④ 编号
档案室在分类方案的最低一级类目里，依据排列顺序逐件编 号： 例如：按“保管期限-年度”分类，其最低一级类目为“年 度”， 即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从“１” 开始逐件编号，形成一个流水号。
⑤ 编目
依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。
② 分类
公寓楼
物资
后勤文 件分类
食堂
物业
咖啡厅
② 分类
公寓楼文 件资料
1、入住登记手续 2、退房登记手续 3、水电气统计 4、公寓楼物品领用 5、报表
② 分类
食堂文件 资料
1、食堂餐费统计 2、日常检查资料 3、每周菜谱 4、相关报表
② 分类
物资文件 资料
1、办公用品类 2、办公家具类 3、入库资料 4、移交清单
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应 符合档案保护要求。
例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、 纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。
装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易锈金 属物、大纸张折叠。
① 按“件”装订
装订顺序
• • • • • • • •
正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 中文版本在前，其它文种版本在后； 发文稿纸在前，正文在后； 文件处理单在前，正文在后；
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90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
Ú » ¾ È Ú þ ¾ È Ú ý ¾ È Ú Ä ¾ È µ Ò ¼ ¶ µ ¶ ¼ ¶ µ È ¼ ¶ µ Ë ¼ ¶ 20.4 27.4 90 20.4 30.6 38.6 34.6 31.6 45.9 46.9 45 43.9
用图形描述工作表 中的数据称为图表
东部 西部 北部
第一季度 第二季度 第三季度 第四季度
⑤ 编目⑤ 编目来自⑥ 装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封 面、盒脊和备考表。 注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内； 同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同 一盒中；
⑦ 排架
归档文件装盒后， 上架排列应与本单 位归档文件分类方 案一致，盒脊朝外， 便于实体管理。
形成 是自然的 形式 是单个独立成册的（实体上装订在一起，编目时体现为一条 效用 是独立可用的 是文件归档时的基本保管单位
目录）
档案整理以件为单位整理要点
① 按“件”装订 ② 分类 ③ 排列 ④ 编号
⑤ 编目 （归档文件目录）
⑥ 装盒 ⑦ 排架
① 按“件”装订
装订前对文件的修整：
一般先按保管期限、 再按年度、机构或 问题排列，具体排 列顺序根据分类方 案。
第二部分 数据统计基础
曾经， 有一堆关于柴米油盐酱醋茶的数据放在我面 前， 我没有头绪， 等我抓狂的时候我才后悔莫及， 人世间最痛苦的事莫过于此。 如果上天能够给我一个再来一次的机会， 我会对那堆数据说5个字： 我要整掉你! 如果非要对这堆数据用一个合理的工具， 我希望是…… EXCEL！
③ 排列
归档文件分类后，遵循“事由原则”为主，参 考时间和重要程度等因素进行排列。 不同保管期限的文件，需分别排列。 不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问 题）序列排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列； 事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。 会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应 集中排列在一起。 因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形 成年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。
分类整理与数据统计 基础知识
制作人： 陈娇
第一部分 分类整理
一、分类整理的意义
A：方便查阅
B：公司正规化管理体现
C：营造良好环境
二、关于文件的分类
部门
时间
文件类型
原复印件
顺序号
三、文件整理要以“件”为单位
以“件”为单位整理的前提： 适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要
件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位