办公室管理知识整理
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办公室管理 教学大纲 PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论 PART 2: 办公室人员与管理优化 PART 3: 事务篇——办公室日常事务管理 PART 4: 业务篇——办公室行政业务管理 PART 5: 自动化篇——办公室管理的自动化
PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论 ·办公室 一、办公室的概念——什么是办公室？ 二、办公室的地位和作用——为什么要学习或研 究办公室？ 三、办公室的性质 四、办公室的职能——办公室通常能做些什么？ 五、办公室工作及其特点 ·办公室管理 六、办公室管理的概念 七、办公室管理的内容 八、办公室管理的目标
起草诏令、草拟
文件
秦
御史大夫
与太尉府、丞相
府一起合称中
央三大机构
汉
尚书省
略
隋
尚书、中书、门 略
下三省
清（康熙） 内阁
略
国民政府
秘书处、政务厅 略
3. 办公室的当前类型 二、办公室的地位和作用
文字表述
图示表述
中心
·
枢纽
窗口
三、办公室的性质 综合性——工作内容 服务性——工作宗旨
四、办公室的职能
提供信息、建议和材料 P5
办公室机构设置与 人员配备
机构设置与人员配 备的原则； 人员个体素质结构； 人员群体素质结构； 办公室主任的核心
办公室日常事务管 办公室行政业务管
理
理（贴近秘书工作）
办公空间规划； 公文与公文管理；会
办公环境控制； 务工作；
办公机器、设备与 接待工作；办公礼仪
用品的购置、发放、 与礼节；
维护等；
信息工作；
秘书科、信访科、收发室、文印室等。 人民团体一般按同级厅、局级别设立办公室；
民主党派参照同级党政机关级别，实行秘书长
领导下的综合办公制，设立办公室。
二、 办公室人员配备
（一）办公室人员的类别
文字型；办事型；技术型
办事型办公室人员
文字型办公室人员 主要从事日常行政
主要从事文字处理和 事务。具体包括：
讨论：
1. 办公室工作职能与秘书工作职能的差异
2. 办公室工作职能与各业务部门工作职能的差
异
办 公 室 能的
办 理
政务务接方待面等的具参体与事政务务，如文书处理，职能作公的书工秘
工 作
事 务
后勤工作，如收发、值班、车辆管理、
职
办公设备和用品的购置与维护等
工作性质 工作角色
办公室
各业务部门
综合性、服务性 专业性
中介
生产、销售或研
发等
思考：办公室的权力有多大？领导有多大的权力 办公室就有多大的权力 VS 没有权力
办公室职能的“四个转变” 从偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转
变； 从单纯收发传递信息，向既收发传递信息又综
合处理信息转变； 从单纯凭老经验办事，向实行科学管理转变； 从被动服务，向主动服务转变。 五、办公室工作特点及内容
职 能 具体内容
注意事项
简称
参 与 直 接 为领 导 决 策和 决 态度积极，同时需
政务 策的贯彻实施服务，主 要适度恰当
要是为领导提建议、拟
方案
办 理 协 助 领导 处 理 日常 行 重督办、催办，而
事务 政业务工作
忌包办、代办
搞 好 为领导、部门、基层和 服务对象是多元
服务 职工服务
的，而非单一的
写作工作。具体包括： 接待工作
信息资料工作 文稿写作工作
信访工作 档案工作
简报编辑工作
收发职工位作类别
调查研究工作
勤办杂公工室作主任
技宣术传型报办道公工室作人员 办公室副主任
主要从事现代办公机 行政文管
器和设备的使用与保 秘书
西方办公室管理理论 泰罗 狄更斯 莱芬韦尔 海克斯、利托尔费尔德 现代办公室管理理论
我国办公室管理理论 特点： 对传统管理的继承性 学科定位的准确性 结构内容的包容性
思考题 1. 什么是办公室？ 2. 简要概括办公室的地位和作用？ 3. 阐述办公室的性质 4. 办公室的基本职能是什么？ 5. 简要区分办公室工作与秘书工作 6. 什么是办公室管理？办公室管理的主要内容
1. 办公室工作特点 工作政策性强；头绪多，综合性强；要求高，服 务面宽；联系广，协调任务重；机要保密性强； 被动性与突击性； 现代办公室工作的新特点：信息化、效率化、多 功能化 P9 2. 办公室工作内容概括与列举 P5 六、办公室管理的概念 为科学而高效地履行办公室职能、发挥办公室作 用而形成诸如机构设置、人员配备、物质条件的 优化、管理制度和方法的建立等一系列的管理活 动和管理关系。 七、办公室管理的内容
包括哪些？ 7. 如何理解办公室管理现代化？ 8. 我国办公室管理理论的特点是什么？
PART 2: 办公室机构与人员
机构设置 人员配备 办公室主任 一、办公室机构设置 P17 （一）办公室机构设置的基本原则： 目标一致原则 职责权一致原则 效率原则 依法设置原则 精简原则 层次管理原则 （二）办公室机构设置现状 在党政机关，党政系统实行分理制（分部门办
办公自动化
调查研究工作；
八、办公室管理的目标安全工作
三种观点：系统论；效率论；自动化论；科学论
P18
办公室管理现代化的主要内容 科学化 办公室的各项工作符合客观规律，如机构设置科学 化、指导思想科学化、人员安排科学化等；同时， 办公室管理在技术与方法上尽可能实现量化。 制度化 办公室管理建立在有效的规章制度基础上。 自动化 运用现代科技的最新成果，优化办公室的物质条件 和管理手段，最大限度地提高办公效率与办公质量。 办公室管理的科学化：规范化、程序化、制度化
公），如中共中央办公厅、国务院办公厅，是 与中央各部、委平级机构，下设局级机构，如 信访局、档案局、机关事务管理局；人大、政 协系统实行综理制，即秘书长领导下的办公厅， 综合承办日常工作。 在企事业单位，一般参照同级行政机关设置办 公室，大企业设有党委办公室、厂长或经理办 公室；高等院校设有党委办公室、校长办公室。 在办公室下面，根据具体情况，分别设行政科、
一、办公室的概念
1. 办公室的内涵
办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内办
理行政性事务的综合部门，直接协助上司、领导
综合办理行政事务和辅助管理。
2. 办公室的历史渊源
时代
称谓
功能
原 始 社 会 末 奴 男“祝”；女“巫”为 酋 长 传 达 上Βιβλιοθήκη 隶社会初天的旨意；将卜
辞刻在甲骨上
殷商后期、西周 史官
