改善备忘录的应用及范例
改善备忘录的填写
任何人都可以根据自己喜欢的风格来制订改善备忘录的格式，所使用的备忘录只需符合实际工作的需要即可。

这里仅仅介绍改善备忘录的一般格式，如图5－2。

在实际的使用中，管理人员可以结合现场的实际情况，在内容和格式上做出相应的调整。

这种格式的改善备忘录包含了17项主要的内容。

这些内容主要包括了文件编号、现场名称、发现问题点的时间、问题点的简要描述以及简单的改善方案和所需资金等情况。

改善备忘录内容的详细填写如表5－2所介绍。

图5－2 3ＵＭＥＭＯ填写程序
表5－2 改善备忘录的填写内容
改善备忘录的后续工作：知识管理
公司在持续改善过程中，备忘记录越来越多，获得的改善建议也越来越丰富，这时公司就需要及时加强知识管理。

改造方案的推行过程，就是经验的累积过程。

长期从事改善的管理人员，能成功的凭借直觉逐步找出问题点，并迅速拟定出合理的改善方案，为排除异常、解决问题打下坚实的基础。

企业长期积累的改善经验需要得到归纳系统化，上升到管理科学的高度。

企业建立了良好的知识管理制度，就可以使解决问题的过程步骤化、标准化。

这样，企业的持续改善将不仅仅只依赖管理人员的个人经验的丰富程度，新来的管理人员，即使没有经验，也可以在参考企业原有知识积累的基础上，进一步提出新的改善想法。

因此，改善备忘录除了进行持续改善的追踪之外，还在进行着企业的知识管理。

它能将整个公司积累的产品改善和流程改善的经验逐渐汇总，并标准化、程序化和系统化，从而使得改善的效率也相应地越来越高。

改善备忘录能使企业的持续改善落实到生产过程的每一个层面中。

【案例】
某企业是一家模具工厂。

过去该厂在家庭作坊式生产的年代，生产线的图纸都是用手工绘制或电脑打
印出来就发送到生产现场。

这导致了图纸的管理十分混乱，当客户的要求发生变更时，原来的图纸却没有回收。

为了彻底解决这一问题，在该企业进行持续改善时，开始要求文件管理部门对每张图纸都分门别类地进行编号、列出清单、注明开始时间和实际完成的日期等。

但是，开始实施一段时间后，发现现场的图纸还是没有编码以及清单等。

原来，图纸打印出来后，由于生产现场临时等着急用，图纸又直接先送到了生产现场。

生产现场的人员找不到文件管理部门的文秘管事，无法及时指导图纸的编号，自然也就无法列出清单。

这些问题让该企业苦恼不已。

实际上，让文件管理部门来对图纸进行编码确实不合理，应该制订一套公司的图纸编码规则，文件的编码、发放以及回收都由生产现场来完成。

【自检】
苏州有一家日资企业，持续改善方面的工作做得非常好。

人们在参观时就可以发现，该公司在一个月内的持续改善建议就有厚厚的一大叠，里面记录的问题有些较细小而有的又较粗糙。

你认为这家企业目前迫切需要做的工作应是哪一项？你觉得该如何来做这项工作才能做得更好呢？
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见参考答案5－1
【本讲小结】
5Ｓ工具的作用是通过规划正常的事情，以便清晰地从中发现异常的地方。

当发现异常时，应及时把问题按轻重缓急的次序记载下来，然后才能更进一步对问题进行分析。

改善备忘录正是用来帮助管理人员及时记录问题的强有力的工具。

它记录的异常问题包括三类：不合理的现象、不均匀的地方和不节省的环节。

正确填写和使用改善备忘录，记录异常问题，持续地推进和跟踪问题的解决情况，逐步积累产品和流程的改善经验，使之系统化、标准化和步骤化，成为公司持续改善的宝贵知识财富。

【心得体会】
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