网络环境下的档案创新服务
作者：张云霞
来源：《办公室业务（上半月）》 2018年第7期
【摘要】创新和利用档案信息资源是现今档案工作人员工作的核心。

档案信息资源的开发
离不开档案管理的创新，对此，档案人员必须能够建设新的机制，采取计算机网络等技术来实
现服务质量的提升，在确保网络管理安全性的前提下，促进档案信息管理的发展。

【关键词】档案；管理；创新
一、服务策略的创新
（一）构建档案馆（室）网页，开通网上服务。

现阶段，以互联网为基础的网上服务已经
被众多档案馆纳入服务体系中，成了为单位、社会提供资料的重要渠道。

为让网上服务更好地
满足单位、社会的需求，档案工作者要尽快建立档案信息资源数据库，特别是电子文件全文数
据库建设与完善。

对于档案管理工作而言，数据库的建设能够实现资源信息的及时管理，让档
案信息服务更加数据化、网络化，提高便捷性，同时档案管理工作也能因此更规范化、法制化、自动化。

例如，查询人员可在网络上直接输入目录管理数据库，直接查询一些公开类信息。

再
者档案馆还可以同宣传部门合作，及时将一些重要信息数据化并保存，用于后期资料查询和宣传。

（二）构建“电子文件数据管理中心”。

电子文件数据管理中心用于各单位归档电子文件
的集中管理与保存，并将一些可公开类的信息传到网站上，供大家自行信息查询，具有内容丰富、覆盖面大、提高信息资源利用率的优点。

电子文件数据管理中心的设立需要档案馆与企事
业单位信息部门共同协作，中心地址可选在企事业单位档案管理处，便于加强双方的联系。

（三）开通在线服务。

在信息时代，档案利用方式应作出一定的改变，如此才能满足社会
发展的需求。

现今，人们生活、工作、学习的环境都因社会信息全面化而随之改变，这使得人
们比较关注信息的时效性，能及时获取更多、更准确的信息。

所以，数据化、现代化的档案服
务方式必然要取代手工式、纸质档案服务方式。

档案馆可以借助于互联网以及相关技术，设立
数据查询库、电子信箱、公共网络专题等服务方式，让资料查询者和档案馆之间的交流更便利，及时提供准确、真实的信息，进而提高档案馆的服务质量。

（四）电子文件的自动上传与收集。

现阶段，对于档案管理部门而言，改变传统的纸质文
件收集方式是首要问题。

同传统纸质档案收集方式相比，单机上完成电子文件收集的方式操作
更为简单，只要上传、下载两个步骤就可实现电子文件的收集。

所以，档案部门建立一个网页
版的自动上传功能，及时将信息资料进行上传，这能大大提高档案管理信息收集的工作效率。

二、拓展档案馆服务领域
（一）兴办服务实体，发展档案产业。

在当今这个信息化时代，档案管理的相关定义也发
生了变化。

站在信息资源开发角度上来分析，档案馆不再只是一个信息管理处，还是一个信息
交流的平台；而档案工作人员的工作也并非只是档案管理这么简单，它还包括档案信息的收集
与共享。

社会的发展以及人们对信息需求的增大，档案馆势必要进行改革，而改革的方向就是
信息化。

因此，档案馆向信息服务产业方向发展，在提供基础档案信息服务的前提下构建信息
加工、收集、保存、检索以及服务等实体工作。

（二）多主体、社会化的信息服务。

随着信息技术的发展，人们越来越关注获取信息的质量，尤其是生产建设、科学研究以及行政管理工作，对信息服务的需求更高。

而且，人们不单
单只需求档案信息，还对图书、文件、检索资料等也有需求。

档案管理者已经了解到必须扭转
档案服务对象，将服务范围拓展到社会方面，这样才能让档案馆更长久地发展。

为实现服务对
象的转化，档案部门要借助企事业单位、党政机关等部门的相关资源，达成信息档案管理方面
的合作，制定一些针对性的信息服务。

（三）提高横向联合度，完成信息资源共享。

迈入信息时代后，信息总量以及人类积累的
知识量都在飞速增长，形成海量的文献资料。

目前，没有哪一个档案部门能做到全面收集、加工、保存并利于这些信息，通常，各个企业、单位的档案信息管理部门都是各自为政，自己整
理内部或者所需的图书、文献资料，这反而不利于信息的交流。

各个档案馆、部门应团结协作，通过构建完善的信息系统实现统一化管理，实现资源共享。

资源共享以及构建社会信息系统需
要一个先决条件：联合目录的建立。

联合目录的编排规格和著录格式是统一的，其内容包括所
有合作档案馆的档案目录。

各个档案馆通过联合目录获取其他档案馆的有关信息，真正实现图书、档案、文件等资料的共享，这样不仅能避免信息的重复，缓解某些档案馆空间不足、人员
不够的情况，还能提高馆藏资源利用率，让信息利用者更方便地获取更丰富的知识、情报与信息。

联合目录还有利于各类档案馆发展自身特色，让档案信息管理更专业化、系统化。

（四）注重“反馈”，深层次挖掘档案信息。

档案信息资源开发利用过程中，反馈方法的
意义重大。

通过分析反馈方法，可以找出信息资源开发利用的不足，让其发展更加系统、合理、完善。

如企业通过分析用户反馈信息后可以掌握产品的不足以及改进、优化的方式，让产品更
符合市场需求，同时，反馈信息也是检验产品质量的一个标准。

再者，客户的反馈信息对企业
自身发展和品牌延伸也有一定的引导作用。

档案管理人员也要注重信息的反馈，树立一定的反
馈信息分析意识，分析自身发展中的不足，这样才有利于档案信息管理的开发，跟上经济时代
发展的需求。