XX文书档案管理系统说明文档XXXXXXX有限公司2016年4月目录1.系统介绍系统提供了一个易用、安全、高效的档案一体化管理平台，通过严谨、灵活的权限管理机制和档案共享机制，使用户单位可以安全、可靠、高效和便捷地对档案进行存储、共享、分发应用、浏览和授控调阅等。

使用C#.NET2008 SP1开发环境。

使用MS SQLSERVER2005数据库。

采用B/S结构。

1.1系统特点⏹符合国家、行业对档案管理的相关标准要求；⏹存储与归档系统具有操作简便性、高效性及实用性，安全性高、成本低、易维护等特点；⏹档案可视化应用，条码化管理，容灾性强；⏹对重要档案信息的存取、运行环境实现虚拟管理，系统具有兼容性；⏹档案各类操作具有可控性，可对档案分区多级授权、多用户共享；⏹多样化的检索和调档手段，极大地满足档案的分级管理需求；⏹实体档案、电子档案互为关联，安全、管理一体化，系统极具有包容性。

1.2系统定位通过对电子档案进行动态加解密和权限设定，可便捷地实现具有对电子档案生命周期的全过程保护、共享和再利用功能的信息安全类产品，它可以被广泛应用于需要约束档案访问权限、访问密级和访问可控的领域：1．党政机关和军事部门：涉及国家机密的文档（公文、机密文件、会议纪要、军事情报、素材资料等）；2．行业企业：需要限制共享对象的企业文档（科技成果、生产资料、设计图纸、财务预算、商业计划、合同定单、管理制度等）；3．金融机构：包含大量敏感信息和商业机密的文档（投资信息、客户信息、上市公司年报等）；4．研发行业：需要保护的知识产权文档（源代码、设计文档、知识产权等）。

1.3系统优势2.体系结构设计2.1系统架构文书档案管理系统通过统一组织结构与统一编码服务和统计分析服务来实现文书档案管理的前后台管理功能，见图2-1。

图2-1文书档案管理系统总体架构图由图2-1可见，系统由后台数据层、核心业务层、公共服务层、安全支撑体系等几部分组成。

其中，系统接口完成与企业平台应用的接口功能。

2.2部署结构本系统采用集中方式部署，在企业机房部署应用服务器和数据库服务器。

各级终端用户均无需安装任何软件，利用IE浏览器即可进行系统操作和浏览，见图2-2。

图2-2文书档案管理系统部署结构图2.3如下：图2-3文书档案管理系统功能结构图1．后台数据层：该层是系统运行的基础，是运用当前最新存储技术、存储理念将各类资料档案安全、高效地进行存储备份以及系统维护。

后台数据支撑体系主要实现文档管理、用户管理、统计分析、基础数据维护、系统管理等任务。

2．核心业务层：该层是系统的核心层，它根据档案业务流程对电子文档进行归档、查询、调用、借阅、分发。

核心业务支撑体系主要实现电子和实体档案一体化管理、索引信息著录与调阅等功能。

3．公众服务层：该层是对外接口层，为外部系统提供电子和实体档案的目录查询检索，便于档案交流和应用。

公众服务支撑体系主要实现档案题录的对外发布和档案的授权分发等功能。

3.系统功能3.1功能结构文书档案管理系统由6大部分组成，主要分为用户管理、文档管理、查询借阅管理、统计分析、基础数据维护、系统管理。

见图3-1。

图3-1文书档案管理系统功能结构图3.1.1 用户管理可以实现对用户的各项管理，包括用户维护、角色管理、权限管理及修改密码。

用户维护：主要实现浏览用户、增加用户、删除用户的功能，浏览用户可以查看当前数据库中的所有已创建用户；新增用户可以给数据库增加一个用户自定义用户；删除用户可以实现从数据库中删除选定的用户。

角色管理：可以实现浏览角色、新增角色、分配编辑角色权限以及删除角色功能，浏览角色可以查看当前数据库中的所有已创建角色；新增角色可以给数据库增加一个用户自定义角色；分配编辑角色可以给新创建或已有的角色分配表权限，包括创建表、查询、更新、删除等权限，以及对已创建角色的权限进行修改；删除角色可以实现从数据库中删除选定的角色。

权限管理：根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，对已注册用户进行权限分配、修改管理，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。

修改密码：可以实现用户根据一定的密码设置规则进行重新设置用户登录密码。

3.1.2 文档管理可以实现对文档的各项管理，包括文件接收、文件分发、文件信息维护、案卷管理、文件归档。

文件接收：文书室接收经所办传递下来的文件。

文件分发：文书室将接收的文件经领导批示后形成电子文件，分发相关用户进行阅读。

文件信息维护：实现对文件的相关信息进行更新修改。

案卷管理：文件归档分为电子文件归档和纸质文件归档。

电子文件归档按照国家文件相关分类法进行归档；纸质文档归档要经过预立卷、拆卷、分类、组卷、著录五个过程，最后进行归档。

RFID的应用：在案卷管理阶段，使用RFID既减轻了工作人员劳动强度，提高了工作效率，而且可以使文档清点成为一项经常性的工作，提高了管理水平。

查找文档时，则只需在RFID阅读器中输入要检查的号码段或要找的文档名称等，沿着档案柜依次扫描，一旦发现排架错误或找到所要的文档时，立刻用声光报警，这使得工作人员的查找变得非常方便，同时显著降低错架率。

RFID标签上有一个可写的记录区，假若放入一些统计数据，如出借次数、有效天数等或详细的档案信息，如档案柜号等，进行剔旧、整理上架等更加容易。

3.1.3 查询借阅管理可以实现文档检索、文档调阅申请、文档调阅审批、文档调阅各项功能。

文档检索：根据档案的分类法和组卷规则，提供确定型和非确定型，全宗级、案卷级、文件级等多项检索手段。

文档检索是文档系统的重要功能之一，其功能主要有以下两方面：1、检索用户来自不同部门，系统提供多种多样的查询方式供用户选择。

2、为了确保数据信息的安全，进行严格的功能权限、数据权限的控制，根据用户级别对文档的内容进行设置，不同的用户有不同的检索权限。

文档调阅申请：有文档调阅需求的用户，要填写相关文档调阅申请书，待领导审批通过后才能进行对相关文件进行调阅。

文档调阅审批：领导根据文档调阅申请进行审批，只有通过审批的用户才能对文档进行调阅。

文档调阅：通过领导审批的调阅请求用户可以方便地调阅电子文档。

借阅管理为网上借阅，可以实现自助式调阅功能：由调阅者通过检索功能自行检索需要的文档，并选取复印、打印、摘要功能。

3.1.4 统计分析可以实现分类统计、遗漏预警功能。

分类统计：可以根据业务数据内容生成统计报表，如不同部门归档情况、档案利用情况。

遗漏预警：对文件归档过程中遗漏的重要信息进行预警，以方便管理员进行信息维护。

3.1.5 基础数据维护可以实现分类维护、有效期限、密级、组织机构功能。

分类维护：如果发现档案缺失或错误，可以进行分类维护，主要包括信息补录入、删除、档案著录维护。

信息补充录入：补充录入档案信息，如案卷号、目录号、全宗号、数据来源、题名等。

档案维护：完成日常信息的修改、删除，所有维护操作都有历史记录，可以查阅历史和进行恢复；所有录入、修改操作都提供界面的数据类型、长度等有效性控制，防止错误数据产生；档案著录：对个别没有通过接收归档进入系统的档案，可以通过档案著录进行补充。

有效期限：根据文书档案管理期限表，可以实现对不同类别的文件进行有效期限的更新修改。

密级管理：根据文书档案密级管理规定，可以对相关文件的密级进行更修修改。

组织机构：根据组织机构的变化，可以对组织机构进行及时更新修改。

3.1.6 系统管理可以实现系统设置、操作日志、系统备份、版本说明功能。

系统设置：可以对系统参数进行设置。

操作日志：系统将必要的操作日志记录在案，可以浏览和分析系统的行为，以解决痕迹化管理。

为了保证安全和预防破坏行为，也便于系统运行历史的监视审查，系统提供一种跟踪所有动作的可选手段。

系统将必要的操作日志记录在案，并且提供专用工具（查看日志）去浏览和分析系统的行为。

安全日志可以进行查询和统计，用于系统分析。

系统备份：对系统的重要数据进行安全备份。

版本说明：对系统的版本进行说明，方便维护。

3.2业务流程3.2.1文书档案管理流程3.2.1.1文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版得到纸质版的文书后，经所经办分发到各领导手上，经领导批示后，交由机要室进行电子化处理，形成电子版的文书。

机要室根据领导的批示，将电子文书分发到阅读人员手中，阅读人员阅读完毕后有两种结果：第一种是回执机要室，文书阅读完毕且不用再向下传递；第二种是回执机要室，文书已阅读完毕，批示还要向下传递，要让下面的人看到。

这样，机要室继续将该电子文书分发到下一级阅读人员进行阅读，直到所有的阅读人员都阅读完毕，并且不再进行向下传递。

当所有阅读人员阅读完毕后，要进行文书的存档操作，电子文书最终的保存结果就是一式两份，一份进行归档，一份存到资料库。

纸质文书的存档是先进行预立卷，就是保存临时的一个案卷目录中。

当这个临时案卷积累到一定程度后，需要将这个临时案卷拆卷、分类、再组卷、著录、归档形成一个完整的永久保存的档案。

具体流程见图6-2-1-1。

文书状态表：0：已接收 1：分发给领导 2：领导审批完毕 3：电子化完毕并存储 4：分发 5：再传递6：阅读结束 7：已归档图3-2-1-1文书档案管理系统文书管理流程3.2.1.1文书来源为纯电子版文书状态表：0：已接收 1：已存储 2：分发 3：再传递 4：阅读结束 5：已归档图3-2-1-1文书档案管理系统文书管理流程3.2.2文书档案分发流程3.2.2.1归档前分发文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传递请求的过程，而归档后则没有该过程。

具体流程见图6-2-2-1。

再传递请求图3-2-2-1文书档案管理系统文书分发流程3.2.2.2归档后分发文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传递请求的过程，而归档后则没有该过程。

具体流程见图3-2-2-2。

查询借阅图6-2-2-2文书档案管理系统文书分发流程3.3功能说明3.3.1用户管理用户管理用户维护角色管理权限管理修改密码用户表角色表用户组表3.3.2文件与档案管理分发表文档管理文件接收文件分发文件维护宗卷管理文件归档(电子、纸质)分发文件明细表档案信息表卷内目录表3.3.3查询借阅管理查询借阅管理文档检索文档调阅申请文档调阅审批文档调阅借阅表批示表档案信息表统计分析分类统计遗漏预警档案信息表系统管理系统参数设置操作日志数据备份版本说明操作日志表档案信息表3.3.4基础数据维护文档分类有效期限密级组织机构维护基础数据维护有效期限表密级表组织机构表文档分类表4.系统接口本方案必须实现与本部门现有统一门户系统、信息管理系统、办公OA系统进行对接，为其他计算机软件系统提供软件接口。