企业档案规范管理培训
的政策与职责、档案管理、档案管理系统的设计与开发以及档案
管理过程与控制等方面的要求。 目前在国际标准中,属于系统档案管理的只有国际标准ISO15489 《档案管理通则》。而ISO15489《档案管理通则》中明确表明, 该标准是适应除档案馆外的所有机构。
ISቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ15489.1《档案管理通则》的 特点
收文办理主要程序
签收 登记 初审 承办 (阅知性公文 批办性公文 ) 传阅 催办 答复
发文办理主要程序
复核 登记 印制 核发
文件材料积累
就是按照一定的要求和方式,将科 技文件及时集中和妥善保管起来。
企业文件材料积累要求
明确科技文件材料积累的职责
科技文件材料积累范围
标准与标准化
标准起源于工业产品生产和交换。现代标准化是近二、 三百年来伴随着工业化进程而发展起来的
美国泰勒的科学管理 日本的企业管理革命,其核心是质量 随着信息技术而来的以“扁平化”、“个性化”为
特征的“企业流程再造”
《企业档案工作规范》与ISO9001 《质量管理体系要求》
1987年国际标准化组织发布第一版 9000 系列标准;
科技文件材料的完整性 鉴别科技文件材料完整性的方法: 确定科技活动的范围 分析科技活动的具体程序 分析本单位在科技活动中地位
1. 2. 3.
科技文件材料准确性 的标准
科技文件材料应当同它所反映的对象相 一致 同一科技项目之间在内容上应当一致
管理性文件的整理
依据DA/T 22—2000 理规则》 分类及整理的方法
企业事业单位档案的分类
《工业企业档案分类暂行规则》
档案分类方案
档号的构成
全宗号(项目代号)+分类号+案卷 (归档文件)排列顺序号 例: XD12—6.3.5—035 0002 —3.2009.1—025
档案编目
归档文件的编目
科技档案的编目
企业档案分类目录
第四章 电子文件管理与档案信息化
第三章 企业档案规范管理与企业 文件控制管理
《企业档案管理规范》的特点
以企业全部档案为整体,确定了管理框架,和 业务工作流程 适应企业改革发展,对重点档案进行了调整和 明确 根据现代企业治理结构及经营、管理的状况, 对新的类别、归档文件范围进行了 增补 将电子文件管理及企业信息化放在了突出的位 置
档案信息化 archival informationisation
运用现代信息技术为主对归档文件、 数据档案信息及档案进行采集、整合、 维护、处置、管理和提供利用服务的档 案管理提升和工作方式。
企业事业单位档案信息化 的目标和原则
应以促进、完善企业信息化和提升档案 管理现代化水平为总目标 档案信息化原则是坚持技术与管理并重, 与企业信息化协调同步 企业各信息系统的开发与实施应充分考 虑档案的要求
企业档案规范化管理培训
第一章 企业档案综述
企业档案
是直接记述和反映企业生产、经营、 管理等各项活动,归档保存的企业文件 材料。
企业档案的种类
各类企业档案
企业档案的基本类别
企业档案的特点
综合性 专业性 现实性 数量大门类多
企业档案工作的内容
宏观企业档案工作
微观企业档案工作 工作范围 工作环节
电子文件的分类
(一)按文件存在形式分 1、文本文件(Text) 2、图像文件(Image)3、图形文件 (Graphic) 4、影像文件(Video) 5、声音文件(Audio)6、数据库文件 7、命令文件 (二)按与相同内容的纸质文件的关系分 1、草稿类电子文件 2、辅助类电子文件 3、正式电子文件 (三)按文件的内容分 可分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、 科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、企业职工等十大类。
《归档文件整
科技文件材料的整理
依据GB/T 11822—2008 《科学技术 档案案卷构成的一般要求》 分类整理的方法
会计核算材料的整理
依据《会计档案管理办法》(财会字 [1998]32号) 分类及整理的方法
职工文件材料的整理
依据《企业职工档案管理工作规定 》 (劳力字[1992]33号) 企业职工文件材料的分类整理
产品文件的形成及成套性
1. 2. 3.
1.
2. 3.
产品开发 技术调查和决策阶段 前期开发阶段 后期开发阶段 产品制造 样(机)品试制阶段 小批量试制阶段 正式生产阶段
基本建设文件材料的形成 和成套 性
项目立项准备阶段
设计阶段
施工阶段 竣工阶段
外购设备文件材料的形成 及成套性
档案部门职责
统筹规划企业档案工作,制定企业文件归档和档案鉴 定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提 供利用工作。 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、 整理及归档工作。 监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投 资的全资、控股企业)的档案工作。 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。
确保积累的质量 完善积累的条件
文件材料积累的方式
个人积累
专兼职档案员积累
档案人员代为积累
文件材料的整理与归档
文件整理的要求
文件整理应当以企业纳入企业归档范围 的文件为对象 整理工作应当在企业分类的总体框架下, 依据文件不同的类别,以相对应的标准 和规定作为整理的依据。
文件材料完整性鉴别
档案工作体系
企业应建立以档案部门为核心,各 职能或承办部门、各项目专兼职档案人 员为基础的企业档案工作体系。
企业管理职责
企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策,建立健全 档案工作规章制度,将档案工作纳入企业发展规划和工作计划, 为档案工作持续发展提供保障。 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工 作职责和有关人员岗位职责,并对分管领导、部门和项目负责人 及有关人员职责履行情况进行考核。 企业应采取必要措施,维护和确保档案的完整、准确、系统和安 全。 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作;国有企业应依照 档发字〔1998〕6号文件的要求进行,其他企业可参照。 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励;对 违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。
文件材料
是记录和反映生产、经营、管理及 专业业务活动文字、图表、声像等文件 材料的总称。
文件材料的种类
从内容分:公文、科技文件材料、会计 核算材料、人事文件材料 从形式分:文字材料、图样、表格、 及非纸质科技文件材料
胶片、磁性载文件材料 电子科技文件材料
“模拟” “数字”
规范文件管理的效用
档案的价值及资产属性 领导的作用 系统管理 过程控制
企业档案工作规范》结构与 ISO9001 ISO15489结构对比
ISO9001 第4章 质量体系 第5章 管理责任 第6章 资源管理 第7章 产品实现 第8章 措施分析与改进 DA/T42 工作总则 组织建设 制度建设 业务建设 信息化建设 ISO15489 档案管理收益 规章制度环境 方针与职责 档案管理要求 档案系统设计与实施
1. 保证业务质量和效率 以有序、高效、负责的方式开展业务活动; 以一致和公平的方式提供服务; 支持并记录政策的形成和管理决策的过程; 保证宏观管理与微观管理的一致性、连贯性 和效率; 方便业务活动在整个机构内的有效开展。 2 . 在受灾的情况下,提供持续运作的可能
3. 满足法律的要求及支持 满足有关档案、审计和监督方面的法律法规的 要求; 为法律诉讼提供保护和支持,包括对与机构活 动证据存在与否相伴随的风险管理提供的保护 和支持。 4 . 维护法人及员工的权益 保护机构的利益,保护员工、客户和当前及未 来相关利益方的权利。
档案工作总则
企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组 成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经 营和管理活动的基础性管理工作。 企业档案工作应以企业资产关系为纽带,实行 统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、 责任和信息等方面的需求为导向,运用现代技 术与管理方法,通过资源整合和开发,为企业 研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效 服务。 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。
5 . 是法人建立发展的重要历史记录 支持并记录当前和未来的研究活动、进展状况、 取得的成绩以及历史研究活动; 提供事务活动、个人活动和文化活动的证据。 6.是单位文化建设的重要内容 建立事务标识、个人标识和文化标识;维护机 构记忆、个人记忆或集体记忆。
文件材料的形成与积累
技术文件材料的控制管理
设备采购及开箱
设备安装调试
设备使用
科研文件材料的形成和成套性
科研前期
科研实施
科研鉴定推广
管理性文件的控制管理
《党政机关公文处理工作条例》(中办发 〔2012〕14号) 公文种类 公文格式 行文规则 公文拟制 公文办理 1996年5月3日中共中央办公厅发布的 《中国共产党机关公文处理条例》和 2000年8月24日国务院发布的《国家行 政机关公文处理办法》停止执行。
电子文件的特点
信息存储的密集性 信息载体的不确定性 信息结构的二重性 对信息技术的依赖性 信息内容的易改性 载体材料和信息的不稳定性 背景及相关信息的不完整性 信息处理的快捷性 信息利用的共享性 文件类型的复杂性