其次，采取多种形式和手段，全面开发档案信息资源。

要全方位、多层次地开发档案信息资源，就必须实现服务形式的多样性与服务手段的灵活性相结合。

从加强对档案工作的宣传入手，让大家了解档案的作用，了解档案的相关内容。

建立科学的现代化档案信息检索系统，运用现代化档案信息管理手段，做到及时、准确地为利用者提供优质的服务。

再次，要大力开发档案信息资源，促进高校精神文明建设。

档案工作作为社会主义精神文明建设的重要组成部分，应进一步得到升华，成为教育学生和造就新—代合格建设者的生动教材和理论源泉。

三、加快高校档案信息化建设的对策
1．加强档案网站建设。

一方面，扩大上网档案资料的数量；另一方面，提高上网档案资料的质量。

在网络技术、特色服务、网上档案圈资源开发、网上档案室等方面实实在在地下工夫。

建立高校档案信息网络建设协调机构，制定一系列有实际约束力的规范和标准，改革当前条块分割、各自为政的局面，建立一个统一的全国高校档案网络，真正实现高校档案信息资源共享。

尤其要注意加强标准化建设，通过制定共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机软硬件系统的标准、网络传输的标准、机读格式标准、著录规则的标准、文献标注的标准等，建立标准化的数据库。

同时，要充分利用高校资源优势，开发馆藏资源，加强数据库建设，全面实现资源共享，为高校及社会提供丰富的信息资源和优质的服务。

2．加强档案信息化建设的基础性工作。

档案信息化建设需要用现代信息科学的观念、技术、设备、方法对档案工作业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。

这就要求高校档案管理部门采取有力措施，抓好技术开发和人才队伍建设。

在技术开发利用方面，要加快采用现代化的技术设施，加强档案现代技术的研究开发和应用推广。

档案业务工作信息化的前提是建立起资源数据库，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，把馆藏档案信息开发出来．使服务水平和服务能力得到提高。

在人才队伍方面，吸引一批具有现代科技知识的专业人才，通过建设数字档案馆，培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的专业人才；对现有档案人员进行业务和科技知识培训；在高校中加强数字档案管理相关人才的培养。

通过上述途径，造就一支高素质复合型的高校档案人才队伍，为高校档案数字化建设提供最根本的人才支持。

3．加快馆藏档案资源的数字化建设。

数字档案信息的来源之一是对馆藏传统纸质档案中的档案信息进行数字化处理。

目前，数字化
技术有键盘录入和光学字符扫描输入这两种主要方式。

键盘录入方式的主要弊端是速变慢、误差大、效率低。

因此，有专家断言，在今后十年，人们将逐步告别键盘。

随着非键盘输入技术的发展和普及，非键盘输入将成为主流方法。

扫描输入目前在实际工作中采用较多，具有速度快、可供全文检索、节省存贮空间、便于网络传送等优点。

改进数字化技术，是保障数字档案信息资源建设顺利进行的关键所在。

理想的数字化技术应满足以下要求：转化速度快；准确率高；转化成的数字化文献存贮空间小，并能通过网络快速传送；既能实现全文检索，又能显示原有格式；成本能够承受。

4．利用校园网，确保电子文件随时归档。

高校档案部门要对电子文件进行全程管理，即各部门在制作文件的同时，就由档案部门实施控制，并进行全程档案化管理。

这样，各部门产生的电子文件就可以随时由档案部门归档。

同时，档案人员也不必再将大量时间和精力用于文件标题内容的输入和扫描，从而抽出时间进行档案信息资源的深屡次开发等工作。

另外，在提供利用时也可充分利用校园网，通过网络进行查询、利用，这不仅节省了时间，也有效减少了对档案原件的损坏，进一步确保了档案的安全。