物资采购合同管理控制程序

1）适用范围。

本程序适用于物资采购的物资采购合同管理业务。

2）风险。

（1）合同签订人未经授权签署合同，或授权范围、期间不明确、被授权人不符合授权条件。

（2）合同没有完整的包括法律规定的必要条款。

（3）合同内容不准确。

（4）支出类项目未纳入计划或预算。

（5）合同双方没有资质或履行合同能力。

（6）合同未经有效审批。（K）

（7）合同专用章的使用未经有效授权。（K）

（8）没有对合同的签订审批进行适当的职权分离。

（9）合同文本没有被及时的传递到财务部门作为帐务处理的依据。

（10）合同相关信息没有被及时的传递到财务部门作为帐务处理的依据。

（11）合同没有履行或没有及时履行且没有得到及时处理。合同履行内容与签订的内容不一致。（K）（12）合同的修订未经过有效的审批。

（13）未对合同进行恰当的保管。

3）部门职责。

（1）物资管理中心负责物资采购合同的起草、签订、上网登记、数据信息传递、履行情况监督、合同变更等工作。

（2）结算中心负责合同付款履行审查审批表的接收并复核工作。

4）控制。

（1）合同签订人为物资管理中心采购科负责人，经物资管理中心主任转委授权签署合同，其他人不能签订合同。

（2）每年年初，物资管理中心采购科、合同科与企管法规部结合，针对油田公司的实际情况，制定合同文本。签订合同时，合同条款无特殊情况，未经合同科同意不可修改。

（3）合同内容按采购计划及规定的法律文本在系统中产生。

（4）二级单位向物资管理中心上报物资需求计划，同时上报到各二级单位财务部门，作出采购资金计划或预算。

（5）合同供方在物资管理中心《合格供应商名录》中产生。

（6）物资管理中心采购科采购岗起草合同文本，副科长、科长、合同科合同管理岗负责合同中技术、经济、法律内容的审查，在《合同审批单》上签章。（K1）

（7）物资管理中心采购科专人负责保管合同专用章。根据转委授权人在合同文本上的签名使用合同专用章。合同经办人在合同专用章使用登记表上签字备查。（K2）

（8）物资采购合同由物资管理中心采购岗起草，采购科副科长负责技术审查，采购科科长进行经济审查，合同科合同管理岗进行法律审核，通过后由转委授权代表对合同进行审查，并在合同文本上签字。

（9）由合同科合同管理岗负责将合同文本传递到财务资产部物资结算科，并填写交接记录。

（10）由采购科采购岗负责将合同信息录入到“中国石油合同管理系统”，合同科合同管理岗将“合同付款履行审查审批表”报财务资产部物资结算科，并传递到结算中心作为付款依据。

（11）物资管理中心合同科每半年和年末根据各二级单位反馈的合同履行异常情况报告单进行汇总提出处理意见，传递到财务资产部物资结算科。（K3）

（12）在合同履行过程中，需要变更、中止、解除的，变更、中止、解除合同的通知、协议必须采用书面形式，其审批程序与合同签订的审批程序相同。

（13）合同签订后由采购科采购岗，合同科合同管理岗负责归档。

5）相关制度。

（1）《大庆油田有限责任公司物资管理办法》。

（2）《大庆油田有限责任公司物资采购合同管理实施细则》。

（3）《大庆油田有限责任公司供应商管理实施细则》。

（4）《合同管理信息系统使用手册》。

6）控制证据。

买卖合同、转委授权书、物资需求计划、供应商资质文件、合同审批单、合同专用章使用登记表、合同交接记录、“中国石油合同管理系统”中的电子信息、合同变更、解除、终止审批单。

7）控制证据格式。

无。