类别 程序文件
XXXX 有限公司
文件、资料和记录管理程序
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制定部门
制定/日期
审核 / 日 期
批准 / 日 期
文件发行栏
□资材部/采购组 □管理部

□资材组/货仓组 □品管部
□生产部 □管理者代表
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选择文件发放部门，将文件正本提交文控中心，复印所需份数加盖“受控文件”“章发 行，并填写《文件发放、回收记录》。保存文件正本，并填写《受控文件清单》。 5.3.3 凡未加盖“受控文件”印章的文件或盖 “受控文件”章后再进行复印之文件，一律视为 非法无效文件。 5.3.4 文控中心在发放新文件时，应同时收回旧版文件，并加盖红色“作废文件”章。 5.4 外来文件的管理 5.4.1 外来文件的管理依《法律法规及其他要求管理程序》执行。 5.5 文件的修改与使用管理 5.5.1 临时文件有效期限为 3 个月，发行后 3 个月内自动失效。 5.5.2 所有提供给外部的受控文件需填写《内部联络/申请函》，经管理者代表批准后交文控中 心加盖“参考文件”或“非受控文件”章发行。 5.5.3 文件在使用过程中，若不慎污损不易阅读、丢失时，需求部门填写《内部联络/申请函》 经管理者代表批准后提交文控中心申请补发。 5.5.4 表单记录在填写过程中发生修改时，修改人需在修改处签字确认。 5.5.5 文件需要修改时，由提出部门填写《内部联络/申请函》，按《文件编制规则管理一览表》 中审批权限人员批准后提交文件编制部门修改。 5.6 文件的作废与销毁管理 5.6.1 所有失效或作废的受控文件，由文控中心及时从文件使用部门撤出，加盖“作废”印章， 由文控中心填写《作废/销毁文件登记表》。 5.6.2 对于回收的受控文件加盖“作废”印章的，作自行销毁。 5.6.3 第四级文件达到保存期限后，由各部门申请自行作废销毁。 5.7 文件的存档管理 5.7.1 各部门的受控文件应指派人员管理，建立《受控文件清单》妥善保存。 5.7.2 所有与食品安全管理管理体系有关之使用中的文件，皆应永久保存，对于已作废的文件正 本，应加盖“参考”印章；保存至少 3 年后，填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批 准后，由文控中心销毁。 5.7.3 记录由各部门保管，保存期按《质量记录清单》规定执行。 5.8 文件的定期评审 5.8.1 每年内审、外审、管理评审会议，必须对体系文件的适用性、充分性及有效性进行评审。 6.0 相关文件 6.1《内部审核管理程序》 6.2《管理评审管理程序》
件的接收、发放、回收、销毁、作废、评审等管理工作。 5.0 作业程序
5.1 文件的分类 体系文件分为五类：一级文件食品安全管理手册、二级文件程序文件、三级文件工作指导性 文件（管理办法/作业指导书/检验规范）、四级文件相关表单/记录、五级文件外来文件。
5.2 文件的编制规则及审批权限 文件的编制规则及审批权限依《文件编制规则管理一览表》执行。
5.3 文件的发放及管理 5.3.1 所有体系受控文件由文控中心根据各部门需要复印加盖“受控文件”章发行，并填写《文
件发放、回收记录》，保存文件正本（含电子档），并填写《受控文件清单》。 5.3.2 工程部 SOP 及图纸、工模部图纸、品管部 SIP 等文件，编制、修改和审核完成，根据需要
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□工程部 □总经理
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序号
章节
版次
修改履历 制定或修改內容
日期
1.0 目的
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8.0 流程图
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6.3《信息沟通管理程序》 6.4《法律法规及其他要求管理程序》 7.0 相关表单/记录 7.1《受控文件清单》 7.2《文件发放、回收记录》 7.3《内部联络/申请函》 7.4《质量记录清单》 7.5《文件销毁申请单》 7.6《作废销毁文件登记表》 7.7《文件编制规则管理一览表》 7.8《文件评审记录表》
设备使用的文件等，受控文件必须经过审批，必须有“受控文件”印章标识，此 类文件必需作发放回收记录。 3.2 非受控文件：只用于参考，不能直接用于生产的食品安全管理体系相关文件和其他作业指导 文件。此类文件分別盖有“非受控文件”、“参考文件”印章或无任何受控标识， 此类文件不必做发放回收记录。 3.3 外来文件、资料：非本公司制作之文件资料皆属之, 客戶、供应商提供之规格、图面、相关 资料及国家或国际标准及法律法规，图书资料等。 4.0 权责 4.1 总经理：负责食品安全管理手册的批准发布。 4.2 管理者代表：负责组织食品安全管理手册的编制与程序文件批准。 4.3 各部门：负责本部门归口文件的编制、更改与审核和评审。负责本部门体系文件、资料 的存档和维护。 4.4 文控中心：负责食品安全管理管理体系文件（质量手册、程序文件、工作文件等）和外来文
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规范体系文件的编制、修订、更改、审批、发行和作废等管理，以确保各部门使用有效版本的 文件。 2.0 适用范围 凡本公司与食品安全管理管理体系有关的文件、资料（包括书面文字资料和电子文件、外来文 件）和记录均属之。 3.0 术语与定义 3.1 受控文件：体系相关的文件以及直接使用于生产、检查相关区域的指导性文件，检测、生产