号、责任者、文号、日期、页数、盒号、备注等等项目。
归档文件目录
年度： 问题：
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
盒号
备注
保管期限：
（图2“归档文件目录”式样）
（1）、件号：填写室编件号。
（2）、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文 机关或署名者。联合发文的责任者以发文编写号的单位为主要责任者，加“⋯⋯等”。责任者文字必须要写全称。
二、文件、档案的整理原则
文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件 之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。
三、文件、档案的整理要求
需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均 应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的 文件应予复制。归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订 材料等应符合档案保护的相关要求。
（四）“件”
“件”是指归档文件的整理单位，一般以每份文件为一 “件”。
一般来说， 文件正本与定稿为一件。 正文与附件为一件。 转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文 与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。 文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一 件；原件与复制件为一件； 报表、 名册、图册等每册为一件。 会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。
永久：
顺序
名称
1
会议记录；
2
年度工作计划、总结；
3
工作报告、生活会材料；
4
办法、规定、制度；重要文件材料；
5
大事记、组织机构沿革、院志；
6
合同、协议；
7
会议、活动等形成的主要文件材料；上级领导视察本院工作的材料等；
8
机构设置、机构改革、人员编制等方面文件 材料；
9
人员干部任免、表彰、奖惩等方面文件材料；
（2）、档案盒封面要标明全宗名称，档案盒的外形尺寸 为310毫米×220毫米（长×宽），盒脊厚度为40毫米。
（3）、盒脊设置全宗号、年度、问题、保管期限、起止 件号、盒号等项目（见图3）。其中起止件号填写盒内第一件文 件和最后一件文件的件号，中间用“－”号链接，填写件号 要准确无误，做到盒脊起止件号与盒内归档文件件号完全一 致。
（全宗号）
（年 度）
（室编件号）
（问 题）
（保管期限）
（馆编件号）
（图1“归档章”式样）
“归档章”需设置全宗号、年度、保管期限、件号等等 必备项， 并设置了问题选择项目（档案不进馆的单位， 全宗号 可暂不填写； 不按问题分类的无须设置。）
（1）、全宗号：档案馆给进馆单位编制的代号。
（2）、年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公 元纪年，如2013。
文件、档案的分类整理与归档流程
一、文件、档案归档的基本定义
（一）归档文件定义
“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档 保存的各种纸质文件材料。 ”
（二）归档文件的整理
“将需要归档文件， 以件为单位进行装订、 分类、 排列、 编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。 ”
（三）“事由”
“一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作 过程等。如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。 ”
10
干部年报、干部名册等；
11
业务统计全年汇总表；
定期：Leabharlann 顺序名称1半年工作总结；本院各部门全年工作总结；
2
关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示；
3
一般性事务管理、一般性业务文件材料；
4
编制的检察信息等材料；本院传真发文；
5
召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
6
人事管理工作形成的一般性文件材料；
（二）文件、档案的分类、排列 归档文件一般采用“年度—保管期限”方法分类，即每 个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一 般分为30年、10年。在分类方案的最低一级类目保管期限
内，根据机关文件材料归档范围，按文件性质、事由、办结 时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中 排列。
（3）、文号：文件的发文字号。
（4）、题名：文件标题。如果档案或文件没有标题或标 题不规范的，可自拟标题，外加符号“ ［］”；正文与附件， 转发文与被转发文，如果正文、转发文不能反映附件、被转 发文内容，附件、被转发文题名要抄录，附在题名后，并加 符号“（）”；任免、调配等人事方面的文件材料，涉及本单位 人员，其人员名称照实抄录，附在题名后，并加符号“（）”。
归档文件的目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4 （长×宽
为297mm×210mm）型，并区分保管期限装订成册。
（五）文件、档案的装盒
（1）、将归档文件按件号顺序装入盒中，并及时填写盒
脊及备考表项目。需要注意的是：不同形成年度的归档文件
不可以放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不可以放 入同一档案盒；不同问题类目的归档文件不可以放入同一档 案盒。
（5）、日期：文件的形成时间，以八位阿拉伯数字标注 年月日，如。
（6）、页数：每一份归档文件的页数。文件中有图文的 页面规定为一页。
（7）、盒号：档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时 按进馆要求编制。一般不需填写。
（8）、备注：需要补充说明的情况，如果内容太多，在 备注栏加注“＊” ，具体的内容填在盒内备考表里面。
7
上级机关制发的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本院主 管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关关于一般性业务问题的来函 与本院的复函等文件材料；
8
业务统计月报表；
（三）文件、档案的编号
归档文件要根据分类方案和排列顺序逐件编号，在文件 首页上端的空白位置加盖归档章（见图1），并在指定位置填写 相关内容。
四、文件、档案的整理方法
（一）文件、档案的装订
需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝 纫机装订或专用包角粘连装订。专用缝纫机装订位置在左 侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。 文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法进行装订。
一般来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，附 件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在 后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。此 外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次 修改稿按时间顺序依次在后。
（3）、保管期限： 归档文件保管期限分为： 永久、30年、
10年。
（4）、问题：问题的名称或规范化简称。
（5）、件号：文件的排列顺序号，只填室编件号，馆编 件号不填。在分类方案的最低一级类目保管期限内，按文件 排列顺序从“1”开始标注。
（四）文件、档案的编目 归档文件应该逐件编目，归档文件目录（见图2）设置件