办公室信息管理系统的设计及实现分析
摘要：随着我国现代化信息技术的不断发展，办公室网络建设大体成型，各类管理软件和应用软件逐渐完善，办公室信息管理系统应运而生。

本文从本单位实际情况出发，探讨办公室信息管理系统的设计及实现。

关键词：办公室；信息管理系统；设计实现
中图分类号：tp311.52 文献标识码：a 文章编号：1674-7712 （2013） 04-0057-01
办公室信息管理系统包括外网和内网，其主要完成人事管理、信息查询、公文流转、文档管理、系统管理、角色和权限管理、打印和检索等工作内容。

以上内容基本上涵盖了办公室各项工作。

一、办公室信息管理系统概述
随着我国现代化信息技术的普及，办公室信息技术的利用极大地提高了日常办公效率，这对办公室管理模式变革带来了深远的影响。

办公室要处理各种行政事务和日常公文等，因此，开发出一套自动化信息管理系统，将繁杂琐碎的办公事务通过信息化手段处理，不仅可以把工作人员从繁杂琐碎的事务中解放出来，而且可以极大地降低办公室行政办公成本、实现自动化信息化办公，最终提高日常办公效率[1]。

信息管理主要解决了信息共享和信息再利用的问题，因此，办公室信息管理系统是未来办公室部门自动化办公的首选方式。

办公室信息管理系统是利用互联网完成加密通讯和信息传输等一种办公系统，该办公系统从血站办公室工作环境要求入
手，以其易用性、适用性、安全性、高效性和扩展性为特点，满足血站日常办公需求，采用密钥等设备进行数据签名和加密，从而为办公提供安全，最终构建出一个适应能力强、扩展性好，且功能完善的安全办公平台。

下面详细探究一下办公室信息系统的设计与实现。

二、办公室信息管理系统构架设计
办公室信息管理系统建立要本着先进性、可靠性、易维护性、友好性、安全性的原则进行构架设计，总体设计目标为：运用通信和计算机技术，以办公应用为导向，建立覆盖血站办公室及其相关部门的自动化办公平台。

利用网络，实现协同办公、资源共享的事务处理机制，建立一个高效率、高质量的信息交流平台，从而为单位领导提供方便有效的跟踪、监督手段，实现办公室办公的传输网络化、信息资源化、办公现代化和管理人性化等。

办公室信息管理系统的无纸化办公模式，不仅可有效规范工作人员的管理工作，同时还有助于信息分布式应用及集中式管理。

办公室信息管理系统基于c/s和b/s[2]相结合的结构平台，其具有开放性和移植性等特点，而且对前端访问用户数量没有限制，加之，系统主要集中在服务器，因此，该系统的扩展及维护相对容易。

办公室信息管理系统采用三层技术体系架构，即应用表现层、业务逻辑层和数据服务层。

应用表现层主要负责统一显示用户界面，接收用户查询及界面操作请求，可将应用逻辑处理之后的数据生成用户界面。

业务逻辑层主要为办公室业务逻辑提出问题解决办法，这
个层次封装了和系统有关联的应用模型，其主要执行封装应用模式和应用策略，同时将封装模式呈现给客户的应用程序。

数据服务层主要定义原始数据，统一整合、管理后台的数据，并通过后台的管理工具或服务等与各个业务系统数据保持同步更新。

办公室信息管理系统主要包括内部办公系统及外网两部分。

内部办公系统主要包括公文管理、人事管理、系统管理、角色权限管理、用户桌面管理、文档管理及系统管理六个模块。

外网主要负责发布通告、意见收集、提供办事指南等。

一般要求外网结构灵活，易操作和信息获取。

外网的主要功能表现在：发布每日信息，传达重要意见，使这些信息和意见及时准确地送达各相关部门；发布通知公告，加强血站各部门之间的沟通和交流，有效降低行政事务成本；加强社会公众和血站的互动，尽量减少中间的繁文缛节，提高办事效率等。

内部办公系统包括的六个模块有其特殊的功能，每个管理功能都不可被替代。

三、办公室信息管理系统实现
（一）内部办公系统模块的实现。

内部办公系统模块主要包括综合信息查询、人事管理和文档管理等多项功能。

如图1 。

内部办公系统模块包括内容较多，下面我们主要描述一下公文管理和人事管理。

文公管理是血站办公室工作的基础，因此着重探讨一下公文管理系统的功能。

公文管理系统由发文管理、收文管理两个模块组成[3]。

发文管理主要负责起草、审核办公室下发的公文。

发文管理可实现以下几个功能：实现自动化、智能化的文件起草、
签发、编号等；监控文件流程位置；随时掌握文件审批及流转情况；提示信息提示功能；提供自动办接归档功能等等。

收文管理则主要负责办公室接收相关部门的文件，其具有网络化管理收文的流转、登记、存储和共享；随时监控文件流程位置及接收情况；提供查询功能；提供语音提示功能；提供汇总统计功能等等。

人事信息管理模块主要包括人事信息查询与统计、人员流动信息管理、党建和工资管理四个子模块。

其中，人事信息查询与统计包括人员基本信息报表、人事变动信息报表、人员离职信息报表、离退休人员信息报表等。

通过人事信息查询与统计可以登录、查询和打印工作人员基本信息、调动信息、离职信息和离退休信息等。

人事信息管理模块有助于实现软件自动提取人员信息数据库、人事信息、党建及工资等各级各部门的情况。

（二）外网模块的实现。

外网模块主要包括页面风格设计、外网功能设计、外网结构设计、外网栏目设置、统一认证与授权解析、后台管理、信息资源管理以及门户网站个性化设置等。

外网这个平台主要是向群众提供大量的信息及资源，并将反馈信息资源回收至系统中，这就要求外网庄重朴实和简洁明快的页面设计。

在外网功能设计方面要遵循先进性、可扩展性、集成性、标准性和开放性以及平台化管理的要求，在外网结构设计方面要采取三次架构体系模块化设计模式，这样可以有效地增加信息管理系统的可扩展性。

在登录信息管理系统时，用户要提供身份认证及授权解析服务，这样才能成功登录，这确保了用户在自己权限范围内多系统、多应用及
多操作的应用。

四、结束语
采用先进的信息管理系统实现办公室事务的数字化办公，不仅可以提高办公室管理水平，提高日常工作效率，而且有助于科学、有效地服务社会、服务公众。

因此，推广办公室信息管理系统意义重大。

参考文献：
[1]郜秋娟，马力.基于lotus notes的高校办公自动化系统设计与实现[j].现代电子技术，2007，34（1）：4-6.
[2]李薇，姚全珠，张亚玲.综合办公信息系统的设计与实现[j].湘潭大学自然科学学报，2007，23（2）：103-105.
[3]李春葆.数据库原理与应用—基于sql server2000，北京：清华大学出版社，2006.。