应用文相关知识要点一、什么是应用文（一）应用文的概念应用文——是指国家机关、企事业单位、社会团体、人民群众在日常生活、学习、工作中处理公共事务或私人事务所使用的具有某种惯用格式和直接应用价值的文章。

包括机关应用文和私人应用文两类。

或称为公务文书与私务文书。

应用文的突出特点就在于“用”，它是为应付生活（公务、私务）的实务性文章。

另一突出特点就在于它有习惯的固定格式。

二、什么是行政公文行政公文“是国家行政机关在行政管理过程中形成的、具有法定效力和规范体式的公务文书”。

根据中共中央办公厅2012年4月12日发布的《党政机关公文处理工作条例》的规定，公文包括15种。

即：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

三、行政公文的种类命令（令）是依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员时使用的文种。

如《中华人民共和国主席令》、《戒严令》、《向全国进军的命令》、《国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令》。

决定是适用于对重要事项或者重大行动作出安排时使用的一种公文。

比如：《中共中央、国务院关于普及小学教育若干问题的决定》、《中共中央关于经济体制改革的决定》。

公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的文种。

如：《关于侨资、外资银行清偿在华未了负债的公告》、《中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告》。

通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的文种。

比如：《X X市人民政府关于禁止“法轮功”邪教组织活动的通告》。

通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员的公文。

通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

比如《河南省人民政府关于表彰省燃化集团公司省煤气集团公司的通报》、《国务院办公厅关于江西省上栗县“3 . 11”特大爆炸事故情况的通报》。

议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提出并需大会列入议程，进行讨论、审议和决定的议事原案，属于建议性公文。

意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。

如《中共中央关于进一步繁荣文艺的若干意见》。

报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。

如《XX 省商业厅关于XX市百货大楼重大火灾害事故的报告》。

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种文种。

批复是上级机关答复下级请示事项时使用的一种公文。

《国务院关于同意山西省和内蒙古自治区人民政府联合勘定的行政区域界线协议书的批复》。

函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的文种。

会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文。

它是会议的产物，是对会议成果的如实记录和集中整理。

•报告和请示的不同之处，有以下三点：一是行文目的不同。

报告的主要目的是下情上达，向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，是一种呈报性公文，不需要上级机关批复；请示的主要目的是请上级批准、指示或答复，是呈请性公文，需要上级机关批复。

二是行文时间不同。

报告是汇报工作和反映情况，当然在工作结束或告一阶段以及情况发生之后才能制发；请示是请求批准、指示或答复，当然应该在工作或活动开展之前行文，不允许“先斩后奏”。

三是收文处理不同。

上级机关收到报告．只需了解情况以作决策参考,不需要答复；收到请示，则要认真研究，尽快给予答复。

报告和请示是两种不同的公文，两者的功能不同，不能错用或连用成“请示报告”。

•会议纪要与会议记录的区别会议纪要是在会议记录的基础上整理加工而成的。

两者虽然都是会议的产物，都能记载会议情况和会议议定事项，但两者在性质、内容、形式和发布方式上有很大不同。

在性质上,会议纪要是法定行政公文；会议记录是机关、单位内部用于记录会议发言的事务文书，属于记载性的文字资料。

在内容上，会议纪要是经过整理加工的会议上达成的一致认识，是会议内容的要点；会议记录是会议发言的原始记录，基本要做到有言必录。

在形式上，会议纪要是行政公文，会议记录没有统一格式，多是各单位自定。

在发布方式上，会议纪要按公文发文程序发，但它没有主送和抄送机关，只在抄送栏下有“发”字，发向机关内部的各处、部、室及其他直属部门，如要上报，按“报告”走，标题为《关于呈送XX会议纪要的报告》；如要下发，按“通知”走，标题为《关于下发XX会议纪要的通知》。

会议记录仅作为内部资料保存，绝不公开发布。

四、行政公文的特点（一）作者的法定性行政公文撰写人与作者不是同一个概念。

其撰稿人只是机关里具体承担写作任务的工作人员，其撰写完成的，只是公文的草稿。

这个草稿只有经过机关领导人审核批准签发后，才成为定稿；而定稿才是印制公文正式文本的标准本。

机关领导人代表机关审核签发文稿，他也不是公文的作者，公文的作者是机关领导人所代表的机关。

行政公文作者的法定性，得到国家的法律保护。

我国《刑法》第二百八十条规定：伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文，“处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑”。

（二）体式的规范性（三）功能的权威性行政公文功能上的权威性除由制发机关的职权决定外，还受时间、范围、公文内容和形式的制约。

行政公文要生效，形式上必须有三个明显的标志：一是必须有法定作者，公文上法定作者的名称见于公文版头、公文标题或公文的落款；二是必须有机关公章或经领导人的签署；三是必须有成文日期。

五、行政公文格式（一）版头部分行政机关公文首页第一条横隔离线（通常称为版头栏）以上的部分为版头。

版头，也称作文头。

它由发文机关名称、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人，份号等组成。

（二）行文部分行文部分是从第一条横隔离线版头栏起，到第二条横隔离线抄送栏止的中间部分。

这是公文的主体，包括标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关、成文日期、印章等。

1．标题公文标题就是公文名称，一般由发文机关名称、事项和公文种类三要素构成。

其中事项是公文主要内容准确而简要的概括，而不是某种精神的抽象。

如：•《国务院关于进一步深化城镇住房制度改革加快住房建设的通知》•《国务院办公厅关于青海省特大骗汇案件的通报》•《北京市人民政府关于采取果断措施控制北京大气污染的紧急请示》2．主送机关主送机关即公文的主要受文机关，是负责承办或答复该文内容的机关，也称“上款”、“抬头”。

主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。

但不论上行文或下行文，都只能主送给某一机关而不是某一机关的领导人个人。

3.正文公文的正文可分为开头、主体、结尾三部分。

（1）正文的开头可以概括为“凭”，即凭什么行文，就是制发该文的依据或理由。

大致情况有：根据某些好人好事或不良倾向、突发事件、事故行文，根据事物的发展变化行文，根据国家的方针、政策和法令、法规行文，根据以往先例行文，根据某种理论、道理行文，根据上级或对方来文行文。

具体到某篇公文应如何开头，要根据发文意图、行文对象和文种来确定。

（2）主体部分可以概括为“事”，即什么事情或什么事项。

根据开头行文的目的和理由，经一定的过渡性词语，如“特作如下通知”、“特作如下规定”、“报告如下”、“请示如下”、“答复如下”转入公文的主体。

公文主体主要是列举材料，申述观点，叙事说理，尤其要把“事”说清楚。

内容较为复杂的公文，事项很多，要注意事项之间的逻辑顺序和层次安排。

（3）结尾部分可以概括为“断”，即论断、判断，也就是正文的结论部分，多数为提出要求、措施、办法等。

有些公文有规范的结束语，如“特此通知”、“特此报告”、“以上请示妥否、请批示”、“此复”等。

4．附件名称附件是附属于正文的印证性、说明性或附带性材料。

公文如有附件，其名称应当在正文之后、制发机关和成文日期之上的左侧标注。

公文附件应当置于主件之后，与主件装订在一起。

5．发文机关发文机关也称“下款”、“落款”或“署名”，表明公文的法定作者，在正文下方的右侧位置标示。

应当用全称或者规范化简称，在使用上和主送机关是对应的。

6．成文日期成文日期必须写明年、月、日全称，位于发文机关署名右下方。

决议、决定、条例、意见、规定等不标明主送机关的普发式公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

成文日期用阿拉伯数字书写。

7．印章在正文之后、成文日期上面应加盖机关公章。

公章是机关职权的象征，是公文生效的标志。

公章要上不压正文，下压成文日期，要骑年盖月。

即把年份的最后两位数字加年字、把月份的数字加月字全盖上。

公章要求盖得端正，显示职权的严肃。

庄重。

（三）文尾部分文尾部分包括主题词、抄送机关、印制版记。

六、什么是事务文书党的机关、国家行政机关和企事业单位处理行政管理和其他事务，除了经常运用法定机关公文外，还经常运用事务文书，以达到交流情况、维系工作的目的。

比如：调查报告、计划、总结、简报、讲话稿、述职报告等。

事务文书广泛地运用于各行各业，通用性较强。

行政公文和事务文书是机关、单位行政管理的左臂右膀，常常是行政公文作为主件代机关作权威性的立言，事务文书作为附件，使文件内容更加具体、详实。

事务文书与行政公文相比，作者相对灵活，可以是法定作者也可以是个人作者。

内容上更注重事务性和过程性。

事务文书尽管也具有惯用格式，但这些格式不都是规范统一的定式，规范程度相对较弱。

七、应用文的语体规律1、社会化应用文的用语，尤其是在公务文书中，一般不用个人化的语言，不用某个地区的方言，不用超常规的用语句式和冷僻词汇。

汉语中有许多意义相同或相近的同义词和近义词，还有一词多义的情况，但在特定的语境中，表达某一概念时往往只有一个词是最贴切的。

在应用文写作中，要花力气辨析词义，多使用工具书，明确词义所表达的概念内涵，精选妥帖的词语，尽量使语言表达准确。

为了强化语言的表意功能，在应用写作中应选用短句、肯定句、常式句来表达。

这样，在严格的语法规范下，避免语言产生歧义。

2、稳定化在应用文中，为了表达的简洁和庄重的需要，依然部分使用文言词汇，这些词汇不仅不会被淘汰，而且在语词的使用、位置的排放上基本固定，仍然显示出文言的生命力。

3、模式化应用文语体的模式化与应用文文本结构的模式化，有着相辅相成的意义。

八、应用文常用特定用语•开端用语(用于文章开头，表示引据、发语):为了、顷接、依照、按照、关于、遵照、兹定于。

•递送用语(用于表示文章的递送方向):报、呈、颁发、印发、发布、下达、送。

•拟办用语(用于拟办审批):拟办——责成、交办、试办，审批——照办、批准、可行、原则同意。

•过渡衔接用语（用于承上启下，结构连贯）：为此、鉴于、有鉴于此、综上所述。