国外工程项目物资管理工作中存在的难点与对策2009年第3期西北电建?5?国外工程项目物资管理工作中存在的难点与对策王铁(西北电力建设工程管理公司西安市710032)【摘要】依据在印度尼西亚苏娜拉娅工程建设项目(1~600MW机组)物资管理实践,学习国外承包商管理经验,阐述现场物资管理程序工作中存在问题进行对策要点,不断提高物资管理工作水平.【关键词】物资工程管理0引言国外工程建设项目物资管理与国内管理有着根本的区别,在国内出现短缺或型号规格不符,可以马上联系厂商补供和更换,必要时可与项目设计单位沟通,进行替换,以保证工期.而国外工程建设,始终围绕项目工期和费用进行管理.工期和费用主要涉及物资供应,现场管理,设备材料损坏理赔和现场签证.1存在的问题工程建设项目物资管理存在的问题主要有三个方面:一方面是厂商存在的问题:如供应的设备材料品种规格不完整,供货清单与实物有出入,设备材料有缺陷等.另一方面是相关单位存在的问题:如业主单位,运输商有关管理人员对火电工程建设的法律,法规及专业知识学习不够,缺乏专业技术知识和道德水准不高,使设备材料装卸,运输过程堆放存在缺陷,造成设备材料一定的损坏等.再一方面是工程建设项目物资管理人员存在的问题:人员水平层次不齐,包括英语水平,管理能力局限专业,工作前紧后松不平衡,造成物资管理人员忙的忙,闲的闲,没有把全部精力投入到物资管理工作中.只有采取切实有效的措施才能弥补缺陷,解决这些问题,合理发挥工程建设参与者的积极性和主动性,切实维护工程建设单位,工程建设管理单位,设备材料运输商和施工承包商的经济利益.2对策2.1建立健全国外工程建设项目物资管理程序(中英文),从源头实施控制管理,发现缺陷及时追踪处理,避免累积.2.1.1国外工程建设项目物资管理程序包括:a目的b范围c职责d现场物资交接管理e现场物资验收管理f现场物资仓储管理g现场物资发放管理和稽核h附件交接,验收,发放管理内容制定应该包含交接验收依据,存在问题处理原则,发放依据,关联方,签字顺序等,做到界限明确,影像资料齐全,发现问题解决有人落实.程序应简便,清晰,便于操作.2.1.2制定现场物资管理流程图(见附件1).2.1-3制定现场物资交接和验收合格证明交接手续.2.1.4制定现场物资交接验收发放各种单据.?6?西北电建2009年第3期包括《物资运输交接单》,《物资运输损坏签证单》,《开箱验收报告》,《备品备件领用单》,《专用工具借用单》,《物资缺陷/处理联系单》,《资料移交单》,《设备/材料领用单》,《设备I才料储存货位编码》,《设备/材料发放流程图》等.2.1.5制定现场物资管理台帐.2.1.6制定物资管理质量控制细则和安全工作细则.要点对设备材料的验收,保管,标识进行具体的规范,确保物资安全管理符合规定要求.2.2制定现场物资管理分类界限.国外火电工程建设项目物资管理工作内容与国内火电工程建设基本一样,主要区别就是必须做好前期管理程序工作.物资管理工作内容品种繁多,专业性强,物资的堆放,保管和发放有比较严格的规定,因此在物资管理工作分类时应该根据国外项目物资管理人员实际状况和物资堆放场地并结合火电工程建设专业特点进行分类,同时在分类还要考虑各专业组工作状态,能够合理调剂,保持工作有序平衡,目的一个便于交接,便于管理,便于发放,便于统计.2.3依据合同工作范围制定物资管理人员岗位职责.一个工程建设项目运转是否正常良好,关键是现场管理人员岗位职责是否清晰明确,工作责任和界限有依据,工作计划有章可循.制定工作岗位职责要符合工程建设项目工作内容和物资管理分类,做到有规范有要求,工作有界限,不能因工作职责界限不清,给工作者带来推诿和郁闷,造成工作积极性的挫伤.职责的核心工作主要内容,范围界限,工作日志和专业工作总结的撰写.'2.4根据物资管理工作程序,分类和岗位职责制定物资内部管理细则.由于国外火电工程建设项目与国内主要区别是人员的配备和管理受到局限.国内缺少不同专业人员时可以随时补充,国外项目就不一样,补充人员手续繁琐,周期长,能否胜任也是一个未知,制定物资内部管理细则就是解决局限的有效办法,核心是工作相互协助,不受单一工作局限,如翻译,信息管理人员还要兼专业组1～2项具体工作等,尽最大能力发挥现有人员潜力.2.4.1制定物资管理人员工作纪律规定.主要强调员工牢记企业精神和企业理念,明确在国外项目我们是一个团队整体,围绕项目建设开展工作,以最大的包容心进行工作.对人员出现的思想波动,工作情绪要及时掌握,进行沟通交流疏导.要点团结协作,规范言行.2.4.2制定物资交接,验收出现问题处理工作程序.由于各专业组工作状态不同,有可能发生不同专业组物资管理人员一起在一个组工作,随时会出现物资交接,验收存在问题没有人负责追踪解决处理,此工作程序主要明确存在问题追踪处理责任人,影像资料的收集等和厂家现场代表沟通提请图纸核对《装箱清单》,避免因《装箱清单》与图纸数量不符,造成设备材料交接困难.2.4.3制定物资翻译工作程序.国外火电工程建设项目翻译工作一个重要的环节,主要涉及国内企业和国外承包商,尤其物资管理翻译工作,专业性要求高,沟通交流要准确流畅,避免翻译人员对外工作擅自决定,同时,还不能失去合同内容原则.为保证团队整体素质水平,规定翻译每周一定时间进行外语补课辅导,要点明确主翻译和复审流程,规范对外文稿原则.2.4.4制定物资管理人员休假工作衔接管理程序.国外工程建设项目合同一旦签订,对工期和费用要求严格,特别是物资管理人员,我们所接触的项目物资基本都是国内供应,每批船运物资到现场,物资人员几乎一天工作10几个小时.如果遇到人员休假,应合理安排工作,工作衔接周密无误,保证现场物资管理有序进行.要点规范休假人员与工作人员书面交接手续和此期间发生问题追踪与处理的规定.2.4.5制定物资内勤工作管理程序.2009年第3期西北电建?,7'一个工程建设项目的管理成功与否很大程度取决于内部管理水平高与低.而且国外工程建设项目物资供应主要源自国内生产厂家,主要联系是通过网络邮件,传真件和电话,特别是设备材料损坏件以及质量问题,这就要求联系人员必须做好记录和邮件保存,便于存档和追踪.要点规定来往函件登记,编号,报告,做好日志和有关事项工作程序.2.4.6制定《物资简报》编制管理程序.工程建设项目管理主要依据国家及行业规范,规定和企业的规章制度进行工作,工作的是否有成效,管理是否有力必须通过实际工作状态,具体数字和影像资料如实反映,尤其是项目建设所需设备材料到货状态,以便领导和有关部门决策.考虑国外项目损坏和遗漏设备材料厂商补供和船运时间长,在物资交接手续完成结束后尽快提交到货统计资料.核心规范各专业组在规定的时间内提供每批次船运物资到货实际状态,累计状态,损坏状态,包括设备材料到货状态影像资料,保证每批次船运物资到货处于受控状态,对现场物资进行动态管理.2.5规范现场物资管理程序,做好物资信息沟通.国外工程建设项目物资管理涉及面广,沟通比较繁琐.管理涉及到国外业主,国内运输商,国内生产厂商,国外承包商,设备材料到货状态(损坏,丢失,缺件等)直接涉及到有关费用发生,所以物资管理的好与坏也直接涉及到各方的经济利益.制定《现场物资管理程序》和《现场物资内部管理细则》等,就是规范物资管理工作行为,及时把物资到货状态通报相关单位,做好原始资料的收集整理,为保险理赔做好证据取证影像资料.为把物资管理工作落到实处,针对接收存在的问题,及时与业主,运输商,施工承包商加强设备材料供应状态联系沟通,提请有关单位高度重视设备材料的供应,运输和安装每个环节,避免因工作粗心大意,造成不必要的设备材料损失或遗漏,影响工程建设进度.国外项目物资管理最大难度就是船运到货设备材料的清点核对,通常每批次船运设备材料都在3000t以上,最多要在10000t左右,难免在运输过程出现损坏,丢失和遗漏,尽快就实物与《装箱清单》核对统计,反馈给经营和质量技术部门,以便尽早商定消缺和厂商补供.2.6做好现场物资管理,监管好设备材料进出.设备材料运到现场,主要由国外施工承包商具体负责核对,卸车,堆放,保管和发放.物资管理的核心就是现场设备材料管理工作必须始终处于受控状态.对设备材料的核对,卸车统计上报对国外施工承包商规定了严格的时间期限,目的就是确保工作高效,准确,在第一时间上报业主,以便对损失件补供.对设备材料的堆放,保管和发放,对施工承包商也进行规范和要求,针对国外施工承包商既是设备材料的保管方又是使用者的特殊性,对堆放,保管和发放进行明确的规定,合理,规范,通畅,安全,特别是设备材料发放必须先办理手续,物资管理人员现场见证才能发放.对库存物资规定每月进行一次物资管理台帐检查,半年进行一次实物盘点检查,按照《物资管理工作检查表》内容检查,做好检查记录,发现问题及时书面通知纠正,限期整改,管理到位.2.7尝试国外工程建设项目物资管理,适应国际管理模式,与国外模式接轨.通过一段国外工程项目建设的实践和现场物资管理的工作,使我们获取了一些有益的经验,管理思维和如何应对因设备材料损失面对保险理赔的工作程序,最大限度利用保险公司理赔而降低到货设备材料损失的费用.2.7.1严肃到货物资取证资料,规定期限上报统计清单.国外工程建设项目的物资运输通常都由业主在保险公司投保,以将风险降到最低限度.物资到货核对遇发生设备材料损坏或丢失,在交接时必须办理《物资运输交接单》和《物资运输损坏签证单》,同时在车板上拍照留存影像资料,这些都是保险公司理赔所必须提供的第一手证据资料,必须在保险公司规定的意外险时间内报案,并提供证据资料.2.7.2提请保险公司理赔人员尽快到现场勘查实物,实施追踪理赔.向保险公司报案后,指定专人负责与保险公司联系到现场勘查实物,避免多人口径不一致造成保险理?8?西北电建2009年第3期赔困难发生.在保险公司理赔人员来到现场勘查后和索取有关理赔资料,必须要求保险公司人员与现场物资管理人员办理理赔资料交接手续和现场勘查记录签字手续,手续的办理标志保险公司已经进入理赔程序.2.7.3追踪保险理赔,敦促赔付尽快到位.国外工程建设项目保险理赔还是比较规范,只要在投保的设备材料范围内,发生损坏丢失,只要有(没有利益关系方)证据资料,均可以理赔.特别是在投保金额内的理赔比较容易办理,但是往往开始理赔的程序和手续比较繁琐,一旦第一次保险理赔理顺,后面的保险理赔工作就很方便,但超过投保金额理赔保险公司就比较严格理赔,所以现场的物资管理工作必须仔细认真一丝不苟,影像资料必须收集齐全.在理赔工作程序结束,尽快联系保险公司理赔金额到位.需要说明的是保险理赔不能推卸相关责任单位造成设备材料损失的经济责任,谁工作不到位造成设备材料损坏的费用按合同条款规定追究.2.7.4学习国外承包商物资管理经验,认真执行领料工作图(票)制度.国外工程建设项目物资管理工作,也使我们开拓了物资管理的思维和眼界,国外施工承包商设备材料领料,就比较独特,《设备/材料领用单》都附有设备材料领料部位电子版图纸,提交相关部门才能办理签字手续,要求技术,物资管理人员必须依照《装箱清单》,图纸图号设备材料明细核对办理有关领料手续,使设备材料领料发放过程大大避免了人为失误情况的发生,把一些预防失误的策略在工作过程中贯穿实施.同时,在项目设备材料领料发放工作中发生失误,物资管理人员推卸不了自己应有的责任.促使我们的工作必须认真仔细,工作的责任心要不断加强,使问题随时发现,随时追踪,及时处理,保证国外工程建设项目设备材料交接验收就能用,发放过程不出错.在与施工承包商物资管理接触过程中,工作程序应按照国际惯例进行,在对方提出有关书面问题,应该在一定的期限内书面答复处理的意见.否则,对方就会认为默许,进行工期或费用的索赔.与国外承包商接触和书面工作联系,应该时刻紧绷索赔经济费用弦,问题的发生和处理必须形成闭环,工作应该留有依据和记录,做好工作日志.2.8运用计算机进行快捷准确的辅助管理,提高物资管理效率和质量.印尼工程建设项目(1x6OOMW机组)所需设备材料约lO万吨左右,品种规格成千上万,每批次船运物资5000吨以上,供货商众多,必须借助计算机进行辅助管理,通过计算机能够快捷准确进行核对,设备型号厂家是否相符,材料品种规格是否相符,设备材料管理台帐是否健全,发放管理是否到位,都可以通过计算机进行工作,避免人工统计核对产生误差.我们还可以借助局域网发挥计算机作用,使项目领导,计经,质量,安全,工程都可以随时了解设备材料状态信息,真正达到资源共享目的,做好工程建设项目服务工作.3结语国外工程建设项目的物资管理,与国内项目管理基本相同,但也存在区别,物资管理要细,设备材料材料到货统计要快,要准.从出厂运输一港口卸车一港口装船一海洋运输一国外港口卸船一港口装车一汽车运输一现场车板交接,不论在哪一环节出现设备材料损坏与丢失,只能在现场设备材料交接核对时暴露出来,核对暴露了可往前追踪责任单位的经济费用进行赔偿与补供,或在规定的时间内向保险公司报案理赔.没有核对出来设备材料损失件,现场项目部就要承担不属于自己责任的损失费用和影响项目建设工期.因此,现场物资管理工作程序应该在工程前期规划好,设备材料到货与《装箱清单》核对统计必须快捷准确.要保证快捷准确就应该提高管理者的管理水平,开拓管理思维,工作要有前瞻性.为保证工程建设项目物资管理程序贯彻执行,现场物资管理部先后制订了以下二十一个程序.(1)现场物资部工作邮件联系管理程序(2)现场物资部接收,交接,验收物资出现问题处理的工作程序(3)现场物资部涉及翻译工作管理程序(下转第l2页)?l2?西北电建2009年第3期造成l7人死亡,一人重伤的恶性事故.我们从网上获悉后,立即在我们施工现场,组织施工升降机专项安全检查,印发检查纪要,要求有关单位对检查中发现的问题,限期整改闭合.在安全常态管理方面,2008年,监理部组织召开周安全例会49次,其中印发纪要的有38次;组织周安全检查45次,印发检查纪要45期,提出问题1052条;每日检查,发出整改通知单120份,提出整改项目573条:签发安全停工令3份;发出罚款单113份,共罚款89.34万元.9结语综上所述,在工程建设施工中,由于主动采取安全风险预控措施,认真落实安全风险源头管理.所以,在此高风险,长周期的工程施工期间,实现了安全生产的可控,在控,能控.在各参建单位和全体参建人员的共同努力下,大唐彬长电厂(2~600MW)新建工程,自开工建设以来,无人身死亡事故;无重大机械,设备事故;无重大火灾,压力容器爆炸事故;无责任性重大交通事故;无重大坍陷,水浸及环境污染事故,实现安全生产目标.近期,胡锦涛总书记在中央经济工作会议上的讲话中,对安全生产进行了五个方面的阐述,提到了"三个事关":安全生产工作事关人民群众生命,事关社会稳定,事关国家声誉.温家宝总理也对安全生产工作进行了八个方面的阐述.我们要把胡锦涛总书记,温家宝总理的讲话精神全面,认真,坚决地落实到安全生产工作中.努力实现安全生产的长效机制,确保安全生产可控,在控.安全工作有始无终的要求,使我们的工作必须在科学发展观指导下重预控,在坚持不懈的努力中打持续改进,在兢兢业业的苦干中见实效.没有高潮迭起,没有扬名挂号."无智名,无勇功."安全工作来不得半点的浮躁虚假,把问题解决于萌芽,消解于未发,确保一方平安.(上接第8页)(4)现场物资部内勤工作管理程序(5)现场物资部通讯报道管理程序(6)现场物资部《物资简报》编制管理程序(7)现场物资部人员休假工作衔接管理程序(8)现场物资部人员公寓管理规定(9)现场物资部人员就餐管理规定(10)现场物资部人员劳动纪律的规定(11)物资经理岗位职责(12)物资锅炉汽机工程师岗位职责(13)物资电气热控工程师岗位职责(14)物资材料工程师岗位职责(15)仓储管理工程师岗位职责(16)物资翻译岗位职责(17)物资信息管理工程师岗位职责(18)物资管理分类界限(19)物资管理人员管理安排及工作原则(20)物资安全管理工作细则(21)物资管理质量控制细则(1)～(10)物资内部工作管理程序,(11)～(17)物资人员工作管理职责,(18)～(21)物资管理细则.实践证明,只要抓住工作中存在的问题,认真分析研究对策,只要每一位管理者有责任心,有管理思维,有企业主人翁工作态度,工作就一定能做好.。