28
• 由各部门分别整理归档的单位， 先将归档文件按机构分开，在将 同一机构的文件按三个保管期限 分开，同一保管期限内按时间先 后排列。
尽可能将关系密切的同一 活动、工作、会议形成的文件材 料排列在一起。
29
•统计报表、简报、刊物、非 诉讼性案件材料、来文与复 文、去文与复文等成套性文 件可集中排列，该套文件内 部按文件形成的时间先后排 列。
25
×××
××× ××× ×××
不
××× ××× ××× ××× ××× ×××
锈
××× ××× ×××
钢
××× ××× ××× ××× ××× ×××
钉
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
××× ××× ×××
26
三
××× ××× ××× ×××
点
××× ××× ×××
16
•一般的文件材料，放在其形 成的年度归档。
•计划、预决算、总结、报告 、统计报表等，放在文件内 容针对的年度。
17
•长远规划，放在文件内容针对 的头一年。
•多年的总结、报告，放在文件 针对的最后一年。
18
•跨年度的案件，放在结案的 一年。
•跨年度的会议，放在闭幕年 。
19
3、划分期限
•准确地判定每一份文件和每 一组文件的价值，保管期限 分别定为永久（无限期）、 长期（16－50年）、短期（1 5年以下）。（保管期限表见 书P25）
一
××× ××× ××× ××× ××× ×××
线
××× ××× ××× ××× ××× ×××
装
××× ××× ×××
订
××× ××× ××× ××× ××× ×××
××× ××× ×××
27
5、文件排列
•由单位档案室集中归档的单位 :先将归档的文件材料按三个 保管期限分开，同一保管期限 的文件材料按照“机构－时间 ”或时间先后排列。
30
• 同一保管期限文件的排列顺序 应保持相对稳定。
31
6、文件编号
• 归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端 正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全宗号 年度
类别号 机构
期限 件号
32
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
全宗号：通常指国家综合档案 馆给立档单位的代号（企业没 有全宗号的，可不填写）
序号
内容
代号
1 企业管理性档案 A
2 基建档案
B
3 科研档案
C
4 产品档案
D
5
5 设备档案
Eቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
6 会计档案
F
7 合同档案
G
8 员工档案
H
9 特殊载体档案
J
6
企业档案分类原则： •以全部档案为对象 •依据企业管理职能 • 结合档案内容和形成特点
7
•保持档案材料的内部有机 联系 •方便管理与利用 •协调统一、不随便改动
38
不分机构编件号
年度 2005
2005
期限 永久 长期 短期 永久 长期 短期
文件数量 45 250 285 58 210 280
20
4、文件装订
•修裱破损或页幅过小的文件
•复制字纸模糊或易褪变的文 件，对以纯蓝墨水、红墨水 、复写纸、圆珠笔、印台油 、铅笔等字迹材料制成的文 件材料及传真件等进行复制 。
21
•超大纸张折叠
对报表、图样等纸张幅面大 于A4规格的文件，需要加以折 叠。操作是要尽量减少折叠次 数，文件页数较多时，宜整份 折叠
11
• 来文与复文、去文与复文（具 体包括请示与批等）可作为组 合件，或各为一件。
12
三、归档的主要步骤
和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 文件著录
2 区分年度 8 填备考表
3 划分期限 9 文件装盒
4 文件装订 10 打印目录
5 文件排列 11 入库装箱柜
6 文件编号
13
1、收集文件
33
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
34
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
35
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
8
A 企业管理性档案
一、档案与文件的区别
• 尚未办理完毕的文件不是档案， 凡处在文书处理过程中的文件， 都不能归档。
• 对日后没有查考价值的文件不是
档案 。
9
二、件的含义
• 单份文件，每份文件为一件； • 各种报表、名册、图册、书刊
、会议记录等，一册（本）为 一件；
10
• 正本与定稿为一件； • 正件与附件为一件； • 正文与文件处理单为一件； • 原件与复制件为一件； • 转发件与被转发件为一件；
民营企业档案管理
从化市档案局 2006.3.10
1
主讲内容
▪企业管理档案 ▪经济合同管理档案
2
企业管理档案
3
企业档案的含义
• 企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。
4
民营企业档案的分类
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
36
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
37
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
22
•去除会生锈的金属物（订书 钉、曲别针、大头针等装订 用品）。
23
• 如果是组合件，按以下顺序进行 组合件内的文件排列：
正本在前，定稿在后；正 本在前，附件在后；原件在前， 复制件在后；译文在前，原文在 后，转发文在前，被转发文在后 ；复文在前，来文在后。
24
•装订 采用左侧、下侧对
齐方式 对，用不锈钢钉装订 或线装订。
• 把反映本单位主要活动的，应 该归档的文件材料收集齐全、 完整。（归档范围见书P17-18 ）
14
• 对不需归档的文件要进行剔除 。
• 要注意“帐外”文件的收集， 特别是各种上报图表、花名册 、本单位出版的书刊和外出开 会带回的会议文件等。
15
2、区分年度
根据形成和处理文件的 年度对归档文件进行区分， 即不同年度形成的文件材料 要按年度具体分开。