各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表党委办公室序号归档档案类目名称保管期限归档时间移送1 上级党组织下发的有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）303月底前归上年材料文书档案室2 党委会及学院重大工作协调会的会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久3 院党委、纪委、工会、团委文件永久4 学院规划、年度计划永久5 学院各部门，党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的工作计划、总结306 党委书记（副书记）在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久7 院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料永久8 党委各部、委、各总支、直属党支部报党委的报告、请示及批复永久9 党委保密工作的文件材料永久10 重要的群众来信来访及处理材料，安全稳定工作材料永久11 党委与有关机关在工作方面的重要往来信函永久12 党内系统启用印章的文件和印模永久13 获上级奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件）永久14 其它重要的文件材料永久院办公室序号归档档案类目名称保管期限归档时间移送1 上级机关下发的有关高校行政管理的文件永久3月底前归上年材料文书档案室2 全校性的规章制度（规章制度汇编）永久3 院长办公会会议记录、纪要永久4 院发文件永久5 学院大事记永久6 学院年度总结永久7 院办负责上报的学年报表及综合统计（包括高等教育基层统计报表、人员情况表及教学科研仪器设备增减变动情况表、档案室基本情况年报表等）永久8 各单位、各部门向学院的请示报告及学院的批复（批办单）309 校友工作材料（校友通讯、召开校友会材料等）永久10 本校历史沿革、情况介绍永久11 有关全校性工作的调查材料和经验总结永久12 学院评估材料永久13 校领导在全校性会议上及参加校外会议所做的报告、讲话稿永久14 学院重大活动、重要会议文件材料永久15 校史、校庆工作材料永久16 学院简报、信息、动态等1017 学院重要工作会议、座谈会的会议记录、纪要及会议讨论的文件材料永久18 学院领导与上级领导之间、本校与外单位之间有关工作问题的重要的有保存价值的来往文书永久19 学院与有关单位签订的各种合同、协议书以及重要证明等文件资料永久20 院办工作规章制度、岗位职责3021 获上级奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件）永久22 其它重要的文件材料永久组织宣传统战部序号 归 档 档 案 类 目 名 称保管期限 归档时间 移交1 各总支、直属党支部年度委员名册和全校党员名册、发展新党员、预备党员转正名册永久3月底前归上年材料 组织宣传档案室2 院级领导名单、分工及简历 永久 干部名册永久 3 院领导年度考核材料30 4 学院党组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知永久 5 学院组织、宣传、统战工作决定、报告、调查材料、报表、重要通知 永久 不定期 6 上级对我院组织、宣传、统战工作的指示、规定、通报、重要通知 永久 不定期党办 7 学院党代会文件材料永久 不定期 组织宣传档案室 8 副处级以上干部任免、调动的决定、批复、通知（附任免呈报表） 永久 不定期 9工作规划、计划、总结 、简报30 不定期 组织宣传档案室10 工作规章制度、岗位职责30 不定期 11 中层干部教育培训计划及执行情况材料30 不定期 12 中层干部考核、轮岗交流、民主评议情况的材料 30 不定期 13 干部队伍和后备干部队伍建设规划和结构状况 30 不定期 14 党群系统科级干部任免决定、通知等有关材料永久不定期15 发展党员、预备党员转正或取消预备党员资格及党员退党处理等材料 永久 不定期 组织宣传档案室 16 党内奖惩材料永久 不定期 17 重要会议形成的文件材料30 不定期 18 党校培训的计划、总结、人员名单、考试成绩等材料 30 不定期 19 党总支、直属党支部换届选举的有关材料，党建材料 永久 不定期 20 党员报表及材料、党总支活动材料 30 不定期 21 党内表彰材料永久 不定期 22 学院重要活动及有关工作的照片、录音带、录像带、光盘等 重要永久组织宣传档案室 23 有保存价值的宣传品和展览会材料 永久 不定期24 学院党建课题开题、结题、评奖等材料 永久 25学院各民主党派成员和负责人名册及有关材料 永久 26 其它重要的文件材料 永久 27 校内文件3028上级机关下发的文件、党内统计报表、永久 次年3 月底前 文书档案室纪检办、审计处序号归 档 档 案 类 目 名 称保管期限 归档时间 移交1 纪委、监察、审计统计报表 永久 次年3 月底前部门归档2 纪委、监察、审计会议记录 不定期3上级机关对我院纪委、监察、审计工作的指示、决定、通报等及学院贯彻落实情况的有关材料永久 4 党员处分决定、备案、复查及其他有关材料永久 5 纪委、监察、审计工作计划、总结、报告、工作会议纪要 永久 6 纪委、监察、审计调查材料 永久 7 纪委、监察、审计调研材料 30 8 部门工作规章制度、岗位职责 30 9 重要的群众来信来访及处理意见永久 10 纪检、监察、审计重要会议形成的文件材料 永久 11 教职工、学生申诉材料 永久 次年3 月底前 12 校内文件 30 不定期 13 上级来文永久不定期文书档案室14 委托审计合同书、各类审计报告等相关材料学生工作部、学生处序号归 档 档 案 类 目 名 称保管期限 归档时间移交1 学生名册 永久 不定期学生档案室2有关学生素质教育材料（包括优秀班主任材料、政治队伍工作人员名单、工作条例计划总结、典型材料、调研报告等）及学生工作通讯30 3 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等） 永久 4 学生处分材料（归原始材料及上级批复）永久 5 学生获国家奖学金、励志奖学金、助学金等有关申报材料及批复 永久 6 班级永久性材料档案（入学登记表在内）永久 7 心理咨询工作规章制度、计划、总结、调查报告及有关材料 30 8 学生管理专项或阶段性工作计划和总结 30 9 团委会、团委扩大会等重要会议纪要 30 10 团内奖惩材料30 11 学生中的社团组织材料30 12 团内专职团干部和教师兼职团干部登记表、名册 30 13 批准入团、离团的通知和名单永久 14团代会、学代会工作报告、决议、候选人名单及情况介绍、选举结果、分工、永久上级批复、大会发言稿、议程等15 有关学生工作的各种规章制度、岗位职责3016 各类统计报表永久17 全校性学生工作会议材料3018 校内文件30 不定期部门归档19 上级来文永久不定期文书档案室招生就业处序号归 档 档 案 类 目 名 称保管期限 归档时间 移交1 招生录取名册 永久 9月底前文书档案室2 上级来文 30 不定期3 校内文件长期 不定期部门归档 4 招生工作计划、报告、批复、总结及有关材料 永久次年3 月底前文书档案室5 招生简章、宣传材料和专业介绍 永久6 毕业生就业工作总结 永久7 毕业生就业名册永久 8 就业工作实施办法、总结 30部门归档9 高等学院毕业生登记表永久 10 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 30 11 规章制度、岗位职责 30 12 其它重要的文件材料永久保卫处、武装部序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1 上级机关对安全稳定保卫、消防和社会治安综合治理工作的指示、规定、通报及通知永久不定期文书档案室2 与有关单位签订的合同、协议及相关资料永久次年3 月底前3 校内文件30不定期部门归档4 案件侦察、调查、处理报告及上级批复材料永久5 各类统计报表永久6 非正常死亡人员的材料永久7 重要的安全保卫消防工作材料永久8 学院安全保卫稳定社会治安综合治理工作方面的规章制度及岗位职责、责任书309 各类请示报告和批复、执行结果3010 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人奖状、证书交复印件）3011 武装部工作计划、总结、规章制度、调查报告、统计报表3012 其它重要的文件材料永久工会、离退休工作处序号归 档 档 案 类 目 名 称保管期限 归档时间移交1 工会工作简报10 不定期部门归档2 工会组织活动的计划、总结及财务情况材料 303 表彰先进集体、先进个人的材料和上级批复永久 4 上级工会对本校工会工作的指示、决定、批复及重要通知 永久 5学院召开教职工代表大会、工会会员代表大会的有关材料（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿等）及党委对大会的批复永久 6 工会委员会会议记录、决议等重要材料 30 7 教职工代表大会会议记录、决议等重要材料 永久 8 工会、离退休工作计划、总结及汇报材料 30 9 工会委员会候选人名单、选举结果及分工材料 永久 10 选举出席上级工会代表大会代表的材料 永久 11 离退休人员年度花名册 永久 12工作规章制度、岗位职责3013 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书、奖牌等，个人交复印件）3014 校内文件3015 上级来文永久不定期文书档案室人事处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1 教职工花名册，人事工作方面的各种统计表、工资报表永久次年3月底前文书档案室2 上级来文不定期3 教职工奖惩材料永久6 月 20 日前归上年材料人事档案室4 本校教职工培训、进修工作的计划、总结永久6 月 20 日前归上年材料5 各系列职称评定的全部材料及上级批复永久6 月 20 日前归上年材料6 年度机构、人员变动情况（包括机构成立、合并、撤销、更改名称和人员录用、职务及专业技术职称晋升与聘任、出国、离退休和死亡说明等）材料永久6 月 20 日前归上年材料7 教师队伍建设与人事分配制度改革相关材料永久6 月 20 日前归上年材料8 学院人事工作规划、计划、总结30 6 月 20 日前归上年材料9 重要的人民群众来信来访及处理材料30 6 月 20 日前归上年材料10 人员招聘有关材料30 不定期11 使用合同工、临时工的有关材料30 不定期12 人员聘用协议永久不定期13 工作规章制度、岗位职责30 不定期14 与有关单位签订的合同、协议及相关资料永久不定期15 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人奖状、证书可为复印件）永久不定期16 其它重要的文件材料永久不定期17 校内文件30 部门归档教务处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1 上级来文不定期文书档案室2 与有关单位签订的合同、协议及相关资料、教学设备招标采购的合同书永久次年3 月底前3 学生学籍材料（包括休、退、复、转、升、留级等文件材料）永久12 月 20 日前归上学年材料4 各专业教学计划、人才培养方案、教学大纲（不定期）、教学检查永久12 月 20 日前归上学年材料5 校历表、课程表30 12 月 20 日前归上学年材料6 学生成绩单永久不定期7 各系、各专业课程试题库材料（全套）永久 教学档案室教学档案室8各系、各专业使用的教材目录（包括成人教育）永久12 月 20 日前 归上年材料 9 教学督导相关文件材料 30 12 月 20 日前 归上学年材料10 专业目录（包括专业名称、所属院系） 永久6 月 20 日 前 归上年材料 11 各种统计报表永久 6 月 20 日 前 归上年材料 12 师资培养、管理工作计划、规定、总结 30 6 月 20 日 前 归上年材料13 教师工作量的规定及汇总材料30 14 关于专业设置、专业调整、专业方向及培养目标、方案的有关材料及上级主管部门的批复（包括新增专业申报、上级批复）永久 不定期15 教学改革方案、计划、总结及教改立项、检查、成果材料 永久 16 学院关于课程建设规划及有关材料 30 17 国家、市、院级精品课程有关材料 永久 18 教学规划的实施计划及有关文件 永久 19 工作规章制度、岗位职责 30 20 有关教学工作的简报10 21获国家级、省部级优秀教材奖目录及报批材料和样书永久22 院级优秀教材目录及简介永久23 校外教学实训基地建设与管理材料，教学实习、社会实践计划、总结及有关材料永久24 教学检查评估的文件材料及报告和优秀教学质量评奖材料永久25 学院关于教学检查评估的自评材料及结论3026 有关专业评估办法、自评报告、评估结论永久27 优秀教学研究成果申报与评审材料永久28 典型教案、讲义永久29 自编、主编教材、教学指导书、习题集永久30 教学设备招标采购的合同书大型仪器设备档案（包括上级或主管领导批复和准购批示，招标文件、定购合同，进口设备过程中有关技术商务文件，开箱记录及装箱单，安装调试记录和双方签字归档文件、保修单，验收报告及文件材料，索赔来往函件及结果文件，维修记录、报废材料）永久31 重点专业、实验室、实训基地建设材料（包括计划、论证、申报、审批、总结和评估等材料）永久不定期教学档案室32 重要会议的文件材料30 不定期33 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书，个人交复印件）永久不定期34 关于网络信息工作的请示、报告和上级批复和执行结果永久不定期教学档案室35 校园网规划、计划和总结永久不定期36 工作规章制度、岗位职责永久不定期37 校园网络建设的技术性资料（包括网络拓扑图）永久不定期38 校园网络升级、维修、更换的技术资料永久不定期39 其它重要文件及材料永久不定期40 校内文件30 部门归档继续教育学院序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1 录取新生名单、转入学生审批表、函授站建立的合同、协议书等材料永久次年3月底前文书档案室2 上级机关下发有关继续教育工作的文件不定期3 招生计划、招生简章、培养方案、专业设置材料、教学计划永久12 月 20 日前归当年毕业生材料部门归档4 学生学习成绩单永久5 学籍管理表、学籍变动表永久6 颁发毕业证书名单永久7 颁发结业证书名单永久8 非学历教育的培训班、进修班材料309 专项、阶段性工作计划和总结 永久 10 各类统计报表 永久 11 规章制度、岗位职责 30 12 成人教育教学评估材料 永久 不定期13 组织召开会议的文件材料10 14 重要工作请示、报告及上级批复和执行结果 永久 15 校内文件长期16 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书、奖牌等，个人交复印件） 永久 17其它重要的文件材料永久校企合作处（示范建设办公室）序号归档档案类目名称保管期限 归档时间移交1 科研项目材料（包括申请书、协议书、结题材料，按课题组卷） 永久 次年3月底前 文书档案室 2科研成果材料（包括论文、译文、研究报告；专著、译著、编著、工具书、辅导书、专利）永久 次年3月底前 技术档案室 3 科研成果汇编 永久 次年3月底前 文书档案室 4 校内科研机构材料 永久 不定期部门归档5 简报10 6 大型科学研究专题报告会及科研论坛材料307 工作规章制度、岗位职责 30 8 科研管理文件材料30 9 专项、阶段性科研工作计划和总结 永久10 科研成果奖励申报、审批材料永久 次年3月底前 文书档案室 11 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或复印件及获奖成果实物 永久 次年3月底前 组宣档案室 12 组织召开的全校性会议材料 30 不定期部门归档13 示范建设申报、评审、批复材料 永久 次年3月底前 文书档案室14 示范建设项目建设方案、任务书 永久 15 示范建设项目检查、总结材料永久 16 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件） 永久部门归档17 其它重要的文件材料长期不定期18 校内文件19 上级机关有关科研工作的指示、规定及重要通知和执行结果永久不定期文书档案室20 上级针对我校编辑出版工作的文件 21 院内文件 长期 不定期部门归档22 学报合订本永久 23 学报原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单）及样刊 永久 24 统计报表永久 25出版刊物及集体或个人校外获奖或受查处情况的文件材料长期26 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录长期27 本校编辑出版工作规章制度、岗位职责长期28 主持召开的学术研讨会材料长期29 开办新刊物的请示报告和上级批复以及新刊物的样刊、正刊、创刊号永久次年3月底前文书档案室30 其它重要的文件材料长期不定期部门归档国际交流合作处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1 本校与外国专家签订的合同、协议书、聘请书、简历表及其他证明材料永久次年3月底前文书档案室2 上级机关对本校外事工作的指示、规定及重要通知和执行结果不定期3 院内文件长期4 本校出国代表团的计划、报告、批复、出访总结、重要讲话稿及照片永久5 本校教职工出国学习培训的全部申报和审批材料306 外事工作规划、计划、总结、简报307 本部门工作规章制度、岗位职责 30 不定期部门归档8 外事工作统计报表永久 9 外国专家来校讲学的讲稿、教材等 永久 10 国际比赛、竞赛、会议发言材料永久11 出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书影印件 永久 次年3月底前 技术档案室 12 中外合作校际交流协议、合同、备忘录 永久 不定期部门归档13 中外合作项目成果等材料 永久 14 授予外籍人员名誉称号的材料 永久 15 对方赠予的礼品永久 不定期组织宣传部16 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件） 永久部门归档17其它重要的文件材料永久财务处序号归档档案类目名称保管期限 归档时间 移交1 学院预算、决算报表 永久 次年6 月 20日 前文书档案室2 工资发放名册永久 3 涉及外事的会计账簿和凭证永久 4 总账、明细账、日记账（现金、银行存款日记账） 永久 5 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证永久6 各种凭证30 7 银行存款余额调节表 10 8 各种统计报表永久 9 单位撤并时会计资料归档清册 永久 10 工资转移证明、通知存根 永久 11 财会档案销毁清册 永久12 基建财务决算报表、帐簿、凭证 永久 次年6 月 20 日 前文书档案室13 基建工程竣工决算材料 永久 14 部门工作规章制度、岗位职责30部门归档15 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书，个人交复印件） 30 16 院内文件 30 部门归档 17 上级来文永久 不定期文书档案室 18其它重要财务资料永久部门归档后勤处序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1 上级对本校后勤、基建工作的指示、通知、决定永久永久次年3 月底前文书档案室重要事项的协议、合同及相关材料招投标文件、开工审批文件、设计、施工合同书2 院内文件长期 不定期部门归档3 后勤、基建工作规章制度、岗位职责 永久4 后勤、基建工作专项获阶段性计划、总结 永久5 基建工作总体规划、设计总平面图 永久次年3 月底前技术档案室6 水、电、气管道分布图 永久7 地质勘探、地形测量材料 永久8 交付使用的固定资产清册永久 9 后勤、基建工作向上级的请示、报告和上级批复和执行结果 永久部门归档10 公费医疗、防疫、计划生育方面的文件材料 永久 11 阶段性或专项工作调查材料、简报 3012 部门内部各项规章制度、岗位职责30 13 房屋管理、固定资产调配使用、人防、物资采购等各种材料永久 14 住房改革有关材料（如住房补贴等）、教职工住房档案、分配补贴材料 永久 15各类统计报表永久次年3 月底前文书档案室 16单价在 5 万元以上的大型仪器设备档案（包括上级或主管领导批复和准购批示，定购合同，进口设备过程中有关技术商务文件，开箱记录及装箱单，安装调试记录和双方签字归档文件、保修单，验收报告及文件材料，索赔来往函件及结果文件，维修记录、报废材料） 永久次年3 月底前技术档案室17本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书等，个人交复印件）永久 部门归档18 基建立项有关文件永久次年3 月底前文书档案室19 建设用地、征地、拆迁文件永久20 勘察、测绘、设计文件永久次年3 月底前技术档案室21 监理规划、计划（进度控制、质量控制、造价控制等）永久22 其它重要文件及材料永久部门归档新校区建设指挥部序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1 上级来文永久不定期文书档案室2 各种合同、协议不定期文书档案室3 校内文件长期不定期部门归档4 部门工作规章制度、岗位职责30年5 校区前期工作有关材料6 校区工作有关材料7 室外各种专业图、平面布置图、竖向布置图、室外管网综合图、电气综合图、设计说明永久工程结束后技术档案室8 建筑竣工图永久工程结束后技术档案室9 结构竣工图10 装修工程（装饰）竣工图11 电气工程（智能化工程）竣工图12 给排水工程（消防工程）竣工图13 采暖通风空调工程竣工图14 燃气工程竣工图15 市政基础设施工程竣工图16 工程竣工总结永久工程结束后文书档案室17 工程概况表18 工程竣工总结永久工程结束后文书档案室19 工程质量验收记录永久工程结束后技术档案室20 竣工验收证明书21 竣工验收报告22 竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）23 工程质量保修书24 单位工程质量评定表及报验单25 竣工验收证明书26 竣工验收报告27 竣工验收备案表28 工程质量保修书29 工程照片、录音、录象30 本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、证书、奖牌等，个人交复印件）部门归档31 其它重要资料注：工程中全部图纸及有关资料，工程结束后按规定同时移交市档案馆。