审批？
供应商文档
请购单
常规采购
询 价 比价
预算/权限审查
其它采购单？
采购单生成
合并处理
打印采购合同
差
终
良
跟踪采购单 接受采购单
控制点
供应商业绩评价
质量/交货期/价格
计划阶段 执行阶段 财务及评价
质量？
检验/免检 退货处理
付款处理
定单/质量/价格
3 采购订单管理
为了跟踪采购计划的实际执行情况，通常用采购订单状态来反
综合评价3方面
● 质量：质量与价格或服务同等重要，采购的消耗品、原材料、零件或备件 必须满足特定的质量要求。保证好的质量是采购部门的职责。为了获得 要求的质量，就需要准确的技术规格指标，也就是确切的物料描述，因 而应该与生产、工程部门一起协作，保证对所有物料提出准确、适当的 技术性能要求。
● 服务：服务的主要内容是交货的速度及可靠性。进行采购决策时，考虑交 货可靠性比提前期还重要。如果说较长的提前期是不理想的话，那么不可 靠的提前期会引起生产混乱，从而导致制造部门严重的低效率和浪费损失。
使用ERP(或MRPⅡ)，能很容易地向供应商提供一份6个月到1年的采购计划 。而且在ERP(或MRPⅡ)环境下，定期更新这些计划从而保持这些计划的有效
性也是不成问题的。一份供应商计划如图4-1所示。
1 2 3 4 5 6 7 8周 确认的 微调 计划 计划
第 1 个月 第 2 个月
第 3 个月 第 4 个月 第 5 个月 第 6 个月
图4-1 供应商计划
4 采购工作的变化 一个实施了MRPⅡ的企业，采购管理人员的工作方式将发生
明显的变化：催促订货的时间下降，而调查研究寻求降低成本的 时间增加；在周密和有预见的计划指导下，能够在留有足够的采 购提前期的条件下适时下达采购单，减少了混乱； 通过将同类件合并，增加了订货批量和折扣率， 使采购成本下降。企业实施了MRPⅡ系统将明显 地提高了企业的采购管理效能。
2 采购作业过程 (1) 评价和审定供应商； (2) 确认采购需求； (3) 生成申请单； (4) 选择供应商； (5) 修正申请单； (6) 产生采购订单； (7) 跟踪采购订单； (8) 接收采购物品并登记； (9) 支付购货款。
规范化的采购流程
补充？
始
MR择正确的供应商
评价供应商应基于如下7个方面综合评价： ● 价格 ● 能力 ● 灵活性 ● 提前期 ● 可靠性 ● 制造
过程 ● 管理与财务状况 综合起来，供应商评审过程主要是找出哪些供应商能在质量
、服务、定价3个方面达到可接受的水平。
评价7指标
● 价格：价格是一个主要考虑因素，但不总是最终决定因素； ● 能力：确定供应商能满足多大的需求量，以及是否能满足波动高峰需求； ● 灵活性：供应商应能适应特定要求的工程设计水平与计划的变化； ● 提前期：交货提前期较长或不稳定交货将影响供应商的位置评价； ● 可靠性：随着零件和消耗品等采购的计划化，可靠性的重要性也提高； ● 制造过程：供应商的制造工艺可能对采购物料的外观、性能及可靠性有影响； ● 管理与财务状况：管理混乱或资金不足常常意味着供应商不稳定。
在计算申请单下达时间时，应该分段考虑提前期的所有部分。提前期的 时间段包括审查时间、认可时间、采购人员的时间、供应商加工和发运的时 间、运输时间，以及收货、检验与移到要求的工作中心所必需的时间。对于 一些日常使用的原材料和通用组件，价格可在下达订单之前就知道。如果在 安排订单之前还需要报价，那么还要求有额外的时间。
第四章 采购管理业务流程
运行MRPⅡ的结果一方面是生成计划的生产订单，另 一方面就是生成计划的采购订单。 1 采购管理工作
采购作业管理的工作内容包括货源调查和供应商评审 、建立供应商档案记录、采购作业操作、采购订单跟踪、 抽检货品质量、控制进度、安排运输、到货验收入库、验 收报告登录、库存事务处理、退货、退款、补充货品、返 工处理等等。
由于企业同供应商的关系不再仅仅是讨价还价的关系，而是一种合作伙伴 关系，采购物料质量可靠，可按照需用时间，由供应商直接送货到生产使用 点，从而大大简化了采购程序。双方可以建立比较长期的供求协定，互惠互 利，按照滚动计划的方法，近期的采购条件比较具体详细，远期的条件可以 比较笼统，但有一个控制范围，把长期协定(半年至一年)和短期合同(月周) 结合起来，一次签约、分期供货。这就是所谓采购计划法或称供应商调度。
● 定价：只有供应商的质量与服务水平合适时，才能考虑价格因素。在质量 与服务水平相同的情况下，选择价格最低者。
采购时机选择
当项目达到它的订货点，或物料需求计划(MRP)系统中到了计划订单的 下达日期，就需要加以判别，并触发生成申请单。在计划订单下达日期或一 个项目的库存降到或低于其订货点时，手工操作的用户部门可能要直接辨识 MRP项目和补给品项目的需求程度，而计算机化的系统会自动产生申请单。 但在申请报价单或下达采购订单之前，仍然需要计划员和购买人员进行审查、 编辑和审定。
采购变化处理
● 订货批量： • 供应批量可能与订货批量不匹配； • 大批量供货时存在数量折扣的可能； • 生产能力或现有库存可能要求现在进行部分订货，而其余的在将来订货； • 运输因素的考虑。 ● 修改发货日期或下达日期： • 运输的考虑，如把待运物料与前一批一起装运以节省运输成本； • 生产能力或现有库存不匹配； • 供应商提前期可能比要求的长。 ● 修改规格： • 技术上达不到； • 需要过长的提前期。
映计划的进展情况。下面以某MRPⅡ软件为例介绍采购订单的状态
、生命周期及管理。采购订单的状态分类及代码见下表。
阶段
计划阶段
完成阶段
状态
计划
计划 冻结
开出
开出 冻结
取消
无计 划
报交
缺欠 报交
超量 报交
代码
P
PE
O
OF
CN LI
C
CS CL
MRP运行结束后，输出建议期的采购单和加工订单。将认可的 采购订单输入采购模块即开始了采购订单的生命周期。此时采购订 单状态为P或O。然后采购订单分别交给对应的供货商，最后接收采 购订单上的各物料项目，直至确定了采购订单的报交状态是C、CS 或CL为止。采购订单生命周期结束。